Итоги прошедшего года

По данным исследования, организованного Citrix совместно с Gartner, опыт массового перевода сотрудников на удаленную работу, оказался позитивным. В результате ¾ компаний намерены сделать удаленную работу в том или ином виде постоянной, рассказал Сергей Халяпин, главный инженер представительства Сitrix в России и странах СНГ. При этом у ИТ-подразделений забот прибавилось. 2/3 компаний расширяют использование облаков, 62% сокращают локальные инфраструктуры, а 42% ускоряют преобразования цифровых рабочих мест.

Проблемы, которые возникали в ходе перехода на удаленную работу, носили в основном психологический характер. Тем не менее, были и технические сложности, такие как конкуренция членов семьи и соседей за полосу пропускания и оборудование удаленного доступа, обеспечение безопасности. Да и облачные ресурсы оказались не безграничными. Для решения этих проблем использовались разные подходы: организация локального шлюза (VPN) и оптимизация каналов, расширение имеющихся сред терминальных серверов и VDI, интеграция имеющихся решений с публичными облаками, удаленный доступ к офисным ПК.

Облачный стек безопасности с Citrix Workspace

Источник: Citrix, 2021

Сергей Халяпин предложил использовать технологии Citrix для организации быстрой и простой доставки приложений как локально, так и из облаков. Кроме того, он напомнил о необходимости уделять внимание психологическому комфорту удаленных сотрудников. В частности, не забывать о важности общения, открытости и доверии между ними и руководством, здоровом образе жизни, в том числе и цифровом, и зримом эффекте от использования цифровых инструментов.

Ирина Волкова, региональный менеджер по маркетингу Poly, согласна, что принудительный переход на удаленную работу в период пандемии привел к тому, что люди привыкли работать, где угодно. Скорее всего, гибридная модель работы останется с нами навсегда. А значит, будут востребованы профессиональные домашние офисы. Для их организации недостаточно использовать самостоятельно оборудованные рабочие места или предоставить сотрудникам ноутбуки, а потом ожидать от них продуктивной работы. Необходимо обеспечить возможность использования в домашних офисах технологий корпоративного класса. В их числе профессиональные гарнитуры с поддержкой активного шумоподавления, камеры для видеоконференцсвязи HD-качества, спикерфоны.

В тоже время, полностью отказываться от офисной работы никто не собирается. Однако она будет трансформироваться в направлении объединения удаленных и офисных сотрудников в виртуальной среде. Следовательно, будут востребованы панели для видеоконференцсвязи с поддержкой оригинальных программных функций, например, Zoom и Microsoft Teams. При этом применение автоматизированных технологий голосового управления позволит ограничить прикосновения к экранам и поверхностям, а интеллектуальные функции отслеживания происходящего на совещании и в окружающем пространстве сделают видеоконференции максимально комфортными. Компания Poly предлагает полный спектр оборудования для решения всех этих задач.

Технологии для организации удаленной работы

Источник: Poly, 2021

«Сотрудники смогли наладить общение во время пандемии как внутри компании, так и за ее пределами, — отметил Григорий Иванов, основатель компании «Нейтроникс». — Они самостоятельно выбрали удобные и качественные, по их мнению, продукты. И почти все они оказались за ИТ-периметром компании». Сейчас не только компании-потребители ИТ-сервисов, но и их разработчики столкнулись с тем, что люди не готовы мириться с неудобными средствами коммуникации. А значит, в процессе трансформации бизнеса ИТ-директор должен предложить удобные, безопасные решения «на вырост». Речь идет о средствах коммуникации: мессенджерах, телефонии, видеоконференцсвязи, электронной почте.

По мнению Григория Иванова, крупные компании и госсектор должны использовать профильные решения технологических лидеров. При этом надо выбирать их так, чтобы не дублировать функционал. Для малого и среднего бизнеса уместнее брать один продукт с максимальным функционалом, но с небольшой «глубиной» каждой функции. Григорий Иванов считает, что среди российских решений лидерами являются мессенджер Express, телефония и почта CommuniGate Pro и видеоконференцсвязь Vinteo. Эти продукты интегрируются между собой. А искусственный интеллект позволяет не просто повысить безопасность и удобство, но и добавить новые функции и сценарии применения.

