Меджитов Тимур, Руководитель направления по работе с органами власти компании DIRECTUM
Cnews: Как вы оцениваете влияние курса на внедрение электронных государственных услуг и повышение эффективности госуправления на развитие рынка СЭД?
Меджитов Тимур: Стоит отметить, что под термином СЭД могут пониматься разные по функциональности и технологическим возможностям продукты. Если учитывать только СЭД, которые представляют собой узкие решения по ведению электронного делопроизводства (регистрация документов, формирование поручений, контроль исполнения), то влияние перехода на предоставление государственных и муниципальных услуг в электронном виде на этот рынок незначительно. Если же рассматривать корпоративные системы класса ECM (Enterprise Content Management), то влияние видится значительным, так как такие системы могут играть серьезную роль в составе инфраструктуры Электронного Правительства для предоставления госуслуг в электронном виде. Именно эти системы берут на себя роль Системы исполнения регламентов госуслуг и позволяют выстраивать четкий и прозрачный процесс предоставления услуг в электронном виде, обеспечивающий взаимодействие госслужащих, электронное перемещение заявки на предоставление услуги, сквозной учет всех заявок в ведомстве или регионе, либо заявок по выделенному стеку услуг.
В этом случае система класса ECM обеспечивает электронную работу значительного числа госслужащих, участвующих в предоставлении госуслуг ведомством или в целом всем регионом. А использование такого комплексного решения диктует требования к системе по производительности, безопасности работы, удобству адаптации и настройки под конкретные административные регламенты.
Cnews: Насколько сложно внедрить СЭД в отдельно взятом среднестатистическом государственном учреждении федерального или регионального уровня? Будет ли его достаточно для решения если не всех, то хотя бы большинства задач?
Меджитов Тимур: Качественное внедрение СЭД зависит не только от технических возможностей внедряемого продукта, но и от технической подготовленности ведомства, а также его готовности решать значительное количество организационных вопросов совместно с исполнителем. То есть значительную роль играет готовность самого ведомства к серьезному проекту.
Основополагающим техническим фактором является наличие сетевой инфраструктуры, серверов и общесистемного программного обеспечения, либо готовность организовать их закупку в ходе реализации проекта. Из организационных вопросов в качестве ключевых можно назвать активное участие заказчика в проекте внедрения, а также желание руководителей ведомства перейти самим и перевести всех своих сотрудников на новый уровень работы с документами, когда бумага остается только там, где по законодательству от нее отказаться невозможно.
При качественной поддержке руководителей, технической готовности ведомства к проекту, а также достаточных технических возможностях СЭД, результат проекта по ее внедрению вполне предсказуем, а риски, возникающие в ходе проекта, благополучно преодолеваются.
Если говорить о задачах, связанных с регистрацией документа, то большинство продуктов, представленных на рынке, вполне успешно их решают. Если же говорить о большем, например, реализации полного жизненного цикла работы с электронным документом, начиная от его создания и заканчивая передачей в архив; создании прикладных систем по задачам, близким к СЭД (интернет-приемная, управление показателями эффективности, законотворческая деятельность, учет награждений и др.); интеграции СЭД с другими прикладными решениями, работающими в ведомстве; настройке прозрачных процессов движения информации (в частности реализация регламентов предоставления госуслуг в электронном виде), - то требования к внедряемому продукту будут значительно серьезнее. На такой комплекс задач ориентированы системы класса ECM, которые включают в себя СЭД, как одну из составляющих.
Cnews: Возможно ли создать и, главное, будет ли работать универсальная СЭД для всех типов государственных органов?
Меджитов Тимур: Несмотря на наличие документов, четко регламентирующих порядок работы, цели и задачи любого органа власти, качество его работы и эффективность в значительной степени зависят от руководителя. Как следствие структура управления организацией, способы коммуникаций и принятия решений выстраиваются руководителем «под себя».
Разница в способах управления организацией накладывает и требования к СЭД, которую эта организация внедряет, использует или планирует внедрять. Соответственно СЭД как минимум должна уметь адаптироваться к разным вариантам работы, то есть предполагать широкий уровень настроек, либо, что еще лучше, иметь возможность вносить модификации на уровне прикладных задач.
Другими словами, единая универсальная СЭД для всех типов органов власти выглядит скорее утопией, нежели реальностью. С другой стороны, создание единой платформы, которая позволяет вносить изменения и настраивать решения под задачи конкретного госоргана, вполне реально. Именно по такому пути и пошла большая часть игроков на рынке СЭД. В таких проектах за основу берется базовая платформа, поставляемая вендором, а интегратор, который непосредственно осуществляет процесс внедрения у заказчика, настраивает решения под нужны и принципы работы конкретного заказчика.
Cnews: Какие рекомендации, исходя из опыта вашей компании, вы могли бы дать госведомствам в связи с переходом на СЭД?
Меджитов Тимур: В качестве первого шага стоит порекомендовать сформулировать задачи, которые предполагается решить с помощью СЭД. Далее спрогнозировать, какие еще задачи, близкие по тематике, могут возникнуть в течение ближайших 3-5 лет. После этого проанализировать рынок ведущих производителей СЭД и выбрать наиболее подходящие решения (вероятнее всего это будут наиболее функциональные и перспективные системы). Далее проанализировать опыт работы данных решений в госсекторе и, по возможности, организовать референс-визит для изучения опыта и задач, которые уже решены на базе конкретного продукта. По итогам проведенной работы, можно будет обосновано формулировать требования к программным продуктам для организации закупок.
Также стоит провести анализ нормативно-правовой базы в органе власти, который собирается реализовать проект и сформулировать задачу либо по актуализации нормативных актов, обеспечивающих функционирование СЭД, либо по созданию ее «с нуля».
Отдельно стоит обратить внимание на формирование требований к поставщикам услуг по внедрению. Именно от качества организации проекта и опыта исполнителя по данным работам будет в значительной степени зависеть результат и удовлетворенность заказчика. Знакомство с потенциальными поставщиками также желательно проводить не только на базе стандартных презентаций-знакомств, но и на основе обсуждения реальных выполненных ими работ в госсекторе.