Байжан Канафин: Мобильный Documentolog будет проще и «умнее» стационарного

О том, какими будут системы электронного документооборота будущего, рассказал Байджан Канафин, генеральный директор Documentolog.

CNews: Каких изменений на рынке автоматизации документооборота можно ждать в ближайшие годы?

Байжан Канафин: Самое главное и очевидное – переход на ЭДО станет комфортнее для клиента. Речь идет, в первую очередь, о более быстром развертывании систем. Для этого поставщики будут предлагать и более удобные коробочные решения, и возможность выбора только нужных заказчику услуг. Как следствие – СЭД станут «подстраиваться» под специфику заказчика: размеры, бизнес-модель и пр.

Второе – голосовые ассистенты и предварительный анализ документов. Это та помощь бизнесу, которая во многом избавляет от рутинных операций и может стать одним из основных факторов в пользу электронных документов. В случае с бумажными документами, их мало просто создать, доставить и оплатить все эти процессы. Нужны руки, которые будут их перепроверять, сортировать и архивировать. СЭД сможет проводить эту первичную обработку самостоятельно.

Системы автоматизации процессов будут помогать еще и улучшать процессы клиентов: с помощью искусственного интеллекта и анализа больших данных можно будет определять, например, какой отдел компании затягивает подписание документов, какой перегружен, где требуются новые сотрудники и так далее.

CNews: Какие новые требования к СЭД появятся у клиентов?

Байжан Канафин: Основное требование напрямую связано с изменениями, о которых шла речь выше. Клиент хочет не просто получить работающую систему, но получить ее быстрее и без ущерба основным бизнес-процессам компании. И если крупные заказчики еще какое-то время будут готовы тратить несколько месяцев на внедрение СЭД, то небольшие компании станут более требовательными.

Кроме того, система должна закрывать все основные потребности клиента – устанавливать несколько громоздких программ мало кто готов. Не менее важна, на мой взгляд, мобильность. К 2022 году 81% всего интернет-трафика в мире будет идти через беспроводные гаджеты (смартфоны, планшеты, умные часы и другие устройства), а на каждого человека на планете будет приходиться 3,6 устройств, подключенных к сети (в целом 28,5 млрд), прогнозируют в Cisco.

Эти данные показывают, насколько важно не привязывать бизнес-процессы к стационарному рабочему месту. Для этого рынку нужно больше удобных решений для удаленной работы, не менее функциональных, чем программы на ПК. Поэтому на будущее мы поставили перед собой задачу сделать мобильный Documentolog даже проще и «умнее», чем стационарный: мы регулярно дорабатываем наше мобильное приложение, и сейчас менеджмент наших клиентов уверенно может удаленно управлять большей частью процессов.

CNews: Какие решения вы предлагаете российскому рынку?

Байжан Канафин: Мы предлагаем основную флагманскую версию нашей системы Documentolog и ее облегченную версию для малого бизнеса Doculite. Обе системы работают по модели SaaS и сконструированы по нашей собственной методологии, которая является результатом анализа многолетней работы с казахстанскими компаниями разного масштаба и рода деятельности.

Разница в том, что Documentolog – базовое решение, состоящее из нескольких модулей: «Общий документооборот», «Кадровый документооборот», «Заседание коллегиальных органов», «Управление ВНД», «Архив», «Оценка персонала». Заказчик может выбрать нужные ему функции, не переплачивая за остальные. Мы разработали собственную методологию внедрения системы Documentolog Project Implementation, благодаря чему весь процесс занимает около месяца, а после внедрения обеспечивается максимально оперативное сопровождение клиента. При этом время принятия управленческих решений может сократиться до 40%, а расход бумаги – до 90%.

Doculite – система, предназначенная для компаний с численностью менее 50 сотрудников. Она не требует отдельного внедрения и установки: достаточно зарегистрироваться в системе на сайте и начать работу. Мы проанализировали работу наших клиентов – представителей малого бизнеса, выявили самые часто используемые функции и добавили их в Doculite. Таким образом, она отвечает всем наиболее распространенным потребностям бизнеса, но при этом не перегружена и остается одной из самых удобных в использовании на рынке. Ее основная задача – организация обмена неструктурированными документами и заключение договоров. Понимая, что для многих компаний переход на ЭДО – это сложный и затратный процесс, мы сделали работу в системе бесплатной, а клиент доплачивает только за дополнительное место в облаке, если ему нужно свыше 200 мБ в месяц.