Алексей Николаев: Даже самая продвинутая автоматизация не заменит RPA

В любой организации есть ручные операции, на выполнение которых сотрудники тратят очень много времени. И большинство из них можно роботизировать, освободив время для решения более творческих задач, рассказал Алексей Николаев, директор по стратегическому развитию Primo RPA.

CNews: Сегодня очевидно, что организация не может эффективно работать без автоматизации. Но действительно ли ей так нужна роботизация?

Алексей Николаев: Вопрос закономерен, особенно когда в компании уже внедрена автоматизация. Но RPA выходит за рамки обычной автоматизации и даёт ещё больше возможностей для роста. Программные роботы берут на себя повторяющиеся рутинные задачи, ускоряют выполнение операций в разы и практически исключают риск человеческих ошибок.

Даже если в организации уже налажены процессы, почти всегда остается ряд ручных операций, от которых можно избавиться, сохранив человеческие ресурсы для более значимых задач. Роботы могут заниматься обработкой документов, работать с базами данных, интегрировать разные системы через пользовательский интерфейс и в целом обеспечивать более быструю и надежную передачу информации.

Роботизация помогает бизнесу гибко реагировать на изменения рынка, улучшать клиентский сервис и поддерживать устойчивое развитие. Даже самый продвинутый уровень классической автоматизации не способен заменить те преимущества, которые дает RPA.

CNews: Как выделить процессы, роботизация которых принесет наибольший эффект?

Алексей Николаев: Для автоматизации с помощью RPA, как правило, подходят процессы, которые стандартизированы, регулярно повторяются и содержат большой объём легко считываемых данных. Рассмотрим подробнее основные категории таких процессов и примеры их автоматизации с помощью программных роботов.

Стандартизированные процессы — это монотонные и чётко регламентированные задачи, не требующие творческого подхода:

• Обработка заказов: робот не только фиксирует новые заказы, но и проверяет наличие товаров, выставляет счета и отправляет уведомления клиентам.
• Управление документами: автоматизированная система распознаёт текст, классифицирует документы и размещает их в нужных хранилищах.
• Мониторинг систем: RPA-роботы могут эмулировать действия пользователя, отслеживать состояние систем и уведомлять администратора при сбоях.

Большой объём данных и цикличность — это множество однотипных операций, которые необходимо повторять регулярно:

• Бухгалтерские операции: обработка счетов, выставление счетов клиентам и учёт расходов.
• Сбор и анализ данных: RPA пригодится для сбора маркетинговой информации, анализа цен конкурентов, подготовки отчётов и другой аналитической деятельности.
• Обработка заказов и транзакций: в розничной торговле и финансовом секторе роботы проверяют соответствие сделок нормативам, формируют отчёты и отправляют уведомления о статусе операций.

Читаемые вводные данные — это использование форматов, которые легко обрабатываются программой: текстовые документы, электронные таблицы, базы данных и т. п. В таком случае становится возможным:

• Извлечение информации из документов: робот извлекает нужные данные (например, суммы или даты) из текстовых файлов и заносит их в базу данных.
• Анализ и обработка электронных таблиц: автоматически создаются сводные таблицы, проводятся расчёты, формируются отчёты.
• Внесение данных в базы: RPA решает задачу регулярного обновления базы клиентов, включая сбор и проверку данных из различных источников.

CNews: Что надо сделать для того, чтобы проект роботизации стал по-настоящему успешным?

Алексей Николаев: Для того чтобы проект роботизации стал по-настоящему успешным, важно грамотно подойти к каждому этапу внедрения. Необходимо сформулировать чёткие бизнес-цели: роботизация должна решать конкретные задачи и приносить ощутимые результаты. Это может быть сокращение затрат, ускорение операций и уменьшение ошибок.

Также следует правильно выбрать процессы для автоматизации. Напомню, они должны быть повторяемыми, содержать легко считываемые данные и не требовать сложных нетиповых решений.

Далее необходимо заручиться поддержкой руководства и собрать межфункциональную команду, куда войдут не только технические специалисты, но и представители бизнес-подразделений. Такой подход позволит учесть все нюансы процессов и обеспечить надлежащее сопровождение роботов на протяжении всего их жизненного цикла.

Начинать внедрение стоит с небольшого и понятного кейса, чтобы протестировать возможности платформы, определить потенциальные трудности и получить ранние результаты. После отработки пилота можно масштабироваться, применяя проверенные методики на новых процессах.

Наконец, важно спланировать систему мониторинга и сопровождения роботов. Регулярно оценивать эффективность (время выполнения, экономию затрат), контролировать корректность работы и при необходимости вносить изменения — всё это гарантирует долгосрочный успех и высокую отдачу от инвестиций в роботизацию.