Времена, когда компании просто мечтали избавиться от бумажных документов, остались в прошлом. Сегодня большинство компаний успешно используют СЭД для организации внутреннего документооборота. Однако взаимодействие с внешним миром, как правило, по-прежнему происходит на бумаге. Как перейти на юридически значимый документооборот, обсудили участники организованной CNews Conferences конференции «Рынок СЭД: на пути к ЮЗЭДО».
ЮЗЭДО для крупных компаний
О том, как внедрить юридически значимый документооборот (ЮЗЭДО) в крупном холдинге рассказал Александр Наливайко, руководитель продукта компании «Логика Бизнеса». Еще недавно большинство представленных на рынке решений обеспечивали работу лишь с ограниченными типами документов. Заказчики сталкивались с тем, что технологии были еще сырыми, а на рынке не было достаточно компетенций для их совершенствования. Серьезные сложности создавало отсутствие регламентов в сфере хранения, обработки и передачи документов.
Сегодня ситуация изменилась. Комплексные решения обеспечивают работу с электронной подписью, интеллектуальную предобработку и хранение юридически значимых документов, взаимодействие с прикладными системами и объединение бумажного и электронного документооборота. В ближайшем будущем рынок ждет максимальный отказ от бумаги, постепенная формализация важных для бизнеса типов документов, появление регламентированных маршрутов обмена документами с контрагентами и контролирующими органами, а также интеллектуальная обработка всей документации и централизация функций ЭДО внутри холдинга.
Архитектура решения на платформе M-Files
Источник: FTS Russia, 2018
Концепция развития системы электронного документооборота M-Files основана на том, что управление информацией должно осуществляться на основании содержания документа, вне зависимости от места его хранения, при помощи искусственного интеллекта. Доступ к системе должен осуществляться с любых устройств, а сама СЭД должна поддерживать все бизнес-процессы компании. Светлин Савов, директор по развитию M-Files в России компании FTS Russia привел несколько примеров использования системы для организации юридически значимого электронного документооборота. По его мнению, основными сложностями на этом пути являются различные форматы и API отдельных операторов, отсутствие между ними реального роуминга, что приводит к дополнительным затратам на интеграцию и передачу данных. Кроме того, многие компании сталкиваются с нежеланием контрагентов переходить на ЭДО.
«Человек меняется. Необходимость работать в нескольких системах для решения простых вопросов начинает раздражать. На смену длинным письмам постепенно приходят короткие сообщения в мессенджерах», – говорит Михаил Богдан, руководитель направления разработки интеллектуальных сервисов компании i-Sys. Он рассказал о разработанном его компанией корпоративном мессенджере с чат-ботом, предназначенном специально для решения простых задач, например, согласования документов, заказа билетов, оформления командировок или отпусков. Благодаря его использованию процесс согласования удалось сократить с 8 до 1 часа.
Михаил Богдан также поделился опытом использования Яндекс.Станции в переговорной комнате компании. Она записывает все ключевые моменты переговоров и уже через час предоставляет их протокол. Кроме того, голосовой помощник может выполнять множество других полезных функций, например, заказывать билеты или бронировать автомобиль.
Немного о роуминге
Данияр Садыков, заместитель директора по электронному правительству Ростелеком рассказал участникам конференции, как может быть организован роуминг в процессе ЮЗЭДО. Первый вариант – это прямая интеграция систем ЭДО друг с другом, без участия сертифицированного программно-аппаратного комплекса. Второй – интеграция систем ЭДО с сертифицированным программно-аппаратным комплексом по единым стандартам. По его мнению, для крупных организаций, работающих с большим количеством контрагентов, которые используют разные системы ЭДО и корпоративные системы, гораздо удобнее подключиться к одному оператору, который качественно реализовал интеграцию с роуминговым центром и выполнил требуемые интеграции с корпоративными системами.
Избежать роуминга в процессе ЮЗЭДО можно используя интеграционную мультипровайдерную шину, говорит Оксана Бекетова, руководитель проектов «Корус консалтинг СНГ». Она позволяет не подключаться к тому же оператору, что и контрагент, и быстро интегрируется с любой информационной системой (SAP, 1С, СЭД, Архив).
