HR-процессы в цифре

HRM (HRMS, Human Resource Management System) — это решения для автоматизации управления человеческими ресурсами, работы отдела кадров и связанной с кадрами бухгалтерии, а также информационного обеспечения сотрудников. Сегодня рынок HRM активно развивается — опрошенные CNews эксперты оценивают его рост по итогам 2023 г. в 15–17%, а в 2024 г. — уже на 25%.

Развитие рынка стимулируют законодательные инициативы. Растет спрос на КЭДО для автоматизации кадровой «рутины». «КЭДО и HRM-задачи очень хорошо раскладываются на процессы и согласуются с концепцией BPM — это упрощает автоматизацию и использование low-code технологий. Кроме того, в HR-процессы внедряются технологии искусственного интеллекта, даже если не внутри самой HRM-системы, то с помощью отдельных решений поверх нее», — отметил модератор конференции Юрий Хомутский, директор ИТ-маркетплейса Market.CNews.

Основные задачи HR-службы — управление комплектованием, мотивацией, качеством и оценкой персонала. «Необходимо так выстроить бизнес-процессы, чтобы эти задачи решались», — говорит Наталия Зунина, руководитель направления HR-консалтинга «БОСС» компании SL Soft. Она предложила использовать для этого «БОСС» — целый класс систем по управлению человеческим капиталом.

Состав системы управления человеческим капиталом

Например, в «БОСС» есть сервисы вовлечения сотрудника, и они очень востребованы. Руководитель подразделения создает заявку на подбор сотрудника, она автоматически проходит все согласования и только потом попадает к рекрутеру. У всех сотрудников есть личный кабинет, для руководителей и рядовых специалистов в нем предусмотрены разные возможности. Доступ к личному кабинету осуществляется, в том числе, и с мобильных устройств — для них создана специальная версия. Также реализована интеграция с корпоративным Telegram.

Наталья Зунина подчеркнула, что «БОСС» полностью соответствует всем требованиям регуляторов, в том числе в области информационной безопасности, имеет самые широкие возможности для кастомизации, а для его внедрения можно получить средства господдержки (гранты, льготные кредиты на внедрение российского ПО).

Весь 2023 г. в VK собирали из имеющихся продуктов VK Tech экосистему, в рамках которой сотрудники смогут бесшовно переходить из одного продукта в другой, рассказал Довар Исаков, руководитель департамента инновационных HR-сервисов VK. При этом самое пристальное внимание уделялось удобству создаваемого продукта. «Обычно уровень удовлетворенности сотрудников измеряют уже после того, как решение внедрено. Но в данном случае только 5% его пользователей — это HR-менеджеры, а все остальные — члены коллектива. Поэтому мы изначально ориентировались на них», — говорит Довар Исаков.

Экосистема кадровых решений VK Tech

Он уверен, что скоро HR-менеджеры будут заниматься не оформление бумажек, а выстраиванием бизнес-процессов. Ведь законодательная база для перехода на КЭДО уже создана, а через 2-3 года будет введено его обязательное применение при взаимодействии с сотрудниками. А значит, сейчас самое время создавать качественные цифровые сервисы для сотрудников.

R-Style Softlab разработала комплексное решение, с помощью которого можно автоматизировать любые HR-процессы. Дарья Колотова, руководитель проекта HRTech компании R-Style Softlab, рассказала об омниканальной HR-платформе на базе мессенджера — это может быть как закрытое корпоративное решение, так и Telegram или WhatsApp. Платформа помогает HR-специалистам информировать сотрудников и соискателей, собирать с них обратную связь, а также перенести однотипные вопросы в бота.

Комплексная автоматизация HR-процессов

Решение собирается из отдельных модулей подобно пазлу. Оно может работать в любой инфраструктуре, интегрироваться с уже имеющимися сервисами и соответствует всем требованиям 152-ФЗ.

Главные задачи HRTech — комплексная автоматизация (обучение, оценка, рекрутинг и др.) и создание единого окна коммуникаций для того, чтобы обеспечить быстрый найм и удержание сотрудников, уверен Илья Викулов, менеджер команды продаж Directum HR Pro. Чтобы их решить, надо подключать к этому процессу сотрудников HR-службы — для них на платформе Directum HR реализованы специальные модули.

Единая цифровая платформа

Не менее важно привлекать к работе ИТ и ИБ-специалистов. Дело в том, что решения, которые выбрали HR, могут быть неприемлемыми для компании с точки зрения безопасности или технологий.

Илья Викулов подчеркнул, что заказчик может самостоятельно доработать платформу под свои требования — для этого на ней предусмотрены no-code инструменты. С их помощью можно настоить процессы, сроки заданий и оповещений, каналы информирования (SMS, почта, мессенджеры), роли, поля и действия в списках и карточках, виджеты и отчеты и т.д.