Переход на гибридный формат

Luxoft относится к числу компаний, которые собираются переходить на гибридный формат работы, рассказал Владимир Верещагин, управляющий директор Luxoft в России. В ней уже внедряется концепция Shared Desk. В 2020 г. был запущен дистанционный найм в крупных локациях, детально проработана организация работы в Shared Desk формате, пересмотрен подход к офисам — теперь это место для общения сотрудников, а не для постоянной работы, закончен переход на мобильное оборудование, ведется мониторинг настроения сотрудников, работающих из дома.

В планах на ближайшее время сегментация типов рабочих мест в IS с правильным workflow, выбор системы бронирования рабочих мест, организация индивидуальных локеров для сотрудников, продвижение концепции внутри компании и для кандидатов (Work from anywhere campaign) и масштабирование концепции во всех локациях.

По мнению Владимира Верещагина, формат Shared desk предоставляет больше возможностей для совместной работы и новых профессиональных связей: решения для совместного использования столов позволят бронировать несколько столов сразу для групп или команд. Офисное «игровое поле» выравнивается — благодаря единому пространству, общение между коллегами на разном уровне может стать более продуктивным. Рабочая культура и благополучие сотрудников улучшаются.

Shared Desk: сравнение типов рабочих мест

Источник: Luxoft, 2021

Владимир Верещагин уверен, что будущее — за совместно используемыми рабочими местами и Agile-офисами. Именно такой офис ожидают увидеть миллениалы, поколение Z и те, кто придут после них. Представление о том, что стол нужно бронировать каждое утро с помощью смартфона является естественным для сотрудников в возрасте около 20 лет.

Как организовать работу

Одна из основных сложностей при удаленной работе — правильно поставить задачу и сделать так, чтобы сотрудник выполнил ее в срок, отметила Анастасия Шкварина, продуктовый маркетолог «Мегаплан». Она предложила отказаться от устной постановки задач, а использовать для этого таск-менеджер, фиксируя дедлайны и назначая ответственных.

Очень важно также правильно сформулировать задачу и не приказывать, а постараться вовлечь сотрудника в процесс. Не стоит приглашать к решению задачи лишних людей — в этом случае этот процесс может превратиться в бесконечный диспут, лучше подключать сотрудников по мере необходимости. Очень важно устанавливать дедлайны. Часто гораздо эффективнее бывает созвониться, чем вести долгую переписку. И, конечно, все достигнутые договоренности надо фиксировать в системе «Мегаплан», которая в случае необходимости напомнит о них.

Елена Самойлова, директор по организационному менеджменту PepsiCo, рассказала, как компании удалось помочь сотрудникам в ситуации удаленности, стресса и неопределенности. В 2020 г. PepsiCo перевела на удаленную работу около 5 000 человек. Ей пришлось полностью пересмотреть стратегию вовлечения персонала.

Компания запустила социальную обучающую сеть, доступ к которой сотрудники могли получить с любого устройства. В этой сети размещались не только материалы для самостоятельного обучения, но и курсы от тренеров, на которые можно было подписаться. Фактически, все тренинговые программы были переведены в онлайн-формат. Кроме того, с помощью социальной сети сотрудники получили возможность не просто учиться, но и делиться своими знаниями.

В результате по итогам опроса 1500 сотрудников PepsiCo уровень вовлечения достиг самого высокого уровня за все время — 90%, а 97% респондентов отметили, что чувствуют важность и значимость своей работы.

Марина Михайлова, директор по персоналу Siemens Healthineers в регионе Россия и Центральная Азия, отметила, что несмотря на то, что у сотрудников компании уже был опыт дистанционной работы, ситуация прошлого года для многих из них стала стрессовой. Компания изучила опыт дистанционной работы для применения в будущем и выяснила, что сотрудники готовы работать дистанционно не менее 65% времени.

Оценка опыта дистанционной работы

Источник: Siemens Healthineers, 2021

Однако для того, чтобы избежать «выгорания», надо соблюдать несколько правил. Во-первых, выбирать место работы (удаленно или в офисе) в зависимости от задачи. Во-вторых, в ходе онлайн-встреч обязательно включать камеру. В-третьих, компания должна дать возможность сотрудникам удаленно работать из любого места, то есть обеспечить необходимый уровень доступа и безопасности.

