Что может low-code

«Современные системы электронного документооборота становятся все более сложными, — говорит Андрей Чепакин, коммерческий директор ELMА. — Теперь эти системы не только организуют оборот электронных документов, но и управляют бизнес-процессами». У любой информационной системы есть жизненный цикл. Как правило, через 3-5 лет она устаревает, но бизнес не готов ее менять. Чаще всего речь идет о ее модернизации. Использование low-code инструментов позволяет принципиально изменить жизненный цикл системы — она перестает устаревать.

При традиционном способе разработки информационных систем идеи бизнеса, как правило, реализуются в течение нескольких месяцев. Low-code дает возможность претворять их в жизнь практически моментально. Требования формируются в лайт-формате, а уже через 3-4 дня появляется прототип. Приложение создается без кодирования, а значит существенно снижаются требования к составу команды. Все изменения вносятся практически «на лету». А приложения создаются без остановки работы самой системы.

Место low-code решений на рынке ECM

Источник: ELMA, 2021

Для решения этих задач Андрей Чепакин предложил использовать облачную платформу ELMA 365. Для крупных компаний также актуально создание собственных облаков, к которым подключаются сторонние компании. Это дает возможность построить сквозные бизнес-процессы между компаниями и предоставить им эталонные решения или конфигурации.

Законодательство в области СЭД

Технологии развиваются быстрее, чем законодательная база, отметил Алексей Минаев, заместитель директора Департамента развития цифровой экономики Минэкономики РФ. Например, юридическую значимость до сих пор имеют в основном бумажные документы. Более того, законом предусмотрено хранение документов в бумажном виде. В Архивном фонде России содержится более 500 млн документов, они занимают 8,5 тыс.км архивных полок. По оценкам одного из крупных банков, перевод документов в электронный вид позволил бы экономить до 2,5 млрд руб. в год. Время, затрачиваемое на работу с одним электронным документом, сокращается в среднем в 4,8.

Минэкономики работает над законопроектом, которым предусмотрено создание электронных дубликатов уже имеющихся документов с тем, чтобы потом уничтожить бумажные версии. Все последующие документы будут изначально создаваться электронными. Для этого надо решить проблему преемственности форматов электронных документов и валидности электронной подписи, у которой может закончиться срок действия. Также законом будут прописаны требования к хранению электронных документов.

Алексей Минаев подробно рассказал, какие меры предлагаются Минэкономики для решения этих вопросов. Законопроект уже внесен в Правительство и будет рассмотрен в течение 2 месяцев, а затем поступит в Государственную Думу.

Примеры внедрений

Мария Овечкина, старший менеджер отдела управления финансовых ресурсов ММК, поделилась кейсом внедрения системы управления электронным документооборотом и корпоративным контентом «Атач». До 2014 г. в компании использовалась IBM Lotus Notes. Когда система устарела, было принято решение о разработке современной системы управления документами собственными силами. Бизнесу необходимо было перевести весь документооборот в цифровой вид, чтобы ускорить работу предприятия.

В результате сегодня «Атач» выступает источником данных для автоматизации валютного контроля, претензионно-исковой работы, ведения реестра банковских гарантий и работы с аккредитивами. Обработка от 100 до 300 документов в день занимает до 2 часов. «Атач» интегрирован со всеми корпоративными системами, такими как «1С», Oracle, Active Directory. Создано единое информационное пространство со всеми 62 подразделениями группы компаний ММК.

В ближайших планах перевод в электронный вид кадрового документооборота и организация обмена и согласования документов с контрагентами и партнерами в одной системе.

Николай Лазарев, начальник центра компетенции «1С» Департамента информационных технологий Росводоканала, отметил, что компания работает на основании утвержденных государством тарифов, поэтому для нее основной способ увеличения прибыли — это снижение издержек. В ходе оптимизации было принято решение объединить бухгалтерскую и кадровую службы всех компаний группы воедино и автоматизировать их на базе «1С:Документооборот 8 КОРП».

Ландшафт проекта

Источник: Росводоканал, 2021

Уже созданы подсистема сканирования, подсистема хранения электронных документов, подсистема отчетности и подсистема маршрутизации заявок пользователей. В ближайших планах перевод учетного и кадрового документооборота в электронный формат, создание системы долговременного хранения документов, вывод в Объединенный центр обслуживания других бизнес-функций. Со временем решение должно трансформироваться в BPM-систему, с помощью которой будет осуществляться управление, анализ и оптимизация процессов на основе настроенных шаблонов.

«ВТБ Капитал является лидером на рынке международных инвестиционно-банковских услуг в России. С одной стороны, бизнес-модель компании позволяет обеспечить клиентов широким спектром продуктов, с другой стороны, заказчики ставят очень высокую планку требований к ИТ ландшафту», — говорит Алексей Зарьянов, исполнительный директор, руководитель развития ИТ «ВТБ Капитал».

