Вендоры СЭД основательно проработали механизмы учета и контроля, жесткие бизнес-процессы и регламенты. Но не только функционал определяет выбор системы. Как быть небольшим фирмам, не желающим тратиться на дорогие сервера? Уходить в "облака"? А крупным компаниям, представленным в нескольких городах? Когда, наконец, рядовые удаленные сотрудники станут полноценными участниками документооборота? Мнениями по этим вопросам обменялись участники конференции "СЭД в России: на пути к облакам и мобильности", проведенной CNews Analytics и CNews Conferences в Москве.
Компании, внедряющие электронный документооборот, вынуждены решать вопросы подключения к системам как отдельных мобильных сотрудников, так и целых филиалов и дочерних организаций, расположенных в разных городах страны. Разработчики ИТ-решений давно предлагают вывести СЭД и вообще ECM в "облака", но бизнес пока сопротивляется.
По данным CNews Analytics, только 4% компаний уже сейчас используют SaaS или облачные ECM. Перспективы есть, но не такие обширные, как бы хотелось разработчикам систем. 60% организаций считают, что их специфические отраслевые требования будут препятствовать возможности использовать ECM по модели SaaS или как облачный сервис.
Бизнесу "облака" не нужны?
Опасения за безопасность данных – одно из важнейших препятствий, давно названное и повторяющееся от одной встречи вендоров с клиентами к другой, не преодолено до сих пор. Михаил Воробьёв, менеджер по региональным проектам департамента ИТ нефтяной компании "Альянс" высказался по этому поводу вполне определенно: "Сейчас тема "облаков" вызывает двойственное чувство. С одной стороны, они позволяют не размещать у себя серверы, ЦОДы, отдать заботу о документообороте на аутсорсинг. Но как только данные попадают в сеть, они компании больше не принадлежат. И разговоры о безопасности ЦОДов и серверов – это вовсе не аргументы для бизнеса".
Олег Карпицкий, руководитель партнерской группы "ДоксВижн", говорил о выборе, который стоит перед компаниями, желающими перейти на электронный документооборот. В частности, он отметил, что для сектора СМБ может стать оптимальным вариантом решение в публичном "облаке". У этих организаций больше простых задач, которым подойдут простые и дешевые решения, им не нужно организовывать собственный сервер, обучать пользователей и даже не нужно ничего внедрять: "один клик и можно работать". Затраты в этом случае пропорциональны использованию – можно в любой момент изменять количество пользователей и другие параметры решения, и с точки зрения бухгалтерского учета все просто: нет покупки лицензий – оплата услуг полностью списывается на баланс.
Он сослался на исследование Edge Strategies российского рынка СМБ, согласно которому самые часто используемые облачные решения – из области бухгалтерии и финансов (его покупают 22% клиентов облачных сервисов). С небольшим отрывом (15-17%) отстают сервисы удаленной совместной работы, веб-конференций, бизнес-почты, бизнес-аналитики, хранения и резервного копирования данных. Но не стоит забывать, что этих компаний совсем немного.
Впрочем, ECM — это стратегия, элементы которой находятся на разных уровнях зрелости. Да, в области документооборота пока нет прорыва облачных технологий, и неизвестно, когда он случится (хотя в самом факте того, что рано или поздно СЭД будут облачными, сомнений мало). Но набирает силу другой тренд, о котором много говорили на конференции – мобильность.
Иван Ласкин: На базе СЭД автоматизируются не только классические процессы документооборота
На вопросы CNews ответил руководитель направления СЭД "Тезис" компании Haulmont Иван Ласкин уверен
CNews: В чем сегодня выражается такой тренд, как расширение области применения СЭД?
Иван Ласкин: Развитие технологических возможностей и тренды последнего времени – мобильность, тонкий клиент, удобство использования СЭД, гибкость платформы, кроссплатформенность, а также популярность систем, написанных на общепризнанных языках программирования (в том числе Java) – позволяют отходить от классической области применения СЭД. Системы управления корпоративной информацией все чаще применяются для автоматизации различных функций менеджмента, поскольку корпоративную информацию можно использовать не только для оперативной деятельности, но и для выявления существующих слабых и сильных сторон организации и последующей корректировки управленческих стратегий компании.
Сергей Бушмелев: Внедрение СЭД: регламент плюс возможность инициативы
На вопросы CNews ответил ИТ-аналитик компании Directum Сергей Бушмелев
CNews: Как перейти от принуждения сотрудников к работе в СЭД к позитивным методам мотивации? Согласны ли вы, что сейчас внедрение, как правило, происходит по приказу сверху?
Сергей Бушмелев: СЭД относится к разряду "дисциплинирующих" решений. Организации внедряют СЭД, чтобы упорядочить бизнес-процессы, в определенной степени, за счет "ущемления" свободы пользователя.
Олег Бейлезон: Облачные сервисы: мы начали их коммерческую оценку
На вопросы CNews ответил главный архитектор компании"Логика бизнеса 2.0" Олег Бейлезон
CNews: Когда облачные СЭД станут коммерчески интересными для вендоров? Какими вы видите эти сервисы в перспективе?
Олег Бейлезон:Уже сейчас на рынке есть ряд предложений по аренде СЭД-подобных сервисов, в том числе от серьезных поставщиков. Но им (как и многим другим облачным предложениям) не хватает функциональной зрелости и ориентированности на конкретного клиента. Как только будет найден баланс между универсальностью облачных сервисов и их способностью адаптироваться под клиента, этот рынок станет востребованным, а, следовательно, и коммерчески интересным.