Ярослав Кабаков, директор по стратегии ИК «ФИНАМ», отметил, что цифровые технологии существенно меняют финансовую отрасль. Брокерский бизнес изначально был сильно цифровизированным, однако в прошлом году, когда число заказчиков существенно выросло, пришлось уделять довольно много внимания созданию новых ИТ-продуктов. В ИК «ФИНАМ» этим занимается около 25 команд разработчиков. Режим работы каждой команды определяет ее руководитель. В компании используется микросервисный подход и Agile. Для выявления потребностей заказчиков используется искусственный интеллект.

В прошлом году на корпоративном портале компании несколько раз проводился опрос, как чувствуют себя сотрудники на удаленке. Большинство из них оценили этот опыт положительно. Тем не менее, по мнению Ярослава Кабакова, надо продолжать мониторинг состояния сотрудников, потому что последствия перехода на удаленку могут еще проявиться.

По словам Ольги Маховой, директора по инновациям и управлению данными Росбанка, банк планирует сохранить гибридный формат работы для сотрудников. Это позволит существенно — до 50% — сократить офисное пространство. И одновременно, потребует постоянного сбора обратной связи и адаптации к новым потребностям сотрудников. Перевод на удаленную работу стал полноценным инновационным проектом банка.

Проект перехода на удаленную работу

Источник: Росбанк, 2021

В текущем году банк планирует сосредоточиться на перестройке офисного пространства и изменении инфраструктуры, внедрении нового оборудования и средств удаленной работы, оптимальном распределении ресурсов. Ольга Махова подчеркнула, что при реализации проекта было выбрано два KPI — внедряемые технические решения должны принести ощутимый бизнес-эффект, а изменения должны быть понятны и положительно восприняты сотрудниками.

Артем Забава, ИТ-бизнес-партнер департамента развития технологий банковских процессов ИТ-дирекции Московского кредитного банка, подчеркнул, что удаленная работа не привела к падению эффективности сотрудников. По его словам, некоторые до сих пор считают, что качество работы напрямую зависит от того, может ли руководитель непосредственно контролировать исполнителя. Однако опыт показал, что это не так. Более того, эффективность работы сотрудников выросла, потому что они получили возможность распоряжаться своим рабочим временем так, чтобы совмещать личные и профессиональные цели. Более того, компании получили возможность привлекать на работу лучших специалистов из любых регионов страны.

Галина Богатова, директор Центра цифровых HR-технологий «Гринатом», рассказала о продуктах, которые в настоящее время разрабатывает компания. Это система развития кадрового потенциала «Рекорд», в состав которой входят модули управления эффективностью деятельности, обучения, управления карьерой и преемственностью, подбора персонала. Еще одно решение — личный кабинет сотрудника, удобный сервис для автоматизации процессов согласования заявок по персоналу (прием, перевод, изменение оплаты и др.), отпусков и командировок с возможностью оперативной выгрузки всей информации о работниках на одном ресурсе.

И третий продукт — Росатом HCM, комплексное решение для управления персоналом крупных компаний, которое разработано с использованием технологий: SaaS-решения, визуализация данных с использованием дашбордов, анализ больших данных и предиктивная аналитика, роботизация HR-процессов, искусственный интеллект, голосовые и чат-боты.

Ирина Ткачева, начальник управления сопровождения командировок СИБУР, и Мария Солодарь, менеджер по общекорпоративным сервисам и органам управления СИБУР, рассказали о том, как в компании организован процесс электронного оформления командировок. В холдинге существует собственный Travel-центр, который отвечает за организацию командировок 22 000 сотрудников, которые отправляются в рабочие поездки как по России, так и за ее пределы. В 2019 г. работники СИБУР были в командировках 50 000 раз. Поэтому оптимизация этого процесса очень важна.

Мария Солодарь подробно рассказала о ходе автоматизации этого процесса. По мере внедрения решения процесс оформления командировки все больше автоматизировался, что уже в 2018 г. позволило сэкономить 15 000 часов рабочего времени командированных сотрудников. Кроме того, благодаря роботизации оформления авансовых отчетов и автоматического начисления суточных в год экономится еще 25 000 рабочих часов. В 2019 г. благодаря интеграции в части передачи профилей сотрудников в систему бронирования удалось высвободить еще 5 500 часов в год. И, наконец, в 2020 г. 6 000 часов экономии в год дал реинжиниринг процесса, отказ от ручной авторизации услуг с отклонениями от политики.