Конференция CNews «Электронный документооборот и управление контентом 2024» показала, что в деле электронного документооборота ставить точку придется еще очень нескоро. С одной стороны, есть успешные внедрения. Некоторые государственные органы смогли полностью отказаться от бумаги, а банки — даже сэкономить миллион долларов. С другой стороны, на практике технические решения выглядят далеко не так красиво, как в презентациях. Что с этим делать — решали на сцене и в кулуарах.
Мария Ушанова: У организаций появилась возможность оформлять электронные доверенности
Недавно у компаний появилась возможность оформить машиночитаемую электронную доверенность. О том, зачем она нужна, как ее создать и использовать, можно ли ее отозвать, рассказала Мария Ушанова, начальник управления проектирования и разработки систем электронного документооборота ГНИВЦ.
CNews: Что такое машиночитаемая доверенность?
Мария Ушанова: Машиночитаемая доверенность (МЧД) — это электронная доверенность, которая позволяет подписывать электронные документы от имени организации. Она формируется в виде файла в формате XML с определенной структурой.
CNews: Какие возможности дает ее использование?
Мария Ушанова: Использование МЧД открывает множество возможностей. Во-первых, это автоматизированная проверка переданных полномочий. Если полномочия в МЧД выбраны из специального справочника, то при подписании документа на основании МЧД возможно сравнение элементов документа с МЧД.
Во-вторых, удобство и экономия при хранении и обработке большого количества доверенностей. В случае активной деятельности и большого числа контрагентов, которые хранят доверенности в различных информационных системах, распределенный реестр ФНС России предоставляет единую точку доступа для получения информации о доверенностях и их статусе.
В-третьих, доступ к актуальным сведениям о МЧД. Распределенный реестр ФНС объединяет информационные системы организаций и позволяет получать данные о МЧД, размещенных другими участниками. Кроме того, к распределенному реестру ФНС подключена нотариальная палата, что позволяет пользователям размещать нотариально заверенные доверенности в реестре. Участники распределенного реестра — это крупные удостоверяющие центры, операторы электронного документооборота и органы исполнительной власти. Это позволяет пользователям создавать и загружать МЧД в реестр или использовать сервис на сайте ФНС России.
CNews: Как начать использовать машиночитаемую доверенность?
Мария Ушанова: Чтобы воспользоваться услугами распределенного реестра ФНС России для хранения МЧД, надо совершить несколько шагов. Договориться с контрагентом о хранении МЧД в реестре, а не прикладывать их к документам. Выбрать оператора узла, через которого будут размещаться МЧД. Можно использовать сервис на сайте ФНС России. Создать и подписать МЧД подписью генерального директора с использованием программных продуктов.
Потом можно разместить МЧД в распределенном реестре. Указать информацию о доверенности в электронных документах или передать ее контрагенту другим способом, например, в мессенджере. При необходимости всегда можно отменить доверенность.
Все загруженные в распределенный реестр ФНС России доверенности и их подписи проверяются автоматически. Если контрагент передал МЧД напрямую, можно воспользоваться сервисом проверки подписи на сайте ФНС России.