Цифровые кадры

На настоящий момент в сфере управления персоналом можно перевести в цифровой вид практически 100% документов. О том, как развивался этот процесс в компании Росатом, рассказала Юлия Журавлева, менеджер по консалтингу «Гринатом Простые Решения».

Процесс цифровизации HR-сферы в компании стартовал 10 лет назад с выстраивания бизнес-процессов. В настоящее время работа по переводу в цифровой вид ведется в четырех направлениях: развитие и карьера, кадровые сервисы, привлечение талантов, командная работа.

Готовность цифровых HR-сервисов в Росатоме

В сфере электронного документооборота роботизировано 58% транзакций. Разработана собственная платформа роботизации РИТА. В три процесса внедрено оптическое распознавание сканов документов. Используется 1310 макросов. Более 2500 отчетов формируется автоматически. В настоящее время в кадровой службе объединенного центра обслуживания (ОЦО) работает 469 человек — они обслуживают более 186 тыс. сотрудников Росатома. Благодаря цифровизации к 2025 г. эту работу смогут выполнять 47 человек.

Юлия Журавлева привела примеры использования робота с оптическим распознаванием в процессе «Первичный прием сотрудника», цифровой системы «Цифровой подбор и прием на работу» и т.д. Она рассказала о системе «Атомкор» — собственной импортонезависимой разработке «Гринатом Простые Решения» для управления человеческим капиталом.

Импортозамещение в сфере HR

«БОСС.Кадровик» изначально создавался как система управления персоналом, а не просто как инструмент ведения кадрового учета, говорит Михаил Гусев, генеральный директор «БОСС. Кадровые системы». Сегодня с ее помощью можно заменить любые западные HR-системы. На базе «БОСС.Кадровик» работает целый ряд общих центров обслуживания крупных компаний.

Архитектура решения

«БОСС.Кадровик» автоматизирует все необходимые процессы, а не просто отдельные функции. Решение построено на базе двух технологических сред: базовой учетной системы и HRM–платформы с различными сервисами. Оно ни в чем не уступает западным аналогам ни по функциональным возможностям, ни по возможностям масштабирования. Миграцию на «БОСС.Кадровик» можно начать не с core-платформы, а с сервисной составляющей.

Сейчас разработчик работает над созданием мультиязычного интерфейса для успешного применения системы в глобальных компаниях, развивает технологии искусственного интеллекта и расширяет возможности портала «БОСС-HСM» в части внедрения голосовых помощников, чат-ботов, программных роботов.

Как спланировать бюджет на персонал

В условиях нестабильности надо планировать несколько вариантов бюджета. Сегодня чаще всего применяются методики бюджетирования, заимствованные от иностранных компаний. В предыдущие годы многие компании использовали метод zbb — zero base budget, бюджетирование с нулевой базы. Это значит, что любой прирост относительного предыдущего года нужно было обосновать.

На 2023 год ситуация непредсказуема. Есть тренд на применение zog — zero overheads growth, нулевой рост накладных расходов. Задача — остаться в рамках расходов прошлого периода. Ты должен найти экономию внутри, чтобы профинансировать что-то дополнительно, в том числе ежегодный пересмотр зарплат.

Гипотезы на 2023 год

Важно проанализировать бизнес-процессы и понять, что в них можно изменить, говорит Евгения Украинцева, директор по продукту компании Forpeople. Надо выстраивать процессы от клиента, задавая самим себе вопросы: зачем и для чего нам нужен этот процесс? Возможно, придется изменить последовательность этапов бизнес-процессов, закрепить четкую ответственность и выявить места потенциальных потерь (творческий потенциал, лишние движения, дефекты производства/оказания услуг). Для автоматизации этого процесса Евгения Украинцева предложила использовать решение GP OrgManager.

Где найти линейный персонал

За последнее время Россия пережила три кризиса: 1998, 2008 и 2014 годов, и каждый новый кризис давался экономике проще, напомнил Дмитрий Серебряков, основатель и CEO компании «Цифровая HR платформа». Он рассказал о том, как сказались на рынке труда линейного персонала последние события: Covid-19 и 24 февраля.