Механизм обмена и признания электронных документов на основе доверенной третьей стороны
Источник: Корус Консалтинг СНГ, 2018
Кроме того, в прошлом году компания «Корус консалтинг СНГ» начала развивать трансграничный электронный документооборот. Основная сложность заключается в том, что в каждой стране используется собственная криптография, и проверить чужую электронную подпись на документе не представляется возможным. Как рассказал Артем Андреюк, руководитель международных проектов «Корус консалтинг СНГ», в такой ситуации удобнее всего осуществлять ЮЗЭДО на основе доверенной третьей стороны (ДТС), которая возьмет на себя проверку любой электронной подписи, а затем сообщит о ее результатах участникам процесса. В новой версии 63-ФЗ уже существует понятие ДТС. Правда контролирующие органы РФ пока не принимают документы с иностранной ЭП и квитанцией ДТС о ее проверке, однако такая возможность уже обсуждается с Белоруссией.
Делимся опытом
Опытом внедрения ЮЗЭДО в девелоперской компании поделился Дмитрий Цыганков, директор по ИТ ГК «А101». Компании приходится взаимодействовать с множеством подрядчиков, договоры с ними зачастую не формализованы и требуют ежемесячного подписания актов приема-сдачи работ. Как итог – компания фактически «утонула» в документах. Для решения этой проблемы в 2016 г. в «А101» было создано единое хранилище документов, в 2017 г. систематизирован внутренний документооборот. После этого в 2018 г. компания решила перейти на ЮЗЭДО.
На сегодняшний день 100% ВГО-договоров и актов проходит через ЮЗЭДО, 40% внешнего ЭДО подписывается ЭЦП. Время подписания договора сократилось с 8 до 1 дня, а входящих актов – с 3 дней до 4 часов. За 2016-2018 гг. объемы строительства увеличились в 3,8 раза без увеличения количества персонала, занимающегося обработкой документов.
Светлана Зыкова, руководитель отдела по сопровождению бухгалтерского учета и документооборота «Северсталь–ЦЭС», поделилась опытом перехода Центра единого сервиса на юридически значимый электронный документооборот. «Северсталь» работает с огромным числом контрагентов по всей стране и вынуждена ежедневно в минимальные сроки создавать и обрабатывать тысячи документов, подтверждающих бизнес-операции. Компания серьезно подошла к выбору технической платформы, четко сформулировала цели: что имеем, что хотим, что получим и что нужно изменить, разработала юридическую базу и провела обучение персонала. Отдельный список мероприятий был посвящен продвижению ЭДО с контрагентами. Светлана Зыкова поделилась конкретным кейсом перехода на ЮЗЭДО с ТД РЖД.
Перевод крупных клиентов на ЭДО с партнерами
Источник: Сбербанк, 2018
В 2013 г. Сбербанк интегрировал ЭДО в интернет-банк, рассказал Денис Ананьев, руководитель проектов дивизиона «Цифровой корпоративный банк» Сбербанка. В результате был создан сервис межкорпоративного ЭДО E-invoicing. Сегодня ЭДО с банком пользуется более 200 тыс. клиентов, а объем документооборота превышает 8 млн документов в год. Экономический эффект от перехода на ЭДО превышает ₽400 млн.в год. Банку удалось сэкономить 300 тыс. человеко-часов в год. Сроки погашения задолженности сократились более чем на 40%. Недавно Сбербанк начал предлагать e-invoicing своим клиентам. Подключиться к нему можно в один клик на Marketplaceбанка. По словам Дениса Ананьева, это позволит крупным компаниям быстро перейти на ЮЗЭДО со своими партнерами.
Алексей Коряков, руководитель проектов X5 Retail Group рассказал о том, как кадровая служба сети магазинов «Пятерочка» переходила на ЮЗЭД. В сети работает более 200 тыс. сотрудников, 95% из которых не имеют дела с компьютером. Объем кадровой документации составляет около 40 тыс. листов в день. Проблема заключается в том, что в трудовом законодательстве использование электронной подписи предусмотрено только при дистанционной работе. В результате детальной проработки законодательной базы в «Пятерочке» пришли к выводу, что в электронную форму точно нельзя перевести трудовую книжку, трудовой или ученический договор, а также договор о материальной ответственности. Все остальные кадровые документы в компании на сегодняшний день подписываются электронной подписью и хранятся в электронном архиве.
