Как перейти на КЭДО

Главными трендами 2023 г. в области управления персоналом являются расширение дистанционного или гибридного форматов работы, автоматизация HR-процессов и переход на кадровый электронный документооборот (КЭДО), начала свое выступление Зульфия Юпашевская, замдиректора департамента по кадровым вопросам Unicorn Outsourcing — компании, оказывающей услуги аутсорсинга по самым разным направлениям.

65% компаний уже автоматизируют те или иные HR-процессы. Чаще всего речь идет о расчете зарплат, премий и бонусов (44%), подборе персонала (38%), кадровом планировании и учете (37%). У 26% работодателей автоматизированы обучение и развитие, у 24% — внутренние коммуникации. Однако больше трети компаний все еще не используют решения для оцифровки HR-процессов. Что касается электронного документооборота, то сейчас не более 10% крупных и средних компаний перешли на КЭДО, но в ближайшие годы их число должно вырасти как минимум в два раза.

На рынке представлено множество решений для автоматизации HR-процессов — это личный кабинет с КЭДО, роботы, OCR-решения, системы подготовки кадровых документов.

Современные решения для автоматизации HR-процессов

Зульфия Юпашевская рассказала, как организовать переход на КЭДО в организации. Она рекомендовала на первом этапе рассчитать экономический эффект — это поможет убедить руководство в необходимости такого проекта. Потом надо заняться оформлением электронной подписи (ЭП). Для начала можно перевести в цифровой вид документы, которые можно подписывать простой ЭП. Но при этом надо учитывать, что значительное число сотрудников старше 45 лет предпочтут работать по-старому.

При организации КЭДО можно использовать Госключ — мобильное приложение для подписания документов УНЭП и УКЭП. Он прописан в Трудовом кодексе как средство подписания документов, то есть с сотрудниками можно не заключать дополнительного соглашения, рассказал Антон Мелузов, руководитель направления ЭП и Госключа в инфраструктуре электронного правительства, заместитель генерального директора по направлению ЭП и ЭДО «РТЛабс». Для его использования работнику понадобится только смартфон, а бизнесу не нужно создавать удостоверяющий центр.

Екатерина Александрова, менеджер по продукту EmplDocs, рассказала, что Госключ может выпускаться в двух видах. Первый —усиленная неквалифицированная электронная подпись, выданная с использованием инфраструктуры электронного правительства (УНЭП ЕСИА). Для этого требуется только подтвержденная учетная запись на Госуслугах. УНЭП доступна всем, даже нерезидентам РФ. Второй вариант — усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП). Для ее выпуска требуется биометрический загранпаспорт и телефон с NFC.

Особенности интеграции

Организации могут подключиться к Госключу по API и автоматически получать подписанные работником документы. Подписи можно проверять с помощью специального сервиса на Госуслугах.

Автоматизация организационных изменений

Основная задача автоматизации — повышение эффективности бизнеса, напомнил Иосиф Панасюк, директор по развитию бизнеса ForPeople. Если оргструктура не соответствует целям компании, она мешает ее развитию. Оптимизация оргструктуры дает возможность эффективно распределять роли и полномочия.

На данный момент даже больших компаниях расчеты по организационным изменениям производятся вручную. Это занимает много времени, и на момент утверждения они часто теряют актуальность. Нужен инструмент, который позволит делать это быстро и эффективно.

До самого последнего времени в роли такого инструмента выступала SAP SF, а именно ее центральное ядро SAP Central. Ни в одном российском продукте этого модуля нет. Иосиф Панасюк предложил российский аналог — GP OrgManager. Его можно протестировать как коробочное решение GP OrgManager «Легкий старт».

Коробочное решение GP OrgManager «Легкий старт»

«На российском рынке произошел «идеальный шторм», — уверена Виктория Хаба, вице-президент по HR и организационному развитию «Аквариус». Компания начала переход на новую вендорскую модель — накапливать на складе все необходимое для того, чтобы быстро обеспечить потребности клиентов. Но это непросто, потому что сроки поставки заказов от поставщиков значительно выросли.

