Алексей Трефилов: Сегодня компании думают о бизнес-процессах и цифровой трансформации

О том, как BPM-системам удалось завоевать рынок и что необходимо для того, чтобы проект внедрения процессного управления был успешным, участникам конференции рассказал Алексей Трефилов, директор компании ELMA.

CNews: Интерес российских заказчиков к BPM растет. С чем, по вашему мнению, это связано?

Алексей Трефилов: Это связано с тем, что бизнес взрослеет. Если раньше компаниям нужен был документооборот, в лучшем случае автоматизация бизнеса, то сегодня они думают о бизнес-процессах и цифровой трансформации. Это качественно новое понимание развития.

Признаки взросления заметны: сейчас в сети стали появляться полезные ресурсы и материалы, конференции по теме трансформации. Опубликовано много историй успеха и реальных кейсов внедрений. Если раньше приходилось постоянно объяснять клиентам, чем мы занимаемся, то теперь сложно встретить собеседника, который про BPM никогда не слышал.

Еще один фактор, влияющий на рост интереса – это сам рынок. Конкуренция постоянно подгоняет, призывая компании работать эффективнее. Появляются новые продукты с мощными клиентскими сервисами, это сильно меняет ситуацию на рынке. В таких условиях компания или улучшает свои процессы, развивая собственный сервис, становясь конкурентоспособной, или просто исчезает со сцены.

CNews: Компании каких отраслей/масштабов бизнеса являются основными заказчиками BPM, из вашего опыта?

Алексей Трефилов: В принципе, драйверами BPMS всегда были финансовые организации. Интерес со стороны банков и других финансовых организаций по-прежнему сильный. Однако, в последнее время какое-то выделение отраслей-лидеров слабеет. Все компании становятся более «цифровыми» и требовательными к ИТ-сервисам. Вслед за лидерами автоматизации внедрять ИТ-решения стали компании, которые в силу своего размера или специфики отрасли мало интересовались этими инструментами.

По масштабам ситуация неоднозначная. BPMS используют и компании размера Enterprise и совсем мелкие организации с штатом в десять человек. Все зависит от зрелости культуры. Но до сих пор BPMS особенно полезны в компаниях, в которых потенциально есть риск потери информации на стыках подразделений. Однажды мы внедряли BPM в двух очень похожих компаниях из одной отрасли. В одной организации все сотрудники сидели в большом Open Space офисе, хорошо знали друг друга и постоянно общались. А в другой сотрудники не просто сидели в разных кабинетах, но были разнесены на несколько офисов, слабо общались и плохо знали друг друга. В первом случае внедрение BPM-системы виделось сотрудниками, как непонятная бюрократия: еще вчера они просто ходили друг к другу и очно решали вопрос. Во второй же компании BPM-система позволила победить разрыв между сотрудниками: как фактическое расстояние между офисами, так и дистанцию, вызванную тем, что сотрудники плохо знали друг друга.

Если в целом говорить про сегодняшний день, то мы в основном работаем со средними и крупными клиентами, Enterprise-сегментом. При этом у ELMA BPM много потребителей и среди небольших компаний, многие из которых пользуются нашей бесплатной BPM-системой ELMA Community Edition.

CNews: Как обеспечить эффективность внедрения BPM?

Алексей Трефилов: С первых шагов необходимо погрузиться в технологию BPM, понять ее суть. Внедрение BPM - это не про автоматизацию «в лоб». Это про качественные изменения и постоянное развитие. К этому необходимо подготовить весь коллектив и будущих пользователей.

Второе: необходимо получить поддержку руководства, обеспечить его вовлечение в проект. Топ-менеджмент должен осознавать, что внедрение BPM имеет стратегическое значение, и максимально мотивировать команду на изменения, продвигать проект внутри компании.

Третье: выбрать качественный продукт. Причем, выбирать по функциональности не имеет смысла: все BPM-решения умеют одно и то же. Следует обращать внимание на команду продукта, на опыт, кейсы, предоставляемый сервис.

Четвертое: определиться с объемом работ (scope) первого пилотного проекта. Пилотный проект не должен быть необъятным и обязательно должен иметь конкретный итог, решение конкретной задачи. То есть это не автоматизация не важного процесса, который “не жалко”, проект должен иметь ощутимый измеримый результат.

И, последнее, необходимо постоянно работать с командой внедрения. Фиксировать все изменения, анализировать, проактивно изменять процессы, проверять гипотезы - в этом смысл трансформации.