Системы электронного документооборота хорошо известны на российском рынке. Сегодня их внедрения приобрели массовый характер и достигли плато продуктивности. Дальнейший рост рынка возможен не за счет роста числа пользователей ECM, а благодаря усовершенствованию их функционала. К такому мнению пришли участники организованной CNews Conferences и CNews Analytics конференции «СЭД: особенности российского рынка», которая состоялась 25 ноября 2014 г.
От потребностей к реализации
Появление в Трудовом кодексе понятия «Дистанционный сотрудник» открыло новые возможности для компаний, имеющих широкую сеть региональных представителей. По словам Павла Карасева, ИТ-директора «Кьези Фармасьютикалс», в российском отделении компании работает 115 человек, из них 80 – региональные сотрудники. В марте 2014 г. было принято решение об их переводе на дистанционную безбумажную форму взаимодействия с работодателем. Для этого уже имеющееся в компании решение «1С 8.3: Зарплата и управление персоналом» было интегрировано с ПО для шифрования и защиты данных «Крипто Про», ЭЦП Smart Token и системой защищенного электронного документооборота от TaxCom. В результате сегодня компания и ее удаленные сотрудники избавлены от необходимости ежемесячного обмена бумажными документами – все взаимодействие происходит быстро и удобно.
Еще одна сфера использования электронного документооборота – факторинг. По словам Владимира Синякова, начальника отдела интеграции бизнес-приложений дирекции ИТ «ВТБ Факторинг», внедрение такого решения выгодно и поставщику, и покупателю, и факторинговой компании. Оно позволяет ускорить получение финансирования, сократить объем бумажных документов и административные расходы, автоматизировать и снизить стоимость проверки первичных документов.
На сегодня «ВТБ Факторинг» уже профинансировал по электронным накладным более 3 тыс. поставок и обработал более 6 тыс. первичных документов. Благодаря переходу к новой форме работы, с момента поступления запроса от поставщика до перечисления денежных средств проходит не более 2 дней, и в ближайшее время этот процесс будет занимать несколько минут.
К электронному обмену документами при взаимодействии с поставщиками решили перейти и в компании АББ. Основой ИТ-инфраструктуры компании является ERP-система от SAP, в которой ежегодно обрабатывается около 100 тыс. В2В-сообщений, происходит около 20 тыс. процессов согласования, говорит Вадим Коровко, руководитель отдела бизнес-приложений компании АББ. Для организации электронного обмена документами с поставщиками в целях минимизации стоимости проекта и сокращения сроков его реализации было решено использовать BAdI (Business Add-In, дополнение для расширения стандартного функционала SAP R/3). Настройка исходящих документов была проведена за 3 дня. При автоматизации входящих компания столкнулась с проблемой недоработок со стороны оператора ЭДО и ошибками в SAP. Компании удалось заключить соглашения об электронном обмене документами только с 5 поставщиками – клиенты ждут появления формализованной ТОРГ-12 (форма товарной накладной).
ECM для финансового и страхового бизнеса
Об опыте создания электронного архива бухгалтерских документов участникам конференции рассказала Оксана Ащеулова, исполнительный директор департамента бухгалтерского учета и отчетности «Газпромбанка». В состав созданной в банке системы электронного архива входят хранилище данных, подсистемы текущего ввода, поиска, администрирования, формирования и предоставления отчетов, а также модуль автоматизации архивного дела и подсистема интеграции с внешними системами. По словам Оксаны Ащеуловой, при создании подобных решений важно обеспечить стратегическое планирование и тактическое выполнение поставленных задач, сбалансированное присвоение атрибутов и установку высоких входных барьеров «полезности» документа, также определить критерии и количество идентификаторов для индексирования.
По пути создания электронного архива клиентских документов пошли и в «ВТБ 24». По словам Светланы Дементьевой, заместителя начальника управления обработки клиентских данных «ВТБ 24», на сегодняшний день объем электронного архива, созданного на платформе DocsVision, составляет 58 ТБ. Это 18,6 млн клиентских досье, 88 млн продуктовых досье, 89 млн запросов из ФССП. Активными пользователями ресурса являются 30 тыс. человек, а время реакции на большинство операций не превышает 5 сек. К 2016 г. объем данных в архиве планируется увеличить до 148 Тб.
По ее словам, экономический эффект от создания электронного архива клиентских досье составил i34 млн в год, внедрение электронного документооборота и системы хранения документов валютного контроля позволило сэкономить i8 млн в год. Cистема электронного согласования распоряжений на оплату по хозяйственным договорам, интегрированная с системой SAP, позволила сократить сроки согласования с 7 до 2 дней и добиться экономии i1,8 млн в год, а создание электронного архива запросов госорганов обеспечило ежегодный прирост в 40 млн документов при ежегодном снижении расходов на их обработку на i150 млн. В ближайших планах банка – создание электронного архива РКО юридических лиц, электронного архива документов физлиц с ЭЦП, расширение архива документов госорганов.
Среди основных трудностей, возникших в процессе внедрения СЭД в страховой компании Allianz, Татьяна Князева, руководитель проектов ИТ, называет сложившиеся стереотипы и подходы к организации делопроизводства и документооборота, массовое неуправляемое использование корпоративной электронной почты для решения любых вопросов, отсутствие четких процессов для однотипных процедур и необходимость миграции из 4-х устаревших систем, содержащих неструктурированные текстовые данные. Тем не менее, их удалось преодолеть, во многом благодаря полной поддержке и участию в проекте руководства компании, запрету на дублирование согласований в электронном и бумажном виде для уже внедренных процессов и введению персональной ответственности руководителей подразделений и сотрудников за нарушение требований к работе в СЭД.
Наталья Рудычева/CNews
Презентации участников конференции
