Юрий Алексеев: RPA становится своеобразным мостом между системами
Что делать, если компания продолжает использовать SAP ERP и одновременно ведет учет в 1С? Интеграция этих решений занимает немало времени и стоит недешево, а продолжать работу в нескольких системах очень неудобно. На помощь могут прийти роботы, уверен Юрий Алексеев, генеральный директор Deploy.
CNews: Многие компании продолжают использовать решения SAP параллельно с 1С и пока не готовы полностью отказаться от такой модели. Какой вариант организации процесса работы в двух системах вам кажется оптимальным?
Юрий Алексеев: Зачастую компании оказываются в такой ситуации, когда операционный учет ведется в SAP ERP, а для целей бухгалтерского и налогового учета используется 1С:Бухгалтерия, а также для расчета ЗП, НДФЛ, страховых взносов — 1С:ЗУП. 1С наиболее быстро адаптируется к изменениям законодательства, что важно для формирования и сдачи отчетности в ФНС, SAP позволяет автоматизировать все сквозные процессы предприятия, все ключевые функции бизнеса, выстроить управленческий учет благодаря мощнейшему контроллингу, высокой производительности и технологичности «под капотом». Вопрос в том, как подружить эти две системы для синхронизации НСИ, устранения двойного ввода данных пользователями, минимизации ошибок?
В этих случаях RPA становится своеобразным мостом между системами. Роботы могут временно закрыть все обозначенные выше вопросы с рутинными операции по двойному вводу и синхронизации НСИ. Это позволяет избежать ошибок и ускоряет процессы без необходимости запуска сложной и дорогой интеграции между системами. Такой подход дает бизнесу время на переосмысление ИТ-архитектуры и выстраивание устойчивой модели — без суеты и компромиссов по качеству.
Если же компания собирается перейти на 1С, то роботы особенно хороши на переходный период для помощи с двойным вводом. Когда мы говорим про постоянное одновременное использование SAP и 1С, то в этом случае советую выстраивать контролируемые интеграционные потоки между системами, которые будут мониториться и развиваться на основании данных мониторинга, а также при обновлении систем.
CNews: Расскажите подробнее о проекте внедрения цифровых сотрудников.
Юрий Алексеев: Кейс, который мы представили на конференции CNews «Роботизация бизнес-процессов», — это проект для российского представительства европейской компании. Сложность ситуации заключалась в том, что операционный учет велся в SAP, а бухгалтерский и налоговый — в 1С. Это приводило к необходимости двойного ввода данных, что не только увеличивало трудозатраты, но и становилось источником постоянных ошибок.
Задержки ввода информации в 1С порой достигали 15 рабочих дней, сотрудники перерабатывали и просили нанять дополнительный персонал, чтобы справляться с объёмом. Руководство, в свою очередь, было недовольно ни скоростью, ни качеством формирования отчетности, ни дополнительными издержками на оплату переработок. Бухгалтерия также сталкивалась с трудностями при своевременном формировании отчетности и её сдаче в ФНС — из-за задержек и несогласованности данных процесс требовал дополнительных усилий и контроля.
Решением стало внедрение цифровых сотрудников — программных роботов, которые автоматизировали перенос данных между системами. За месяц мы автоматизировали ключевые операции, что позволило исключить ручной труд, устранить ошибки и высвободить время сотрудников. Это решение дало быстрый эффект: снизилась нагрузка на сотрудников, исключились ошибки ввода, а НСИ и документы стали вводиться день в день. А через 7 месяцев завершился проект полноценной интеграции SAP и 1С, на этом жизненный цикл роботов был закончен и они переключились на другие рутинные задачи по выгрузке банковских выписок, платежных поручений из банк-клиента, формированию актов сверки, справок 2-НДФЛ и разбору документов.
CNews: Удалось ли полностью решить проблему заказчика в ходе проекта?
Юрий Алексеев: Да, проблемы по устранению двойного ввода данных, устранению ошибок и задержек были решены за месяц. Благодаря роботам сотрудники – закупщики, сотрудники склада, менеджеры отдела продаж, финансовые контролеры – освободились от рутинной работы и смогли сосредоточиться на более ценных задачах. Бухгалтерия получила заметный эффект в части повышения точности и скорости подготовки отчетности.