Первые BPM-проекты в России начали реализовываться в 2007–2009 гг. Затем волна интереса сменилась периодом разочарования. Сегодня на рынке созданы все предпосылки для активного внедрения систем управления бизнес-процессами. Но для того, чтобы его обеспечить, надо более внимательно относиться к запросам бизнеса – работать с критически важными бизнес-процессами, автоматизация которых может быстро продемонстрировать ощутимый результат.
По предварительным прогнозам Gartner, в 2015 г. мировые расходы на программное обеспечение для управления бизнес-процессами (Business Process Management, BPM) должны достигнуть $2,7 млрд. В России интерес к системам управления бизнес-процессами также растет, однако уровень его зрелости по-прежнему остается невысоким, считают участники организованной CNews Conferences и CNews Analytics конференции «BPM: почему надо управлять бизнес-процессами». Мероприятие состоялось 18 февраля 2016 г.
Согласно данным исследования, организованного ассоциацией BPM-профессионалов ABPMP Russia «Российский рынок BPM 2015», в 32% российских компаний процессное управление применяется для отдельных, ключевых бизнес-процессов, в 26% – ключевые бизнес-процессы регламентированы и в целом обеспечивают достижение целей, в 23% – процессное управление отсутствует, но есть понимание необходимости, а в 14% вопрос внедрения процессного управления не рассматривается.
«Зрелость российских компаний отстает от зрелости международных компаний, – говорит Андрей Коптелов, директор департамента по оптимизации бизнес-процессов холдинга «Синергия». – Наиболее востребованной функцией BPM до настоящего времени остается описание бизнес-процессов». Так, исследование показало, что для организации управления бизнес-процессами 79% компаний занимаются их документированием, 46% – согласованием с информационными системами, 42% – оптимизацией, 40% – стандартизацией.
Зрелость процессного управления в России
Для увеличения кликните по изображению
Источник: ABPMP Russia, 2015
Участники исследования отмечают, что благодаря внедрению BPM в их компаниях повысилась управляемость, улучшилось качество взаимодействия подразделений, сократилось время выполнения процессов. Однако 32% опрошенных не заметили эффекта от использования процессного подхода. По мнению Андрея Коптелова, причиной тому может стать плохое качество проработки и модели, и регламента, и, главное, нежелание сотрудников без специальных контрольных процедур и ИТ выполнять регламент.
Эффективность внедрения BPM
Для увеличения кликните по изображению
Источник: ABPMP Russia, 2015
Почему BPM?
По мнению Виталия Елиферова, независимого консультанта, члена ABPMP, переводчика и соредактора CBOK 3.0, существует несколько типовых ошибок, которые могут поставить под угрозу успех реализации BPM-проекта. Отсутствие координации всех связанных проектов одним архитектором приводит к формированию кусочно-лоскутной схемы корпоративного управления. Излишний энтузиазм при создании документов, а также стремление сделать это не для пользы дела, а для повышения собственного статуса могут привести к тому, что проект так и не сможет выйти за пределы бумаготворчества. Недостаточный опыт реализации BPM-проектов приводит к попыткам описать все процессы с помощью типовых схем и шаблонов. Но главной ошибкой, по мнению спикера, остается отсутствие заинтересованности во внедрении BPM высшего руководства.
Пять видов бизнес-процессов
Источник: презентация Виталия Елиферова
Как же убедить руководство компании в необходимости внедрения BPM? По мнению Павла Литвинова, руководителя направления интеграции и BPM инвестиционного холдинга «Финам», на первом этапе важно объяснить преимущества применения процессного подхода к управлению. Также положительную роль при принятии решения может сыграть отсутствие финансовых вложений на этапе пилотного проекта и гарантии быстрого получения результата. Для пилотного проекта лучше выбирать процесс средней сложности, оптимизация которого может в короткие сроки продемонстрировать планируемый результат. Результаты могут быть как прямые, такие как временные затраты рядовых сотрудников или время на управление процессами и скорость их прохождения между отделами, скорость разработки и внесения изменений, так и косвенные, например время на обучение новых сотрудников и снижение риска потери знаний. При этом, по словам Юлии Вагнер, вице-президента по операциям ABPMP Russia, важно, чтобы внедрением решения занимались настоящие BPM-профессионалы. Процесс создания новой бизнес-модели сходен с процессом создания нового промышленного продукта и включает в себя проектирование, разработку технологии управления, закупку ПО, его настройку и ввод в эксплуатацию, а затем измерение и контроль исполнения.
