Рынок будет меняться

«Рынку систем автоматизации документооборота уже больше 25 лет, однако, бумага до сих пор остается основным носителем и хранителем информации, практически на каждом рабочем месте имеются принтеры и сканеры», – начал свое выступление Байжан Канафин, генеральный директор Documentolog. По его мнению, в ближайшие 3 года рынок ждут фундаментальные изменения.

Заказчики будут требовать очевидного, обоснованного, исчисляемого эффекта от использования СЭД и сокращения времени внедрения решений до максимум 2 недель. Они должны быть простыми и удобными для пользователей, в том числе и работающих с помощью мобильных устройств, и при этом абсолютно безопасными. Приоритет будет отдаваться комплексным решениям, в состав которых кроме традиционных систем управления документами будут входить BPM-система, офисный редактор, а рутинные операции будут роботизированы. Такие решения должны быть интегрируемы как с внутренними системами заказчика, так и с системами его партнеров. И конечно, СЭД будущего должны не просто автоматизировать, но и улучшать работу бизнеса путем использования механизмов искусственного интеллекта, распознавания документов, анализа поведенческой модели пользователей, поиска неоптимальных процессов или наименее эффективных сотрудников и т.д.

Байжан Канафин предложил участникам конференции обратить внимание на решение компании Documentolog. Оно успешно внедряется в Казахстане. При этом его разработчики тщательно изучили особенности российского рынка СЭД и готовы дать возможность отечественным компаниям протестировать его как SaaS, так и on-premise версии.

«До сих пор есть компании, которые не запустили электронный документооборот с внешними контрагентами», – продолжил Андрей Якимишин, руководитель отдела продаж Edisoft. Для этого есть несколько причин: это и множество собственных юрлиц и филиалов, каждый из которых работает на собственном решении, и большое число контрагентов, пользующихся услугами различных ЭДО-операторов.

Часто бывает, что контрагенты просто отказываются переходить на ЭДО. Кроме того, существует проблема роуминга между операторами ЭДО, на решение которой нужно не только время, но и дополнительные деньги. Это очень существенно с учетом того, что переход на ЭДО даже внутри одной крупной компании может затянуться на полтора года.

Андрей Якимишин предложил решить эти проблемы путем использования интеграционной шины. В этом случае пользователи могут продолжить работать в привычном интерфейсе уже имеющейся у них информационной системы, ее подключение к шине потребует минимума доработок, а для связи с операторами не надо использовать множество коннекторов.

Организация ЭДО при помощи интеграционной шины

ЭДО в банках

Цифровизация бизнеса состоит из автоматизации внутренних бизнес-процессов компании и ее взаимодействия с внешним миром, считает Денис Ананьев, руководитель проектов дивизиона «Цифровой корпоративный банк» Сбербанка. Для реализации первого направления в Сбербанке уже существует более 30 облачных сервисов для бизнеса в таких направлениях как маркетинг и продажи, финансы и отчетность, HR, закупки и управление запасами, безопасность и т.д., которыми можно воспользоваться в личном кабинете «Сбербанк Бизнес Онлайн».

Недавно в компании решили интегрировать в интернет-банк сервис ЭДО с контрагентами. На данный момент клиенты Сбербанка могут бесплатно получить электронную цифровую подпись (ЭЦП), пользоваться услугами оператора ЭДО и хранить электронные документы на выделенных банком мощностях. Как правило, на первом этапе ЭДО используется при взаимодействии с самим банком, а затем, оценив удобство сервиса, клиенты начинают вовлекать в этот процесс своих партнеров. «Таким образом, ЭДО становится драйвером роста числа клиентов банка», – говорит Денис Ананьев.

E2E процесс бизнес-взаимодействия

Источник: Сбербанк, 2019

Факторинг – это предоставление финансирования поставщику в связи с отсрочкой платежа со стороны заказчика. «В этом случае очень важна скорость принятия решения, а значит ЭДО просто необходим», – говорит Дмитрий Сивуха, руководитель направления ЭДО «Сбербанк Факторинг».

Схема работы по факторингу

«Сбербанк Факторинг» пошел по пути проактивного предоставления услуг. Все необходимые данные поступают от оператора ЭДО, после чего поставщику предлагаются уже готовые документы для подписания договора. Благодаря этому время получения финансировании сократилось до 1 часа.

ЭДО в ритейле

Инициаторами внедрения ЭДО в ритейле стали торговые сети. Сегодня «Ферреро Руссия» работает в электронном виде с 98% покупателей, сообщила Оксана Одинцова, руководитель отдела кредитного контроля, мастер данных и инвойсинга по странам СНГ «Ферреро Руссия». Она поделилась конкретными показателями эффективности такого подхода. Это сокращение затрат на архивное хранение (около 400 коробов с документами в год), пересылку документов (около ₽3 млн в год), бумагу и ресурсы для печати (около 500 000 листов бумаги в год), а также возможность получения точных и своевременных данных по реализации и снижение уровня просроченного долга.