Пришлось изменить модель бизнеса, в том числе и HR-функцию — теперь подразделение по работе с персоналом будет заниматься не просто подбором сотрудников и кадровым делопроизводством, а станет активно участвовать в развитии бизнеса, ориентируясь на долговременные цели.

Идеальный шторм – время идти в трансформацию

Сегодня HR-департамент является одним из драйверов цифровой трансформации. В «Аквариус» около 2000 сотрудников, значительная часть из них работает на двух заводах. Управлять ими вручную невозможно. Было принято решение объединить на одной платформе несколько решений для цифровизации кадрового администрирования (КЭДО HR-Link), автоматизации HR-процессов («Пульс») и цифровизации документооборота (СЭД). Проект стартовал осенью 2022 г. HR-платформа будет запущена в апреле 2023 г.

Технологии в помощь HR

Государство активно стимулирует переход на КЭДО. В VK работает около 12 тыс. сотрудников, большая часть из них — удаленно. Кроме того, компания активно поддерживает ESG-инициативы. Довар Исаков, руководитель департамента инновационных HR-сервисов VK HR Tek, привел примеры проектов, реализованных на базе продуктов VK HR Tek.

Экосистема HR Tech решений VK

Так, в «ТвояАптека.рф» была проведена работа по мотивации сотрудников, включая персонал возраста старше 55 лет, обеспечена техподдержка с учетом разницы в часовых поясах. В AliExpress осуществлена интеграция системы VK HR Tek в корпоративный портал компании, реализована возможность работать в КЭДО с нерезидентами. В Nexign организовано массовое подписание дополнительных соглашений c более 2000 сотрудников, осуществлена интеграция системы VK HR Tek с корпоративным порталом компании Neon. В PonyExpress организовано обучение для сотрудников по работе в системе VK HR Tek на платформе Lerna.

Александр Григорян, директор по развитию digital-интегратора «Улей», призвал участников конференции обращать внимание не только на функциональные особенности внедряемых продуктов, но и на их дизайн. Его компания много лет занимается внедрением корпоративных порталов. Александр Григорян уверен, что их дизайн влияет на культуру общения в организации. «Дизайн должен быть объективен, придерживаться научных методов, иметь фундаментальные основы, измеримые критерии, использовать опыт пользователей и прежде всего обладать ценностью для тех, кто его использует, — говорит он. — Хороший дизайн должен решать задачи бизнеса».

Готовый модуль «Улей: Брендирование Битрикс24»

Имея достаточный опыт, можно определить потребности клиента по словам-триггерам и сформировать представление о будущем продукте. Дизайн, создаваемый без проведения такого анализа, как правило плохо принимается пользователями. Не менее важно предусмотреть на портале очевидно полезные инструменты для сотрудников — в противном случае, они не будут видеть в нем ценности, а также правильно настроить навигацию и интерактивные подсказки. «Единая информационная среда должна объединять коллектив, выступать основной коммуникационной платформой и предоставлять сервисы для сотрудников», — уверен Александр Григорян.

О том, какие задачи может решать мерч, рассказал Владимир Давыдов, совладелец и основатель StickPeek. «Классический мерч — это скучно», — считает он. Компания предлагает мерч для ИТ и Digital-команд. Например, интерактивный мерч со встроенными NFC-чипами. Таким образом компания Playtox геймифицировала корпоративное мероприятие. Прикладывая смартфон к стикеру, участники корпоратива попадали в игру с приятными новогодними предсказаниями.

Задачи, которые на самом деле может решать мерч

Еще один вариант — мерч с QR-кодами для шопперов на конференции. Например, на конференции InterComm 2022 каждый посетитель должен был получить свой шоппер как подарок и память о мероприятии. Дополнительной фишкой стикера стал QR-код с надписью «Узнай, как работает этот шопер».