Одним из существенных факторов, влияющих на принятие решения о внедрении BPM, является высокая стоимость решения. Как рассказал участникам конференции Юрий Рубцов, эксперт по развитию решений Project&Visio Microsoft, несмотря на то что корпорация не позиционирует себя как производитель BPM, ее продукты Visio и SharePoint могут с успехом использоваться для описания и моделирования бизнес-процессов. «Зачастую бизнес-процессы уже описаны в Visio, а порталы работают на SharePoint, сотрудники уже наверняка знакомы с Visio, – говорит он. – Это позволяет обеспечить вовлечение широкого круга сотрудников уже на этапе планирования бизнес-процессов, сэкономить бюджет и время за счет отказа от «тяжелых» решений». Синтез бизнес-модели из отдельных диаграмм Visio, навигацию по репозиторию процессов, создание полноценной системы управления документами поможет обеспечить Enterprize Explorer, разработанный «Лион Софт». По словам Игоря Моренко, генерального директора компании, в этом решении удалось интегрировать новейшие методики моделирования и систем исполнения.
Илья Фридман, директор по развитию бизнеса компании «Синимекс» вспоминает, что первые BPM-проекты в России начали реализовываться еще в 2007–2009 гг. Затем волна интереса сменилась периодом разочарования, основными причинами которого стали попытки внедрить сразу крупные проекты и применить BPM под любые задачи, кроме тех, для которых он действительно подходит, а также неоправданно большие надежды бизнеса от применения новой технологии при одновременной его неготовности к изменению бизнес-процессов. Сегодня, во избежание подобных ошибок, надо более внимательно относиться к запросам бизнеса, начинать с построения простой системы и только там, где она действительно подходит. Также в целях оптимизации затрат на BPM-проекты имеет смысл использовать наряду с широко известными BPM-продуктами от IBM и Oracle решения на базе открытого ПО от Red Hat, а также недавно представленную BPM-разработку «1С».
Эффективность доказана
О том, как с помощью BPM удалось повысить эффективность HR-процессов, рассказала Валерия Фролова, ИТ-бизнес-партнер компании «Астразенека». В компании работает около 1000 «полевых» сотрудников, а учет их отпусков, расчет компенсаций и премий, а также планирование профессионального развития до самого последнего времени велись в Excel. Было принято решение об автоматизации основных бизнес-процессов в сфере управления персоналом путем внедрения модулей отпусков, бонусного калькулятора и перфоманс менеджмента для полевых сил. Параллельно осуществлялась настройка мастер-данных и проводилась оптимизация оргструктуры. «По результатам работы с системой компании удалось добиться оптимизации внутренних процессов и бонусной схемы, – рассказал Раис Ахкямов, руководитель проектов компании «Элма». – Сегодня система продолжает развиваться как силами подрядчика, так и силами внутренних разработчиков компании «Астразенека».
Еще один BPM-проект был реализован в «Буровой компании ПНГ» (БК ПНГ). Ежедневно около 80 сотрудников буровой компании при выходе на работу проходят инструктаж по технике безопасности и расписываются в его прохождении. Таким образом в течение года генерируется около 30 тыс. документов. Как рассказал Денис Котов, технический директор «Импелтех», в БК ПНГ c помощью ELMA BPM были автоматизированы процессы «Запрос МТЦ», «Согласование договора», «Cбор и контроль КС-2, КС-3». Инструктаж стал проводиться при помощи планшетов, а данные – автоматически передаваться в единое хранилище. В результате трудоемкость процесса создания и обработки документов уменьшилась в 10 раз, а его скорость увеличилась в 42 раза.
