До самого последнего времени на фоне растущего дефицита специалистов компании активно развивали программы поддержки сотрудников, старались сделать их жизнь удобной, в том числе и путем использования всевозможных цифровых решений. Сейчас ситуация изменилась, и пока никто не знает, что ждет бизнес в ближайшее время. Стоит ли продолжать инвестировать в цифровизацию HR, разбирались участники организованной CNews Conferences конференции «Цифровизация HR 2022».
Довар Исаков: Электронный документооборот на 73% сокращает временные затраты кадровых сотрудников
О том, какого экономического эффекта помогает добиться переход на электронный кадровый документооборот, рассказал Довар Исаков, руководитель департамента инновационных HR-сервисов, VK HR Tek.
CNews: Какие сложности в ведении кадрового документооборота существовали в компании до перевода его в электронную форму?
Довар Исаков: Первая и самая значимая сложность — это временные затраты персонала на кадровые процессы. Особенно обострилась ситуация с переходом части компаний на удаленный или гибридный формат работы. Представьте, нужно составить документ, распечатать его, отправить, дождаться, пока сотрудник его получит, подпишет и отправит в ответ. Такие действия вызывают колоссальные затраты времени множества сотрудников компании.
Мы провели более 500 встреч с бизнесом в среднем со штатом 1740 сотрудников и выяснили, что, например, компания, со штатом 1 000 человек и текучкой 10,8% тратит около 278 часов в год только на прием и увольнение сотрудников, не говоря уже о подписании дополнительных соглашений и актов в процессе работы.
Вторая сложность — экономические затраты. При осуществлении кадровых процессов с документами, компания тратит средства на бумагу, на печать, амортизацию оборудования, отправку документов в другие города, а также на хранение архивов. Понять объем затрат можно, оценив стоимость бумаги и логистики: отправка пакета документов из 10 листов А4 стоит в среднем 70 рублей. Далее, стоимость бумаги: если в год на сотрудника уходит 250 листов бумаги, при упаковке 500 листов стоимостью 300 рублей, для 1000 сотрудников потребуется 500 пачек стоимостью 150 000 рублей. К этим цифрам необходимо прибавить затраты на печать и хранение архива документов. Электронный документооборот существенно сокращает эти цифры.
Значительные сложности вызывает также менеджмент процессов. Не все сотрудники компании придают значение срокам подписания документов, что приводит к дополнительным сложностям, связанным с соблюдением законодательства. Помимо этого, присутствует фактор риска ошибок со стороны сотрудников кадрового производства, что также ведет к дальнейшим трудозатратам.
CNews: Какие возможности появились после внедрения электронного документооборота (КЭДО)?
Довар Исаков: В первую очередь, КЭДО сокращает временные и экономические затраты на кадровые процессы.
Электронный документооборот оставляет прежние процессы, но при этом значительно оптимизирует их. Составить, отправить, подписать документы и получить ответ можно за несколько минут. Иными словами, сотрудники кадрового отдела продолжают выполнять все те же функции, но гораздо быстрее.
Что касается экономии средств, стоимость сервиса для компании со штатом 1000 человек составит около 50 000 рублей в год, в то время как стоимость только бумаги для печати составляет 150 000 рублей.
КЭДО также помогает оптимизировать процессы менеджмента. Многие компании стали поддерживать удаленный формат работы. Согласно опросу РБК, 27% компаний полностью перешли на удаленный формат, а 37% выбрали гибридный формат, где часть сотрудников работает удаленно. Это также вызывает дополнительные сложности в менеджменте процессов — почти невозможно отследить, получил ли нужный документ удаленный сотрудник, отправил ли он его обратно, в какой срок работодатель его получит. КЭДО значительно упрощает эти процессы — работодатель увидит, на какой стадии находится документ.
Более того, система самостоятельно оповещает сотрудника, чтобы он вовремя ознакомился или подписал кадровый документ.
CNews: Каких показателей эффективности удалось достичь?
Довар Исаков: Электронный документооборот на 73% сокращает временные затраты кадровых сотрудников. По нашим подсчетам, экономические издержки только на использовании бумаги сокращаются в 3 раза (при штате 1 000 сотрудников и расходе 250 листов в год на сотрудника).
Снижается нагрузка при отслеживании статуса документов и сроков, что делает документооборот более прозрачным, безопасным и законодательно правильным. Эти показатели, в свою очередь, способствуют повышению лояльности к работодателю, а значит и к росту бизнеса без лишних затрат.