Параллельно с бизнес-драйверами по сокращению времени вывода на рынок новых продуктов, снижению операционных рисов существуют правила игры, при котором системы и процессы компании должны соответствовать требованиям законодательства разных локаций. При этом подход к EDM-системам изменился, системы этого класса эволюционировали постепенно к гибридным системам, выполняющим функции, свойственные таким элементам, как CRM, MDM, ECM, BPM.

Изменился и подход к построению команд — для реализации поставленных задач были созданы кросс-функциональные команды. Андрей Постарнаков, директор, руководитель развития ИТ глобальных рынков «ВТБ Капитал», подробно рассказал об автоматизации процесса выпуска структурных облигаций. Использование EDM-системы позволило снизить риски и обеспечить масштабирование решения».

Дмитрий Михеев, ИТ-директор Biocodex, уверен, что сейчас лучшее время для перехода на электронный документооборот —после пандемии люди готовы к переменам. Он описал этапы перехода на ЭДО. Вначале можно получить КЭП для руководителя, заключить договор с оператором ЭДО и назначить ответственного за этот процесс. Затем, постепенно подключая все новые и новые функции, можно достичь уровня «Эксперт».

Этапы перехода на ЭДО

Источник: Biocodex, 2021

На этом этапе КЭП появится у всех сотрудников, рутинные операции будут роботизированы, компания будет работать с несколькими операторами. Дмитрий Михеев отметил, что обычно в первую очередь на электронный документооборот переводят закрывающие документы.

Екатерина Васильева, руководитель управления развития внутренних бизнес-сервисов «Мегаполис», отметила, что вместе с внедрением ЭДО меняются бизнес-процессы и отчеты, которые привык получать бизнес. «Электронный документооборот — это качественно другой уровень работы с информацией, — говорит она. — Информация появляется и хранится в цифровом виде. Это упрощает интеграцию систем. Однако надо продумать, как изменить бизнес-процесс, чтобы получить бизнес-выгоду».

Благодаря ЭДО можно настроить процесс отправки документов — выбрать время и адреса. Входящие и исходящие документы можно не проверять вручную — это происходит автоматически. Все розничные партнеры компании переведены на ЭДО — это обязательное условие работы с компанией. При этом ей пришлось настраивать взаимодействие со множеством операторов: с кем-то напрямую, а с кем-то посредством роуминга.

В результате появилась возможность быстрого мониторинга статуса документов, а значит, время их подписания сократилось в несколько раз. Проверка документов теперь тоже автоматизирована. Информация о том, кем и когда были подписаны входящие тоже фиксируется. Постепенно в компании внедряется роботизация процессов работы с документами.

Вадим Королев, руководитель проектов Управления автоматизации внутрибанковских процессов Департамента ИТ-развития банка «Открытие», рассказал о созданной в компании единой платформе управления документами и процессами. В ИТ-ландшафте банка было более 400 информационных систем, в том числе системы документооборота семи известных производителей, с которыми работали 22 000 пользователей.

Перед банком стояла задача сохранения исторических данных, а это около 20 Тб, сокращения затрат и масштабирования нового решения на другие функциональные сферы. В феврале 2019 г. банк занялся выбором системы, а уже в марте 2021 г. устаревшие СЭД были выведены из эксплуатации. Самым интересным Вадим Королев назвал процесс миграции данных: за 3 месяца удалось перенести около 10 Тб, и пользователи этого практически не заметили.

На сегодня в банке «Открытие» вместо семи одна СЭД. Существенно выросло количество бизнес-функций, где используется электронный документооборот. Появились мобильные пользователи решения. Критичные процессы благодаря роботизации реализуются в 4 раза быстрее.

В PepsiCo лидером цифровизации является HR-служба, говорит Ольга Волкова, руководитель направления HR-операций, трудовых отношений и HR-сервисов PepsiCo в России. При этом внедрение технологий заставило компанию пересмотреть бизнес-процессы. В результате сейчас в PepsiCo создана уникальная ИТ-экосистема в сфере управления персоналом. Все модули объединены BRM-системой Jira. Все заявки от сотрудников ходят по определенному маршруту: они согласовываются, утверждаются, а информация об их готовности автоматически отправляется заявителю.

Здесь же содержится электронная подпись, а в экосистему также внедрен удостоверяющий центр. На сегодняшний день 26 кадровых процессов происходят с использованием электронной подписи. С января 2021 г. электронные подписи выпускаются для всех сотрудников. Среднее время выпуска ЭЦП составляет 45 мин.