Андрей Цыбин: Переход на кадровый электронный документооборот окупается за один-два года

О том, насколько актуален сегодня переход на кадровый электронный документооборот, какие риски существуют и как их предотвратить, рассказал Андрей Цыбин, директор по ЕСМ-продуктам, ЛАНИТ.

CNews: Насколько актуально инициировать процесс перехода на КЭДО сегодня?

Андрей Цыбин: Переход на КЭДО актуален как минимум по двум причинам – этому способствует государство, и это выгодно для бизнеса.

Государство активно стимулирует бизнес к переходу на кадровый ЭДО, примером этому служит появление в конце прошлого года 377-ФЗ, который официально разрешил перевод кадровых документов в электронный вид, а также возможность работы с кадровыми документами на портале «Работа в России».

Проекты по переходу на кадровый электронный документооборот (КЭДО) окупаются за один-два года. Это происходит за счет снижения на 40% затрат на работу с электронными документами по сравнению с бумажными.

Цифровизация кадровых процессов может дать и реальные положительные эффекты, в том числе экономию времени сотрудников при взаимодействии с кадровой службой; возможность выстраивания полноценных и безопасных взаимоотношений с территориально удаленными работниками без их физического присутствия в офисе; повышение привлекательности HR-бренда компании, особенно в глазах молодого поколения; снижение риска потери документов и сокращение ошибок при оформлении кадровых документов; систематизацию информации о персонале, в том числе автоматическое пополнение кадровых досье; снижение операционных затрат за счет оптимизации труда специалистов по кадрам, расходов на печать и логистику бумажных документов и уменьшения пространства для их хранения.

CNews: Какие риски внедрения КЭДО существуют, по вашему опыту?

Андрей Цыбин: Переход на кадровый ЭДО затрагивает практически всех сотрудников организации и самые важные бизнес-процессы, поэтому необходимо уделять особое внимание процессу перехода от бумаги в «цифру». Анализируя встречи с потенциальными и действующими клиентами, мы выделили для себя наиболее существенные риски перехода на КЭДО с точки зрения заказчиков: компания не получит выгод/не достигнет эффекта; система не «взлетит»; не получится соблюсти требования законодательства при переходе на КЭДО; сотрудники не примут систему.

CNews: Как предотвратить эти риски?

Андрей Цыбин: При грамотно выстроенном проекте внедрения можно в значительной мере нивелировать эти риски. Для этого совместно с вендором определить цели внедрения КЭДО. При этом ориентироваться на опыт внедрений в других организация и на эффект от перевода в ЭДО того или иного процесса. Вендор должен выстроить четкие рекомендации по этапам перехода на КЭДО в зависимости от бизнес-задач конкретного клиента. Необходимо учитывать, что для получения действительно качественных рекомендаций нужно провести аудит кадровых процессов и принимать решения непосредственно из их текущего состояния.

После того, как мы определили задачи и этапность проекта перехода на КЭДО, необходимо определиться с архитектурой решения и типом используемых ЭП. На данном этапе важно учитывать требования к конфиденциальности данных и быстродействию решения, а также SLA по доступности сервиса – сроки реагирования на инциденты и восстановления в случае возникновения критических проблем. Важно, чтобы на данном этапе текущий вендор смог предложить требуемое решение.

Законодательство тоже накладывает достаточно жесткие требования на процедуру отказа от бумаги. В частности, переход на КЭДО должен быть оформлен отдельным приказом по организации, и с сотрудником должен быть подписан ряд локальных нормативных актов. На решение накладывается дополнительно ряд требований по конфиденциальности работы с электронной подписью и наличию необходимых лицензий и разрешений. Правильный подход на данном этапе – консалтинг от вендора по переходу на ЭДО и выделение этой задачи как отдельной в рамках проекта внедрения.

После того как система развернута в нужной конфигурации и все нормативные документы подписаны необходимо выделить пилотную группу участников, состоящую из наиболее опытных и авторитетных сотрудников отделов. Процессы «как будет» должны быть обсуждены в том числе и с ними. После чего можно начинать тестовую эксплуатацию системы. Необходимо настроить этой группе доступ в систему, провести обучение и внимательно отслеживать первые шаги работы в ЭДО. После получения обратной связи оперативно реагировать на нее, исправлять дефекты. Когда фокус-группа сможет полноценно пользоваться решением, можно переходить к масштабированию на всю компанию. Здесь процесс нам уже знаком – обучение, контроль на первых этапов и качественная техподдержка.