События на рынке труда линейного персонала

Недавно из России ушло много крупных иностранных компаний. Через некоторое время некоторые из них возобновили работу под управлением российских менеджеров, например, на смену McDonalds пришел российский бренд «Вкусно — и точка». Однако есть примеры, когда новый менеджмент столкнулся с кадровыми проблемами: линейные сотрудники иностранной компании уже уволились, а найти им замену оказалось не так просто.

Дмитрий Серебряков предложил использовать для массового подбора экосистему цифровых сервисов с полной автоматизацией HR (поиск, подбор, проверка, найм, оформление, управление) и финансовых (документооборот, выплаты, чеки, гарантии, риски, экономия, отчетность) процессов при работе с самозанятыми исполнителями с применением алгоритмов ИИ и машинного обучения. Решение позволяет в 3 раза ускорить HR и финансовые процессы при работе с линейным внештатным персоналом.

Он особо рекомендовал воспользоваться сервисом для подбора любого количества исполнителей из базы по всей России и вывести на объекты заказчика в указанное время. Все соискатели вакансий проходят автоматическую проверку паспорта и статуса самозанятости, личной медицинской книжки и благонадежности. «Цифровая HR платформа» позволяет заключить договор напрямую между нанимателями и исполнителями, составить акты выполненных работ, подтвердить их электронной подписью. Сервис берет на себя контроль исполнителей, фиксирует объем выполненных работ и, при необходимости, может произвести оперативную замену исполнителей. Также платформа проводит моментальные выплаты за оказанные услуги, формирует чеки за исполнителей, предоставляет заказчику отчеты о закрытии заявок и движении денежных средств, а также формирует рекомендации на основе модулей предиктивной аналитики.

Практические кейсы

Участники конференции поделились успехами, достигнутыми в области цифровизации работы кадровых служб. BI-решения используются для формирования отчетности, анализа данных и формирования прогнозов. Наиболее ценной является предиктивная аналитика, уверен Александр Ананьин, руководитель направления «HR аналитика» X5 Group. В период Covid-19 в X5 построили несколько моделей. Первая была создана для учета и прогнозирования количества заболевших, она основывалась на методологии, предложенной Базельским университетом. Модель использовала карту Mash, на которой отмечались точки, откуда госпитализированы заболевшие. В магазинах, расположенных неподалеку, усиливались меры безопасности.

Вторая модель позволила предсказать, как эпидемия Covid-19 отразится на расходах на персонал. Третья — спланировать возвращение сотрудников с удаленной работы в офис. Главный критерий: число заболевших на момент возвращения должно быть меньше, чем на момент ухода на удаленку.

Нина Русадзе, HR Business Partner (IT department) «Ренессанс Страхование», рассказала о продукте «Атлас», который компания разработала собственными силами, используя продуктовый подход.

Проект стартовал в марте 2020 г., и уже через четыре недели появилась MVP-версия продукта. «Чтобы сделать хороший продукт, надо знать боли его потребителей», — уверена Нина Русадзе. Поскольку создание «Атласа» началось в пандемию, в первую очередь была реализована возможность удаленного бронирования рабочих мест. Также для создания хорошего продукта важно собрать хорошую команду и правильно организовать процесс.

Этапы разработки по SCRUM

Нина Русадзе подробно рассказала о навигаторе сотрудника, в котором можно найти ответы на все вопросы. Страницы в навигаторе ведут специалисты HR и бухгалтерии, размещая там шаблоны документов и инструкции. Также для сотрудников создан гид по развитию компетенций. После прохождения оценки, можно самостоятельно выбрать инструменты для индивидуального развития.

В 2019 г. компания «Эвалар» решила вывести на рынок несколько цифровых продуктов: корпоративный портал, интернет-магазин, маркетплейс, мобильное приложение. Все надо было сделать быстро и с минимальными затратами, рассказала Диляра Хазиахметова, директор по персоналу «Эвалар».