Необходимость моментальной перестройки бизнес-процессов на основании анализа больших данных привела к появлению Intelligent Business Process Management Suites (iBPMS) – технологии, позволяющей быстро автоматизировать процессы со сложной логикой и оперативно вносить в них необходимые изменения, рассказывает Елена Силкина, директор BPM-практики Next Consulting, председатель правления BPM Club. Это открывает новые возможности в области управления бизнес-процессами. В качестве примера Елена Силкина привела достаточно распространенную ситуацию: посетитель магазина электроники 3 минуты простоял перед 60” телевизором, а затем 4 минуты – перед 3D-версией 55”. Используя инструменты прогнозирования, основанные на анализе его истории покупок и поведения других клиентов в подобных ситуациях, можно оперативно разработать для него меры по повышению лояльности. Например, отправить СМС с предложением скидки или направить к нему продавца, который поможет сравнить продукты и предложит наиболее привлекательные условия покупки.
Матрица полномочий и ответственностей бизнес-процесса «Организация проведения и анализ СОУТ»
Для увеличения кликните по изображению
Источник: НИИгазэкономика, 2016
Внедрение BPM позволило НПФ «Сафмар Пенсии» оптимизировать сразу несколько бизнес-процессов, рассказал Сергей Маркелов, руководитель проекта по внедрению и автоматизации бизнес-процессов компании. Это регистрация всех обращений клиентов и контроль их исполнения, организация «единого окна» по взаимодействию с ПФР и внедрение единых стандартов клиентского обслуживания. В ходе реализации проекта была построена «временная шкала» выполнения задач по ответственным с возможностью определить «узкие» места, определены минимальная стоимость операции при исполнении задачи на основании полученных данных по исполнению процессов и время загрузки исполнителей на основании данных, формируемых при исполнении процессов.
Еще один проект – внедрение BPM в НИиПИ Генплана Москвы. Как рассказал участникам круглого стола Александр Погодаев, руководитель центра развития и управления проектами организации, основной целью была оптимизация сроков и качества подготовки и исполнения договоров. Пилотный проект по внедрению BPM Bizagi стартовал осенью 2013 г., для полной доработки решения потребовалось почти два года. В результате в организации были оптимизированы два наиболее трудоемких процесса – заключение и исполнение договоров. Сегодня более 90% из них готовится с помощью BPM, этот процесс стал более прозрачным и удобным, исключена возможность потери обращений заказчиков.
История запусков экземпляров процесса «Заключение договора» по месяцам и по версиям системы
Для увеличения кликните по изображению
Источник: НИиПИ Генплана Москвы, 2016
Опытом проектирования бизнес-процессов в области производственной безопасности поделились Мария Панова и Валентина Алексеева, младшие научные сотрудники Центра анализа рисков «НИИгазэкономика». В качестве примера был рассмотрен бизнес-процесс «Организация проведения и анализ результатов СОУТ». Графическое изображение процесса было выполнено в Мicrosoft Visio с использованием элементов языка моделирования UML. Для детализации использовалась диаграмма действия с так называемыми «плавательными дорожками». В конечном итоге была составлена матрица полномочий и ответственностей, а также описаны показатели результативности бизнес-процесса. Такой подход к моделированию применяется в ПАО «Газпром» для описания и анализа бизнес-процессов в области производственной безопасности.
Игорь Моренко, генеральный директор компании «Лион Софт», и Юрий Рубцов, эксперт по развитию решений Microsoft Project&Visio, рассказали, что может получить бизнес от современных BPM-технологий и с чего начать их внедрение.
CNews: Как вы оцениваете зрелость российского рынка BPM по сравнению с рынком США и Европы?
Юрий Рубцов: По нашему мнению, в России большой потенциал для роста. Исходя из запросов заказчиков, мы видим, что рынок только формируется. С какой-то стороны его стимулирует экономическая ситуация, с другой, компании мотивируют более продвинутые конкуренты. Но в любом случае, тренд позитивный.
Игорь Моренко: Клиенты в США и Западной Европе, как правило, уже успели установить и освоить одну или несколько BPM-систем. В России многие компании лишь начинают задумываться над регламентацией процессов. Microsoft Visio служит идеальным инструментом для этой цели. С ним наши клиенты могут извлечь уроки из чужого опыта и избежать многих ошибок и излишних затрат, с которыми столкнулись их зарубежные партнеры. Это особенно актуально для сегодняшних реалий рынка.
Презентации участников