Сейчас все документы в компании (заказ, уведомление об отгрузке, уведомление о приеме и т.д.) пересылаются в электронном виде. В бумажном виде формируется и выдается на руки водителю только товарно-транспортная накладная. В уведомлении о приеме указано реально полученное количество товара. На его основании делаются все необходимые документы. Раньше корректность даты на документах и легитимность ЭЦП проверялись вручную. Потом эта задача была передана BI-системе.

Валерия Шепшелева, руководитель группы по учету дебиторской задолженности Nissan, рассказала, что ее компания использует ЭДО с 2014 года. К системе подключены все дилеры в России. Средний срок подписания бумажных документов составлял от двух недель до месяца, а электронных документов – несколько минут, привела пример Валерия Шепшелева.

Недавно компания решила перейти на электронный обмен документами со всеми дилерами в Казахстане и Белоруссии. Выбрали несколько компаний, обсудили с ними все нюансы, подключили к проекту юристов. Дилеры сделали соответствующие запросы в налоговые органы своих государств, а Nissan отправил запрос в банк в части валютного контроля. Затем началось техническое тестирование между SAP FBT и Diadoc.

К настоящему времени к ЭДО подключено 4 дилера в Казахстане. В Белоруссии реализация проекта пока тормозится из-за законодательных проблем с ЭЦП. Валерия Шепелева рассказала, что на первом этапе приходилось вручную проверять УПД – не исправил ли в нем что-то дилер. После внедрения шаблонов такая необходимость исчезла – теперь после подписания дилером готовые документы загружаются в папку Connector и автоматически отправляются по назначению.

Денис Панин, руководитель отдела закупок в России и СНГ Estee Lauder рассказал о создании «умного» хранилища документов в компании. Около 30% документооборота Estee Lauder составляют договоры, 40% – дополнительные соглашения, 10% – письма и заявки и 10% – прочие документы. Пользователями хранилища должны были стать сотрудники подразделений, расположенных в России, Украине и Казахстане.

Изначально компания планировала привлекать к реализации проекта внешних партнеров, но это оказалось долго и очень дорого. Была идея доработать уже имеющеюся платформу собственными силами, но это оказалось невозможно. В результате Estee Lauder пошла по пути внедрения готового решения и подключения облачных сервисов. Сейчас проект находится на этапе интеграции платформы с модулем сканирования и распознавания от ABBYY.

В результате компания получила возможность поиска в архиве по заданным критериям, масштабирования с доступом из новых мест, в том числе и для сторонних партнеров, переноса ранее отсканированных документов и наполнения новыми распознанными образами, прошедшими автоматическую категоризацию.

ЭДО в строительстве

Дмитрий Цыганков, директор по ИТ «А101», рассказал о том, как девелоперу удалось удвоить объем продаж, но при этом не увеличить число сотрудников бухгалтерии. Компания не занимается строительством собственными силами, а привлекает для этого подрядчиков. Каждый дом – это около 400 документов, и на сегодняшний день все они формируются в ЭДО.

На первом этапе в ходе анализа документооборота выяснилось, что доставка документов занимает 1-3 дня, при их оформлении возникает много мелких и ошибок: номера отчетных периодов, копейки в округлении и т.д., поэтому 4/5 доставляются повторно. Большое внимание уделялось выбору системы, а именно ее удобству для пользователей. В результате сегодня в «А101» создано решение, чей интерфейс очень похож на «1С» – это оптимальное решение для бухгалтеров, которые привыкли к работе с ним. 95% входящих документов поступает через ЭДО, а их согласование происходит в 1,5 раза быстрее, чем раньше.

Постепенно к продукту «А101» стали подключаться и подрядчики: они поняли, что им это выгодно. Тем более, что девелопер делегировал им возможность заполнения документов. «Корпорации тоже могут создавать свои платформы», – завершил свое выступление Дмитрий Цыганков.

ЭДО в промышленности

Антон Омигов, менеджер группы «Документооборот» отдела корпоративных разработок «ММК-Информсервис» рассказал об опыте разработки собственной системы электронного документооборота в компании. «Основной задачей было сделать так, чтобы работники пользовались системой не по принуждению, а потому, что это удобно», – говорит он.

В ММК уже использовалось решение на платформе IBM Lotus Domino/Notes, однако система морально устарела, не имела мобильной и веб-версии. В 2014 году компания перешла на новую версию, однако она работала очень медленно и была неудобна в использовании. После рассмотрения имеющихся на рынке предложений было принято решение о разработке собственного продукта. В результате в компании была создана система, обладающая всем необходимым функционалом, но при этом простая и удобная в использовании. Например, из интерфейса исчезли лишние элементы, просмотр документа и действия с ним были реализованы на одном экране, было реализовано предиктивное определение исполнителя, а такие функции как выдача поручения, смена исполнителя, ввод резолюции, смена срока, согласование и подписание документа теперь выполняются в один клик.