Вендоры СЭД основательно проработали механизмы учета и контроля, жесткие бизнес-процессы и регламенты. Но не только функционал определяет выбор системы. Как быть небольшим фирмам, не желающим тратиться на дорогие сервера? Уходить в "облака"? А крупным компаниям, представленным в нескольких городах? Когда, наконец, рядовые удаленные сотрудники станут полноценными участниками документооборота? Мнениями по этим вопросам обменялись участники конференции "СЭД в России: на пути к облакам и мобильности", проведенной CNews Analytics и CNews Conferences в Москве.
Сергей Бушмелев: Внедрение СЭД: регламент плюс возможность инициативы
ИТ-аналитик компании Directum Сергей Бушмелев считает, что при внедрении системы электронного документооборота нельзя все внимание отдавать жесткой регламентации бизнес-процессов. Важно оставить место для неформального взаимодействия.
CNews: Как перейти от принуждения сотрудников к работе в СЭД к позитивным методам мотивации? Согласны ли вы, что сейчас внедрение, как правило, происходит по приказу сверху?
Сергей Бушмелев: СЭД относится к разряду "дисциплинирующих" решений. Организации внедряют СЭД, чтобы упорядочить бизнес-процессы, в определенной степени, за счет "ущемления" свободы пользователя.
Есть и другой подход, его можно назвать стимулирующим, когда решения помогают пользователю проявить инициативу, непринужденно и неформально организовать взаимодействие с коллегами. Противопоставлять эти подходы бессмысленно, положительного эффекта можно добиться только путем сочетания этих двух начал – регламентирующего и стимулирующего. Самое сложное, что нет универсальных пропорций – каждая компания должна сама найти баланс. Другая дилемма: эти подходы могут быть реализованы как при помощи разного ПО, так и в одном ECM-решении, сочетающем функции регламентации бизнес-процессов с поддержкой инициативы работников.
CNews: Видите ли вы проблему в феномене BOYD, в частности для своих проектов?
Сергей Бушмелев: Самая известная проблема – это проблема безопасности. Источником ее выступают "консьюмерские" устройства, с которых собираются работать пользователи. Другой известной проблемой можно назвать необходимость выпуска нативных приложений для целого ряда платформ. Связано это с многообразием устройств, находящихся на руках у пользователей. Кроме умножающихся затрат на разработку, это существенно усложняет и удорожает развитие и поддержку решения. Частично проблема решается за счет мобильного web-доступа. Правда, это ограничивает функционал решений и требует наличия постоянного скоростного интернет-соединения.
CNews: Когда облачные СЭД смогут заинтересовать вендоров? Как при этом сохранить партнерскую сеть?
Сергей Бушмелев: Если говорить про публичные облака – то это совсем другая модель распространения решения. Партнерами в данном случае выступают дата-центры и хостеры. Если под облачными решениями подразумевать частные облака, то при наличии соответствующей квалификации и ресурсов существующие партнеры могут поучаствовать в распространении продукта, разворачивая частные облака на территории клиента.