Цифровые продукты были разбиты на три группы: направленные на получение дохода, на непрерывное совершенствование и на идеи и ценности. Для каждой группы был выстроен процесс формирования команды и разработки. Было принято решение использовать каскадную разработку и Agile-подход. В состав кросс-функциональных команд по особо важным направлениям был включен председатель Совета директоров.

Диляра Хазиахметова привела примеры реализации проектов создания фирменного интернет-магазина «Эвалар», развития CRM-системы, анализа маркетинговых показателей и активностей.

«HR-специалисты часто живут в собственном мире и плохо понимают, что происходит вокруг!», — начал свое выступление Тимофей Загуренко, директор по ИТ Центра наукоемких цифровых технологий Роснефти. Его компания отвечает за разработку наукоемкого программного обеспечения. На сегодняшний день разработано уже 18 таких продуктов. Экономический эффект от их внедрения в 2021 г. превысил ₽10 млрд.

Наукоемкое программное обеспечение

Роснефть активно занимается цифровой независимостью с 2018 г. «Сейчас человечество приближается к интеллектуальному пределу при решении задач. Цифровая трансформация становится неизбежной, — говорит Тимофей Загуренко. — За каждым из нас уже стоит цифровой двойник, и проблема лишь в том, сможем ли мы им правильно воспользоваться». Он рассказал о том, какие проблемы возникают в процессе цифровизации и управления данными, и как они решаются в Роснефти.

АК «Барс Банк» был участником эксперимента Минтруда по переходу на электронный документооборот в кадровой сфере. В банке создан портал, через который сотрудники могут подавать и подписывать документы. Доступ к нему возможен и через мобильное приложение, рассказала Татьяна Колесникова, руководитель HR проектов и автоматизации АК Барс Банк.

В банке создана отдельная команда HR Digital, которая занимается совершенствованием HR-процессов, в том числе повышением качества сервисов и выстраиванием эффективных коммуникаций. Например, цифровая трансформация процесса подбора персонала помогла в два раза сократить сроки закрытия вакансий и в два раза увеличить производительность труда рекрутеров. В планах на 2023 г. — внедрение LMS-платформы для обучения и развития.

«40% сотрудников нашей компании — это работники склада», — говорит Лариса Зеленкова, руководитель по автоматизации HR-процессов «ВсеИнструменты.ру». В какой-то момент в компании заметили, что ФОТ таких сотрудников начал расти, и решили найти возможность оптимизировать затраты.

Для анализа сложившейся ситуации планировалось использовать данные из информационных систем, но оказалось, что часто они не совпадают друг с другом. По словам Ларисы Зеленковой, очень важно назначить человека, который будет отвечать за проект в целом, поскольку участвовать в нем будут самые разные подразделения.

После создания MVP в компании занялись проверкой и чисткой данных, сделано это было без привлечения ИТ-специалистов. В дальнейшем было реализовано 35 доработок, настроено 18 отчетов. В результате работники склада сейчас прекрасно понимают, из чего складывается их зарплата, и могут влиять на ее размер.

Анастасия Кучменева, главный менеджер Управления оплаты труда, льгот и организационной эффективности компании «Норильский никель», рассказала о решении под названием «HR-навигатор». В компании часто возникали проблемы с комплектованием смен. Причина в том, что людей вовремя не извещали о том, что надо выйти на работу.

HR-навигатор — это две панели, на которых в режиме реального времени отражается информация по явке ключевых сотрудников на работу, уровень укомплектованности и возможность использовать резерв.

При создании решения разработчики столкнулись с проблемой, что данных про сотрудников очень много, но именно тех, которые нужны для ежедневного принятия решений, не было. Их пришлось создавать заново, используя для этого разные источники. Информация о явках была достигнута интеграцией с системой радиопозиционирования. Информация о неявках была донастроена через приложение «Ника», где работник может сообщить о своем внеплановом отсутствии. Информация о допусках была внесена в систему вручную, а информация о медкомиссии — из HR-системы.