От теории к практике

Об опыте цифровизации HR-процессов на производственном предприятии рассказала Татьяна Мурыгина, директор по персоналу ТД «Балтийский берег». «Производственники с подозрением относятся к «цифре», — отметила она. HR-департамент решил проанализировать зависимость KPI сотрудников от различных производственных факторов. Чтобы делать это постоянно, создали удобный BI-инструмент. Как выяснилось, простои производства часто обусловлены тем, что кто-то не вовремя предоставил информацию или сырье.

Для руководителей всех уровней были определены KPI, созданы удобные дашборды и сервис извещения об отклонении от плановых показателей. Аналитика формируется как по операциям, так и по сотрудникам. В результате компании удалось добиться повышения эффективности производства и смежных подразделений, снижения потерь и затрат. Кроме того, в компании появились точные данные, необходимые для оперативного управления.

С 2021 г. численность дистанционных работников ПСБ «Лизинг» увеличилась в 5 раз. К 2025 г. запланировано дальнейшее увеличение численности сотрудников, рассказал Дмитрий Мартинсон, директор по персоналу ПСБ «Лизинг». В компании решили создать единый инструмент постановки операционных задач, позволяющий назначать, отслеживать и контролировать исполнение в режиме реального времени. Кроме того, назрела необходимость в едином источнике информации — сейчас сотрудники тратят много времени на ее поиск.

В прошлом году в ПСБ «Лизинг» стартовал проект создания корпоративного портала. Планируется автоматизировать типовые запросы от сотрудников, повысить эффективность управления персоналом, обеспечить прозрачность и доступность информации. Дмитрий Мартинсон подробно рассказал, что будет представлять собой корпоративный портал. Согласно дорожной карте, он должен появиться к концу 2023 г.

В «РЕСО-Гарантия» работает более 35 тыс. страховых агентов, их надо обучать. В компании создан корпоративный университет, через который ежегодно проходит около 2,5 сотрудников, рассказала Екатерина Курбатова, замдиректора «РЕСО-Гарантия». Обучение происходит на корпоративном портале, где размещены все необходимые учебные материалы. Также компания предлагает воспользоваться мобильным приложением.

Кроме того, в «РЕСО-Гарантия» существует HR-портал для всех застрахованных по ДМС. На нем можно посмотреть список договоров и застрахованных, прикрепить или открепить сотрудника в режиме онлайн, отправить ему электронный полис, при необходимости скорректировать персональные данные и т.д.

Елена Сорочан, руководитель Цифровой академии «ТН Диджитал», рассказала о том, как в компании организованы адаптация и обучение новых специалистов. Приоритет отдается психологической адаптации, которая обеспечит эффективное вхождение в должность, минимизацию отвлечения на организационные вопросы и позволит сотруднику органично влиться в коллектив и корпоративную культуру компании.

В «ТН Диджитал» существует экосистема TN Life — набор сервисов для удобной работы, таких как бронирование переговорных комнат, телефонная книга, база знаний, финансовый помощник и т.д. На основе TN Life было создано HR-приложение для адаптации новых сотрудников в формате «Путешествие по ТехноВселенной». В результате удовлетворенность процессом адаптации достигла 95%, а 98% новичков успешно проходят испытательный срок.

Елена Ковалева, менеджер по продукту «Лига Ставок», также рассказала о корпоративном портале компании. На нем объединены различные HR и финансовые сервисы, такие как табелирование, заказ финансовых справок, кабинет сотрудника, в котором сконцентрирована информация о льготах и созданы удобные инструменты их получения. Также в личном кабинете доступны результаты ежегодной оценки потенциала, ценностей и компетенций сотрудников. Для анонсирования новых сервисов используются комиксы.

В прошлом году после ухода с рынка Apple, Lego и ряда других популярных брендов стало понятно, что пришло время перестраивать традиционную модель бизнеса, рассказала Юлия Трясунова, руководитель HR-проектов Inventive Retail Group. Для этого понадобилось сформировать новые команды. Однако их формированию мешала внутренняя конкуренция за ресурсы, кросс-функциональные проблемы и проблема с коммуникациями. Юлия Трясунова рассказала, как Inventive Retail Group удалось выстроить процесс создания внутренних стартапов.