Россия уже привыкла к СЭД. Регионы активно избавляются от бумажного документооборота, компании оптимизируют бизнес за счет подобных решений. При этом многие российские разработки ничуть не уступают западным ECM и по функционалу покрывают текущие и даже будущие потребности российских предприятий. О том, что все еще мешает развитию рынка и о результатах внедрений говорили участники конференции "Рынок СЭД 2013: новые требования", организованной CNews и CNews Analytics.
В целом по России в год готовятся 13 млрд комплектов первичных документов, и львиная их доля приходится на отрасль ритейла, где каждая отгрузка товара сопровождается пакетом бумаг. Иногда в магазины приходится отправлять целые грузовики с документами вместо продуктов. Таковы были до сих пор требования законодательства.
Алексей Митин, координатор проектов ЭДО "Реал Россия", рассказал об опыте перехода к безбумажному взаимодействию со своими контрагентами. Один гипермаркет генерирует около 28 тыс. заказов в год, что приводит к обработке порядка 500 тыс. пакетов первичной документации для компании в целом, при этом расходуется более 150 тыс. листов бумаги только для согласования ценовых листов. Пакет первичной документации, переведенный в электронный формат, дает 40 руб. экономии, так что крупному ритейлеру определенно есть за что бороться.
Дмитрий Капралов, начальник информационно-аналитического управления компании "Учетно-финансовый сервис", поддерживающей компании "КЭС-Холдинга" в сфере бухгалтерских услуг и налогового учета, привлек внимание к задаче создания общих центров обслуживания, что в холдинговых структурах позволяет добиваться существенного снижения издержек. Однако функционирование таких центров невозможно без внедрения СЭД в силу обычно присущей большим компаниям географической распределенности.
Документы сканируются в филиалах и в электронном виде передаются в единый центр обслуживания, где принимаются к учету. Внедрение системы еще продолжается, но уже можно говорить об эффективности: трудозатраты на подготовку комплекта документов по встречной проверке сократились в 3 раза.
СЭД в ИТ-ландшафте
Чтобы обеспечивать выполнение сквозных бизнес-процессов, СЭД обязательно должна работать в режиме интеграции с другими корпоративными системами, в первую очередь с ERP. Потому что для принятия решений менеджерам нужны не только документы, им также нужны данные из учетных систем.
На проблемных вопросах интеграции корпоративных СЭД и ERP остановился Владимир Лукоянов, руководитель Центра управления сертификатами и ИТ специализированного депозитария ВТБ. Преимущества интегрированного решения многим уже очевидны: единая для СЭД и ERP программная и (или) аппаратная платформа, использование единых стандартов форматов электронных документов, общее для СЭД и ERP пространство сертификатов ключей ЭЦП, единая нормативная база. Однако у этого подхода есть и недостатки, в первую очередь это значительные затраты на проект, а также трудность объединения в одной системе функций СЭД и различных ERP.
Обычно компании не сразу приходят к пониманию необходимости внедрения СЭД, потому что многие базовые функции документооборота реализуются общесистемными средствами, как, например, стеком решений Microsoft – SharePoint, Lync, Outlook и, конечно, Office. О своем опыте перехода от использования "подручных" средств к профессиональной СЭД рассказал Константин Мосягин, директор по информационным технологиям и системам Vesta Trading. В частности, не покрывались такие задачи как постановка и контроль поручений, создание протоколов встреч и совещаний, издание внутренних приказов, распоряжений и регламентов в связке с процедурой их согласования и доведения до исполнителей. Попытка самостоятельной разработки решения на платформе SharePoint и портале SilverLight была признана неуспешной. В результате решили обратиться к специалистам – решение от WSS Consulting было внедрено за 3 месяца и решило многие проблемы документооборота.
Сегодня многие российские СЭД по своим техническим характеристикам отнюдь не уступают западным ECM. Тем не менее, наблюдается существенное различие в целях проектов по внедрению СЭД в России и на Западе. Если у нас во главе угла стоит контроль исполнения и формальное следование регламентам, то на Западе приоритет отдается активному вовлечению сотрудников и клиентов компании в деловые процессы путем создания более эффективных сценариев взаимодействия между людьми.
Эта приверженность бюрократическому стилю управления сводит почти к нулю технологические преимущества новейших ECM при их использовании в российских проектах — мобильность, социальное взаимодействие и облачные платформы, потому что для реализации функций традиционного документооборота достаточно решений пятнадцатилетней давности. Только привнесение в практику новых бизнес-сценариев использования СЭД может сделать эти системы реально полезными в бизнесе.
Станислав Макаров / CNews
