Алексей Микрюков: Крупные холдинги идут по пути создания единых центров обработки документов

О различных подходах к обработке документов в компаниях и месте СЭД в этом процессе рассказал CNews Алексей Микрюков, бизнес-аналитик компании Directum.

CNews: Какие существуют подходы к обработке бумажного и электронного потока документов?

Алексей Микрюков: Сегодня крупный бизнес стремится к организации безбумажного документооборота с обеспечением юридической значимости электронных документов. Компании начинают этот путь с оцифровки бумажных документов внутри организации. Это первый подход, который подразумевает, что обработка электронных и бумажных потоков документов ведется параллельно по схожим принципам. Поступающая корреспонденция переводится в электронный вид и заносится в корпоративную систему, служебные записки становятся электронными, а хранение бумажных документов сопровождается оцифрованными копиями, которые ускоряют процессы и упрощают доступ к информации. Фактически же полностью параллельной обработки не происходит: часть документов на этом этапе по-прежнему распечатывается и подписывается вручную для отправки контрагентам. Часть документов хранится только в бумаге. Например, компании очень осторожно относятся к занесению в информационные системы конфиденциальных документов, так как, с одной стороны, к системам для управления такими документами предъявляются особые требования, а с другой стороны, еще не сформировано доверие к электронным средствам защиты и нет опыта работы со специализированными решениями.

Подход трансформируется вместе с изменением нормативной базы, развитием технологий на предприятии, а также за счет новых потребностей бизнеса. Если на первом этапе даже при наличии скан-копий основным все равно остается бумажный документ, то на этапе цифровой трансформации предприятия стремятся к работе с полностью электронными документами. Это второй подход: управление документами, которые были созданы в электронном виде, подписаны электронной подписью и в принципе не имеют бумажного оригинала. В результате происходит реинжиниринг процессов, компании перестраивают внутренние принципы работы: избавляются от служебных записок как сущности и реализуют сервисную модель управления, автоматизируют работу с внутренними первичными документами, внедряют электронный архив.

Следующий за этим переход на юридически значимый документооборот (ЮЗЭДО) может идти двумя путями. В первую очередь многие компании переводят в электронный вид то, что уже понятно и не страшно перевести. Чаще всего начинают именно с юридически значимого обмена с контрагентами: здесь есть четкие требования ФНС, известны сервисы и инструменты, с помощью которых можно наладить внешнее взаимодействие. Уже после этого круг задач расширяют и решают вопросы внутреннего юридически значимого обмена и хранения. Во втором подходе организации идут от внутренних задач к внешним: сначала к ЮЗЭДО подключают ближний круг взаимодействия и выстраивают сквозные процессы между предприятиями холдинга, а затем переходят на юридически значимый обмен документами со всеми контрагентами.

CNews: Зачем нужен общий центр обработки документов? Где место системе электронного документооборота (СЭД) в этом процессе?

Алексей Микрюков: Организация общих центров обслуживания – заметный тренд, характерный для распределенных холдингов. За счет него компании могут значительно сократить затраты на обеспечение процессов, унифицировать процедуры и ускорить работу всех предприятий группы.

Централизации наиболее часто подвергаются процессы, связанные с HR или ведением бухгалтерии, ИТ и юридические службы. Перевод работы с бухгалтерскими документами в юридически значимый вид на уровне холдинга приводит к существенной экономии, упрощает подготовку к налоговым и аудиторским проверкам. Этот процесс достаточно хорошо проработан, приняты форматы, которые позволяют перевести хранение и обмен первичными документами с контрагентами в электронный вид.

Что касается кадрового документооборота, то для перевода его в полностью цифровой формат необходима нормативная и методологическая база – такая работа уже запущена на уровне Министерства труда и социальной защиты РФ. Тем не менее, компании уже сейчас отказываются от бумаги там, где закон не требует наличия бумажного оригинала: заявления, внутренние бланки, командировочные удостоверения и так далее. Централизация обработки таких документов ускоряет процессы и снижает издержки.

Опыт клиентов Directum по организации общих центров обработки документов свидетельствует, что чаще всего ECM-системе передают функции обработки бумажных и электронных документов (массового ввода и преобразования, согласования) и ведения финансового архива, например, как в компании ДКС. Также система электронного документооборота может выступать инструментом взаимодействия в распределенной среде. Нередко на базе ECM организуют службу единого окна для управления сервисной экосистемой территориально распределенного предприятия – то есть, организации единого каталога услуг внутри предприятия.