Светлин Савов: Компании пока не очень доверяют небумажным документам

О том, как организовать юридически значимый электронный документооборот в компании, рассказал CNews Светлин Савов, директор по развитию M-Files в России FTS Russia.

CNews: Какие проблемы возникают при переходе на ЮЗЭДО?

Светлин Савов: В своих проектах по интеграции внутреннего и внешнего документооборота мы видим, как наши заказчики сталкиваются с тремя основными проблемами. Из-за боязни дополнительных расходов и недоверия к небумажным документам многие контрагенты не желают переходить на ЮЗЭДО. В связи с этим компании приходится их активно убеждать, стимулировать, например, скидками или дополнительными услугами, и даже принуждать, если позиция компании это позволяет.

Следующая проблема, которая касается всех участников рынка, – это роуминг. Роуминг между различными операторами ЮЗЭДО работает далеко не всегда и часто требует дополнительного времени и затрат на организацию.

Различия в форматах и программных интерфейсах (API) отдельных операторов ЮЗЭДО приводят к дополнительным трудозатратам и, как следствие, расходам со стороны заказчика на разработку интеграции внутренних информационных систем с сервисами операторов.

CNews: Как интегрировать внутренний и внешний документооборот?

Светлин Савов: Если компания хочет полностью убрать бумагу из обращения или минимизировать ее использование, следует интегрировать внутренние информационные системы (ERP, СЭД) с сервисами ЮЗЭДО. Это позволит организовать сквозные процессы по работе как с исходящими, так и с входящими документами. Например, обработка исходящих документов может выглядеть так: создание документа в ERP или СЭД, затем согласование документа в СЭД и отправка документа контрагентам через ЮЗЭДО. Порядок работы со входящими документами можно выстроить таким образом: получение документа через ЮЗЭДО, затем сохранение и согласование документа в СЭД и загрузка данных из документа в ERP.

При работе с бумажными документами можно использовать специализированные ИТ-решения для сканирования и распознавания документов и интегрировать их с СЭД и ERP-системой для организации сквозного процесса. В этом случае процесс обработки входящего документа такой: получение бумажного документа, сканирование и распознавание реквизитов, сохранение и согласование оцифрованного документа в СЭД и загрузка данных из документа в ERP.

CNews: Как технологии искусственного интеллекта помогают оптимизировать управление документами?

Светлин Савов: С помощью технологий искусственного интеллекта (ИИ) можно автоматизировать распознавание документов, их классификацию и анализ. ИИ позволяет распознавать содержимое документов. Технологии «извлекают» нужные данные из содержимого документа, например, номер, дату, сумму, контрагента и др., и передают их в другие информационные системы, например, ERP, сокращая до минимума ручной ввод данных.

С применением ИИ уменьшается вероятность ошибок при классификации документов. Технологии ИИ позволяют определять автоматически тип, тему, ключевые слова и другие свойства документа, необходимые для его правильной классификации и быстрого поиска.

Технологии ИИ также помогают при анализе и сравнении документов. ИИ может самостоятельно анализировать текст документа, определять его структуру и содержание и сравнивать их со структурой и содержанием других документов.