Опытом внедрения ЮЗЭДО поделилась Мария Сушкова, руководитель проекта ЭДО Nestle. В результате внедрения RPA в компании удалось реализовать процессы автоиндексинга– регистрации документа в системе SAP,загрузки pdf-изображения и внесения ключевой информации о комплекте и автопостинга –создания бухгалтерской проводки в системе SAP. Это позволило добиться повышения эффективности процесса ЭДО почти на 30%.
Документооборот в лизинговой компании имеет свою специфику, рассказал Владимир Дудницкий, руководитель отдела цифровых технологий Национальной лизинговой компании. До заключения договора требуется верификация лизингополучателя, при том что поставщик оборудования и лизингополучатель более чем в половине случаев находятся в разных городах. Договор купли-продажи подписывается с 3-х сторон (лизинговая компания - поставщик - лизингополучатель), а в пакете документов каждой сделки заключаются договоры поручительства с поручителями (физическими лицами). Владимир Дудницкий рассказал, как происходил выбор оператора ЭДО и реализовывался проект перехода на ЮЗЭДО в компании. На сегодняшний день реализована возможность заключение электронного ДКПи подписание Акта. В ближайшей перспективе получение согласий на обработку персональных данных через ЭДО, 100% переход на заключение договоров и отправку счетов-фактур через ЭДО и полная интеграция с 1С.
Опытом модернизации СЭД в компании QIWI с помощью «1С:Документооборот» поделился Валентин Черепащук, руководитель департамента автоматизации и роботизации QIWI. В результате компании удалось добиться интеграции ЭДО как с системами 1С, так и со сторонними. Большая часть документов была переведена в электронный вид. Первичные документы, которые не перешли на ЮЗДО, не выходят на бумаге за пределы бэк-офиса. В QIWI внедрен ЮЗЭДО, оптимизирована поддержка СЭД, появились дополнительные возможности для развития.
О том, как организовать юридически значимый электронный документооборот в компании, рассказал CNews Светлин Савов, директор по развитию M-Files в России FTS Russia.
CNews: Какие проблемы возникают при переходе на ЮЗЭДО?
Светлин Савов: В своих проектах по интеграции внутреннего и внешнего документооборота мы видим, как наши заказчики сталкиваются с тремя основными проблемами. Из-за боязни дополнительных расходов и недоверия к небумажным документам многие контрагенты не желают переходить на ЮЗЭДО. В связи с этим компании приходится их активно убеждать, стимулировать, например, скидками или дополнительными услугами, и даже принуждать, если позиция компании это позволяет.
О различных подходах к обработке документов в компаниях и месте СЭД в этом процессе рассказал CNews Алексей Микрюков, бизнес-аналитик компании Directum.
CNews: Какие существуют подходы к обработке бумажного и электронного потока документов?
Алексей Микрюков: Сегодня крупный бизнес стремится к организации безбумажного документооборота с обеспечением юридической значимости электронных документов. Компании начинают этот путь с оцифровки бумажных документов внутри организации. Это первый подход, который подразумевает, что обработка электронных и бумажных потоков документов ведется параллельно по схожим принципам.
О том, какие сложности возникают при внедрении ЮЗ ЭДО, и каким он должен быть рассказал CNews Валентин Солодилин, бизнес-архитектор «Логика Бизнеса».
CNews: Какие проблемы чаще всего возникают при внедрении ЮЗЭДО в крупных компаниях?
Валентин Солодилин: В современном бизнесе скорость развития напрямую коррелирует с масштабами компании. К сожалению, эта корреляция имеет обратный характер: чем крупнее бизнес, тем медленнее он развивается, в том числе с точки зрения ИТ. И часто это не зависит ни от бюджетов на проекты, ни от количества участников-тяговой силы на проекте.