Внедрение систем электронного документооборота в России давно стало нормой для большого и среднего бизнеса. Дальнейший рост рынка возможен не за счет роста числа пользователей, а благодаря усовершенствованию функциональных возможностей систем. Это стало одной из основных тем обсуждения на конференции «Рынок СЭД 2015: новые тренды» 22 апреля 2015 г., которую провели CNews Conferences и CNews Analytics.
Вторая жизнь документа – в архиве
И поставщики решений СЭД/ЕСМ, и их клиенты часто рассматривают документооборот как процесс движения, согласования и исполнения документов, недооценивая другие этапы их жизненного цикла. «Любой документ проходит две фазы, – объясняет менеджер СЭД торговой сети «Дикси» Павел Сапрыкин. – Первая фаза активная, в нее входят согласование, обработка, отправка в архив. Вторая – неактивная – это отчеты, аудит, предоставление документов в различные учреждения». Обе фазы имеют разные задачи, но они одинаково важны. Во время активной фазы необходимо обеспечить наибольшую скорость обработки, обеспечить процесс работы с документов. Задача второй фазы – предоставить возможность удобного поиска документа и всех сопутствующих действий.
Пример задачи внедрения электронного архива
Источник: «Дикси», 2015
Понимание особенностей неактивной фазы жизненного цикла документов помогло «Дикси» построить собственный электронный архив документов «нетоварного контура». Павел Сапрыкин поделился опытом его реализации. Он начал с вопроса «за что браться» и посоветовал разделить большую задачу на несколько частных: разбить документы на основные потоки (см. слайд), сохранить связи и иерархию между документами, обеспечить связь между записью в учетной системе и документом в электронном архиве, учитывать статусы документа и его архивного скана (документы могут дорабатываться, что порождает различия в статусах). В результате проекта «Дикси» смогло отказаться от аутсорсинга в части обработки документов, также были оптимизированы процессы заведения документов в СЭД – с помощью штрих-кодирования и потокового ввода.
Теме электронных архивов посвятила свое выступление и представительница РСГУ, к.э.н. Светлана Веретехина. Она предложила ряд мер по совершенствованию маркировки электронных мастер-копий. Согласно определению Росархива, мастер-копия – это «идеальная» копия, эталон, снятый с подлинника архивного документа и не подвергавшийся никакой обработке. «Для полноценной работы электронного архива каждый файл мастер-копии должен иметь уникальную шифр-маркировку, – поясняет Светлана Веретехина. – Поэтому необходимы разработка и внедрение унифицированной маркировки электронных копий. Архивный документ, превращаясь в электронный, приобретает набор метаданных, которые одновременно могут иметь отношение и к аудиофайлам, и к видео, и текстовым, и другим». Если внедрить стандартизированную маркировку мастер-копий, это даст возможность осуществлять однозначную идентификацию электронной копии, соотносить мастер-копию с подлинником архивного документа, а также позволить расположить электронные копии листов каждого оцифрованного дела в структуре каталога в порядке возрастания номеров листов с целью облегчения их полистного просмотра.
Место ЭДО в ИТ-ландшафте Vesta trading
Источник: Vesta trading, 2015
Роман Носков, директор компании СДЦ, убежден, что система электронного документооборота не решает все задачи документооборота, и предлагает дополнять СЭД отдельным хранилищем на базе Microsoft SharePoint. «От сотрудников организаций, в которых уже давно и плотно функционирует СЭД, мы часто слышим вопрос, зачем им дополнительное хранилище документов, зачем делать двойную работу: сначала заносить информацию о документе и сам документ в СЭД, а затем еще и то же самое заносить в SharePoint? – Рассказывает он. – Согласно ГОСТ Р 51141-98 документооборот – движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления». При этом идущий через СЭД документ физически может находиться где угодно: на рабочей станции или планшете сотрудника, в почте, на сетевом ресурсе. Это создает риски для бизнеса. Их легко снять, если использовать в качестве единого хранилища документов Microsoft SharePoint, который, имея свойство легкости размещения документов, предоставляет уникальную возможность легкости извлечения».
Внедрили. Что дальше?
Многие компании, оценив преимущества СЭД, задумываются о переходе на более высокий уровень автоматизации путем внедрения ЕСМ. Какие возможности ECM интересны заказчикам? Руководитель административного департамента САО ВСК Елена Романченко видит ожидания бизнеса такими: «Это – снижение операционных расходов и повышение целого ряда показателей в разрезах экономической эффективности, оперативности и качества принятия управленческих решений, исполнительской дисциплины, производительности труда и уровня корпоративной культуры». Большим преимуществом для руководителя считается и мобильное рабочее место, позволяющее не только давать поручения и отслеживать их выполнение, но и заверять документы юридически значимой подписью. Раньше топ-менеджер обязан был появляться на рабочем месте, чтобы подписывать накопившиеся пачки бумаг, теперь эта проблема решена. Особенно актуальна она для крупных корпораций.
После того, как проекты завершаются, и электронный документооборот становится привычным, как пользователи оценивают результаты? Стоил ли проект затраченных усилий и не проще ли было в свое время оставить все как есть? Константин Мосягин, директор по информационным технологиям и системам Vesta trading перевел свою компанию на ЭДО три года назад. В ходе проекта ландшафт приложений компании коренным образом не менялся, по максимуму использовались стандартные возможности «из коробки» СЭД и Lync. Но и это позволило получить выгоду. «Была сокращена ненадобностью должность ответственного за учет договоров, обеспечена безбумажная технология выполнения процессов, остались в прошлом тысячи телефонных звонков – уточнений по документам, а также быстрее принимаются решения по процессам, поскольку имеется необходимая для принятия решений информация и история событий. – Комментирует Константин Мосягин. – При этом чисто экономический эффект не рассчитывался. Большинство результатов и эффектов носит качественный характер, наш основной выигрыш – упрощение и стандартизация коммуникаций сотрудников».
Павел Притула
Презентации участников конференции
