Вендоры СЭД основательно проработали механизмы учета и контроля, жесткие бизнес-процессы и регламенты. Но не только функционал определяет выбор системы. Как быть небольшим фирмам, не желающим тратиться на дорогие сервера? Уходить в "облака"? А крупным компаниям, представленным в нескольких городах? Когда, наконец, рядовые удаленные сотрудники станут полноценными участниками документооборота? Мнениями по этим вопросам обменялись участники конференции "СЭД в России: на пути к облакам и мобильности", проведенной CNews Analytics и CNews Conferences в Москве.
Пока большинство вендоров предлагает "АРМ руководителя" для планшетного компьютера – чаще всего это iPad. Нужны решения для рядовых пользователей, желательно мультиплатформенные, потому что все больше компаний начинает использовать стратегию BYOD ("используй собственное устройство для работы"), а предпочтения у сотрудников разные.
Клиенты требуют мобильности
В направлении "мобилизации" и "облаков" сейчас развивается СЭД "БОСС-Референт". Недавно вышла ее версия 3.2.7, одно из новшеств которой – развитие мобильного клиента и выпуск приложения i-Referent. Ольга Галкина, главный аналитик "Логики Бизнеса 2.0", рассказала, что в 2013 году с выходом версии 3.3 "БОСС-Референт", возможно, и вовсе лишится "толстого" клиента. Останутся только мобильный клиент i-Referent (инструмент руководителя) и поддержка основных браузеров (IE, FF, Chrome, Safari), включая мобильные версии браузеров под iOS и Android.
У этой стратегии, как говорит Ольга Галкина, есть ясная цель: "Использовать виртуальную среду для построения документооборота компании без затрат на оборудование, на его обслуживание и администрирование, без необходимости поиска специалистов по администрированию и расширения штата компании, а также без необходимости думать, как и где развернуть СЭД". Начиная с версии 3.2.8 планируется развивать сервис для конфигурирования "своего облака".
С тем, что мобильность – один из векторов развития СЭД, согласен Иван Ласкин, руководитель направления СЭД "Тезис" компании "Хоулмонт". Остальными трендами он называет усиление внимания к usability и расширение области применения СЭД. Если с удобством для пользователя все в целом понятно – немало технологически успешных проектов пострадали из-за сопротивления сотрудников заказчика нововведениям в процессах и непривычному интерфейсу, то расширение области применения требует расшифровки. Спикер относит к ней автоматизацию смежных областей, то есть построение сквозного процесса управления, автоматизацию оценки эффективности работы персонала (KPI), решение задач конкурсной и тендерной деятельности, решение задач бюджетирования и казначейства.
Участники конференции прокомментировали и тему usability. Начальник отдела документационного обеспечения "Сибирской Сервисной Компании" Виктория Чеботова отметила, что при внедрении СЭД основной сложностью были саботаж и нежелание работать в новой системе. Со временем эту проблему удалось решить: старый персонал привык к системе, а новый не застал этих перемен.
О таких препятствиях, конечно, было известно заранее, но и в старых условиях жить было уже нельзя. По словам спикера, "ранее количество разновидностей документов было в несколько раз больше, чем после внедрения СЭД. Вследствие отсутствия контроля оно не только не поддавалось анализу, но и мешало корректному введению документа в систему. Соответственно, фактически отсутствовали поиск и управление актуальностью, имело место некорректное введение документа в систему".
О результатах успешной эксплуатации и развития СЭД в "Сибирской сервисной компании" рассказала начальник отдела документационного обеспечения Виктория Чеботова. По ее словам, система оправдывает инвестиции и охватывает большую функциональность, выходя за рамки регистрации "входящих-исходящих". Сегодня в компании с помощью СЭД реализован полный цикл управления документацией в соответствии с ГОСТ, установлены четкие и адаптированные для пользователей механизмы разработки регламентов в соответствии с матрицей бизнес-процессов. Таким образом, компания получила не только актуализированную регламентную базу, доступную всем пользователям системы, но и инструмент управления бизнес-процессами для руководителей. Поэтому в планах - концентрация на мобильных решениях на iPad, так как бизнес требует мобильности и принятия оперативных управленческих решений.
Екатерина Зеленова, начальник управления документооборота и контроля "РусГидро" рассказала, что на этот и следующий год в компании запланирована программа по внедрению "мобильных офисов", включающих необходимый функционал СЭД для удаленной работы на платформах Android и iOS.
Олег Давыдов, руководитель управления информационных технологий "Русского продукта", высказался о пользе СЭД для его компании: "На мой взгляд, бумаги в организациях, подобных нашей, должно быть минимальное количество. Электронная организация документооборота нужна для того, чтобы существовала возможность оперативно отслеживать прохождение любых документов, и в первую очередь их текущее состояние, всех соисполнителей по документу, все сроки по документу. При использовании СЭД облегчается поиск документов, которые положены в архив". Анализ показал, что "Русский продукт" не может обойтись простым хранилищем документов, нужна была автоматизация работ с документами и бизнес-процессами по ряду причин – от долгих сроков рассмотрения бумажных документов до опасности утечки информации и нарушения коммерческой тайны, поскольку доступ к "твердой копии" контролировать сложнее, чем к электронной.
Иван Лагавулин / CNews
Презентации участников конференции
