Взгляд на рынок СЭД со стороны
Андрей Федотов, CIO General Motors Россия и СНГ, представил точку зрения клиента на рынок СЭД. Он обратил внимание собравшихся, что само определение ECM (по версии AIIM) за последние пять лет претерпело существенное изменение. Если в 2006 г. упор делался на технологии, то сейчас "ECM - это стратегии, методы и средства для сбора, управления, хранения и доставки информации и документов, относящихся к процессам организации".
Далее г-н Федотов рассмотрел факторы влияния на решение о внедрении ECM. Если раньше клиенты отдавали приоритет снижению затрат и повышению эффективности, то к 2010 г. ситуация изменилась. Главенствующими стали факторы, связанные со снижением рисков — соответствие стандартам и регулирующим требованиям, обеспечение непрерывности бизнеса и др.
В качестве платформы для своей системы документооборота GM в России использует SharePoint. Архитектура информационной системы GM постепенно изменялась по мере развития платформы SharePoint. Ранее для реализации каждого функционального блока использовались продукты от разных вендоров. В новой архитектуре более 80% функций передано SharePoint.
Станислав Чудов, начальник службы автоматизации хозяйственной деятельности СО ЕЭС, продолжил тему и рассказал об особенностях внедрения СЭД в крупных организациях.
Обычно СЭД внедряют постепенно, по подразделениям, бизнес-процессам или по отдельным видам документов. Но такой подход несет определенные риски, поскольку приходится поддерживать параллельную работу нескольких систем и порой дважды вносить одни и те же данные.
"Единовременный переход к СЭД — это сложно и дорого, но именно такой подход к внедрению дает результат. И через пару месяцев люди уже забывают, что бумага была", - резюмировал г-н Чудов.
По его мнению, основанному на собственном опыте, в команде внедренцев обязательно должны быть люди с учеными степенями. Ведь проектная документация, это все, что вы получаете в результате внедрения. А люди, имеющие опыт научной работы более грамотно и ответственно подходят к разработке документации.
Конечно, следует ожидать недовольства и сопротивления нововведениям, это неизбежно. Поэтому в организации нужно создать "точки отказа от бумаги" – чтобы ни при каких обстоятельствах не было возможности использовать в бизнес-процессе бумажный документ.
В жизни всегда присутствует компромисс между "как нужно" и "как удобно". При бумажном документообороте есть сложившиеся отношения и порой коробка конфет решает дело. При работе в автоматизированной системе остается только "как нужно".
Что такое EDI?
Максимилиан Мусселиус, исполнительный директор некоммерческого партнерства ECR-Russia, которое объединяет 55 компаний из сектора ритейл и FMCG с совокупным оборотом в 62 млрд долл., рассказал о деятельности своей организации по продвижению технологий EDI в отрасли.
EDI (англ. Electronic data interchange — электронный обмен данными) — серия стандартов и конвенций по передаче структурированной цифровой информации между организациями, основанная на регламентации форматов передаваемых сообщений. Основная задача EDI — стандартизовать обмен транзакционной цифровой информацией, обеспечить возможности программного взаимодействия компьютерных систем различных сегментов, организаций, предприятий.
Технология EDI способствует вытеснению бумажных документов из бизнес-транзакций. Это относится в первую очередь к так называемой "первичке" - счетам, накладным, заказам. Внедрение электронных технологий в этой сфере может значительно облегчить труд 3,5 млн. российских бухгалтеров, которые во многом заняты переносом данных из бумажных документов в информационные системы.
Основным препятствием на пути технологий EDI является консервативность законодательства в этой сфере. Сейчас, когда сдача налоговой отчетности в электронной форме стала уже обычным делом, все бизнес-сообщество с нетерпением ожидает введения электронных счетов-фактур. "Мы находимся только на пороге перемен", - сказал г-н Мисселиус.
Презентации участников конференции
