Новая книга по ECM «Восемь раз отмерь. ECM-гуру советуют» Книга представляет собой сборник советов по разным аспектам ECM от признанных в этой сфере экспертов, имеющих большой практический опыт и прошедших, как говорится, огонь и воду ECM-внедрений. Каждый их них изложил по 8 советов/суждений, касающихся самых разных аспектов управления корпоративным контентом и сопутствующими бизнес-процессами, так что в совокупности получился густой концентрат многолетнего практического опыта в области ECM и BPM ...

Технологический вектор при выборе решений для организации электронного документооборота в последнее время меняет направление синхронно с политическим и экономическим векторами. Санкции, импортозамещение, рост стоимости западных продуктов и услуг в результате повышения курса иностранных валют обсуждаются чуть ли не на каждой встрече ИТ-менеджеров. Многие рассматривают возможность – или уже делают проекты с использованием свободного программного обеспечения. При этом эксперты высказывают недовольство функциональными возможностями СПО по сравнению с проприетарным ПО, особенно для реализации крупных проектов. Экономия на лицензиях часто оборачивается необходимостью значительных доработок при внедрении и в эксплуатации.

Цена и качество СПО

Но не все согласны с такой точкой зрения. Архитектор решений компании «Логика бизнеса» (ГК «Ай-Ти») Артур Панчоян, сославшись на накопленный опыт, отметил, что на свободном программном обеспечении можно делать не менее функциональные и экономически выгодные большие решения, чем на проприетарных: «Бытует мнение, что проекты на СПО могут быть дешевле во внедрении, но дороже в поддержке. Это совершенно необязательно. Есть конкретные проекты, расчеты по которым показывают, что решения на СПО обходятся дешевле в том числе и по стоимости их поддержки. Мы в ряде случаев отмечаем, что использование СПО позволяет делать решения в 1,5–2 раза дешевле и почти такого же качества, как и на проприетарных платформах». В качестве примера он привел решение на ЕСМ-платформе Alfresco.

Сопоставление расходов на техподдержку

Источник: «Логика бизнеса» (ГК «Ай-Ти»), 2015

Но проблема качества СПО-решений все же существует. К развитию ПО в сфере управления документами, способного заменить западные решения, должно подключиться государство в роли регулятора. Об этом заявил исполнительный директор «Гильдии управляющих документацией» Сергей Афанасьев: «За 30 лет в России на рынок выведено более 100 продуктов СЭД. Но до сих пор нет удовлетворительной по качеству и понятной пользователю спецификации программного продукта – это приводит к проблеме несовместимости уже внедренной системы с процессами в компании и в результате – к замене СЭД в 35% случаев». По словам спикера, ситуацию может исправить государство – нужно разрешать внедрение в госорганах только тех систем, которые прошли сертификацию. Это подтолкнет рынок к сертификации продуктов и поможет решить проблему качества систем.

Большие внедрения

Многим крупным организациям крайне важно иметь юридически значимый электронный документооборот. Как его организовать, расскажет любой поставщик СЭД/ЕСМ решений, но заказчик должен понимать и связанные с ним риски, и особенности работы с внешним оператором электронного документооборота. Начальник отдела интеграции бизнес-приложений ДИТ «ВТБ Факторинг» Владимир Синяков рассказал, что внедрение ЭДО принесло ощутимые результаты: за 1,5 года не было ни одной ошибки в оформлении документов, тогда как раньше, при отсутствии контроля со стороны системы, бывали случаи неправильного ввода данных. Перестали приходить на обработку коробки с бумажными первичными документами. Стала доступна онлайн информация о платежах, текущей загрузке лимитов, задолженностям и актам сверки. Ускорилось обслуживание клиентов, был автоматизирован процесс подтверждения факта поставки и вообще процессы для поставщиков и покупателей стали наглядными и прозрачными. Также с СЭД появилась возможность подключения к внешнему аккредитованному оператору клиентов.

Схема работы через оператора ЭДО

Источник: «ВТБ Факторинг», 2015

«Важно, что мы работаем через операторов ЭДО, – рассказал Владимир Синяков. – Это, в частности, решает актуальную задачу единства нумерации документов. Но есть и определенные риски. В частности, оператор ЭДО не несет никакой ответственности за сами документы – он не проверяет, имеет ли отправитель право подписывать и отправлять документы, он не проверяет соответствие логина пользователя в системе и от имени какой организации происходит подписание и отправка документов. Также оператор не позволяет ограничить отправку и получение документов только в определенным видом подписи, не проверяет соответствие ЭЦП и содержимого документа (ТОРГ12 или СФ) и так далее. В принципе, любой пользователь системы может отправить через оператора ЭДО любой документ с любой подписью, и контролировать это должна сама организация, а не оператор». Как отметил спикер, «ЭДО – не программное решение, а система взаимосвязей в бизнесе. И сегодня ЭДО уже должен закрывать вопросы взаимодействия с госструктурами. Поэтому так важен вопрос верификации уполномоченных подписантов».

Опытом внедрения электронного документооборота в региональном подразделении крупной международной компании поделился руководитель отдела бизнес приложений компании АВВ Вадим Коровко. В России АВВ имеет 1300 сотрудников в 28 региональных офисах и на 6 производственных площадках. «Обычно окупаемость систем ЭДО достаточно продолжительная, но у нас была задача вернуть инвестиции в течение года. Это повлияло на наш подход к внедрению. Поскольку в компании используются разные системы ЭДО – в SAP, Basware IP, MS Office 365 и оставшиеся базы Lotus Notes, нужно было найти способ сократить бюджет, не снижая уровня сервиса». Из трех рассматриваемых вариантов внедрения: веб-приложения, VDN (виртуальная частная сеть) и VDI (виртуальный рабочий стол) наиболее эффективным был признан последний. Проект был запущен, и в АВВ через ЭДО в год проходят около 100 тыс. В2В сообщений и 20 тыс. процессов согласования. «Электронный документооборот должен стать инструментом сокращения издержек, – говорит Вадим Коровко. – Но каждая компания должна оценивать перспективы самостоятельно. Для некоторых из них ЭДО может обойтись дороже, чем сотрудники, отвечающие за документы».