Елена Суслова, директор по персоналу «SPAR-Калининград», отметила, что в числе главных факторов, определяющих успешность бизнеса в ритейлере, высокая производительности труда, эффективный учет рабочего времени, удержание персонала и эффективная система привлечения сотрудников. В «SPAR-Калининград» внедрили единую WFM-систему управления сменами внутреннего и внешнего персонала. По сути, это биржа, на которой можно быстро укомплектовать смену из штатных сотрудников, аутсорсеров и самозанятых. Отработанные сотрудниками часы фиксируются с помощью системы на базе биометрии.

По словам Елены Сусловой, такое решение только в январе 2024 г. позволило компании сэкономить около 10 млн руб. Наибольший эффект — рост производительности труда на 12% — оно приносит в магазинах среднего формата. В дискаунтерах можно ожидать роста производительности труда на 6%.

Где взять новых сотрудников

Нехватка квалифицированных кадров — проблема, с которой сталкиваются все российские компании. Для привлечения кандидатов и развития бренда работодателя Роман Иванов, менеджер ИТ-проектов «Иностудио», рекомендовал создавать карьерные сайты. Таким образом можно расширить воронку найма, уменьшить стоимость привлечения кандидата, автоматизировать работу рекрутеров, создать единое окно работы с вакансиями, продвигать корпоративную культуру и сформировать базу лояльных соискателей.

Когда нужен карьерный сайт

Очень важно уделить пристальное внимание дизайну карьерного сайта — ведь это лицо работодателя. Сайт должен быть интегрирован в HR-платформой. Также необходимо учитывать особенности SEO и интеграции с существующей инфраструктурой. Особенно полезен карьерный сайт компаниям, у которых возникает большое количество вакансий.

Даниил Горчаков, руководитель направления по бренду работодателя «Р-Фарм», предложил уделять больше внимания продвижению HR-бренда компании. Во-первых, усиление бренда положительно сказывается на скорости и стоимости найма сотрудников — увеличивается трафик на входе в воронку, растут конверсии по этапам. Во-вторых, оно положительно сказывается на сроке работы сотрудников, снижает текучесть персонала, способствует изменению топа причин увольнений. Даниил Горчаков предложил методику расчета метрик HR-бренда по аналогии с метриками любого проекта.

Тему найма сотрудников продолжил Марат Галиев, ведущий технический специалист «Тинькофф». Каждого работника банка на всех этапах пути — от момента найма до увольнения — сопровождает корпоративный мессенджер Time. На этапе поиска сотрудника Time дает возможность увеличить скорость коммуникаций между участниками процесса и сохранить в каналах и чатах все действия по кандидату.

После того, как сотрудник вышел на работу, Time помогает организовать онбординг и адаптацию. Через корпоративный мессенджер происходит оформление кадровых документов. Также Time помогает поддерживать корпоративную культуру — через него происходят внутренние коммуникации, организуется Random Coffee, в нем создаются профессиональные и спортивные сообщества. На сегодняшний день в корпоративном мессенджере инициировано более 3,7 млн диалогов и создано более 160 тыс. групповых чатов.

Константин Нерадовский, руководитель направления развития инновационных технологий Национального Расчетного Депозитария (НРД), рассказал, как в его компании автоматизирован процесс рекрутмента, в частности, процесс назначения собеседований. Эту работу поручили роботу — он находит свободные места в календаре HR-менеджера, предлагает слоты кандидату и согласовывает время. В результате время, затрачиваемое на этот процесс, сократилось с 20 мин до 7 мин на кандидата.

Еще одно решение было создано на базе Express — в нем реализован бот, с помощью которого можно подать заявку на 1-ю линию поддержки и отслеживать ее выполнение. В ближайшее время в НРД планируют автоматизировать выполнение тестовых заданий для кандидатов, оценку резюме на вакансии и процесс обучения.

Как организовать работу команд

Более половины цифровых проектов не приводят к успеху. Почему? Размышлениями на эту тему поделился с участниками конференции Александр Григорян, соучредитель, директор по развитию Digital-интегратора «Улей». По его мнению, существует три группы причин — люди, процессы и технологии. Для того, чтобы проект был успешным, в его внедрении должно быть заинтересовано руководство компании, решение должно быть ориентировано на конечных пользователей, а у каждой функции должен быть функциональный заказчик.

Важно заранее договориться со службой безопасности. Руководитель проекта должен иметь достаточно полномочий и компетенций для успешного управления, а также привлекать к сотрудничеству людей, заинтересованных в изменениях. Все этапы проекта должны быть детально описаны, сформирован список людей, задействованных в его реализации, определен список необходимых инструментов. И, конечно, надо обязательно предусмотреть удобную навигацию и мобильную версию продукта.

Использование ИИ в подборе персонала

Алексей Рязанцев, CEO, бизнес – консультант Ryazantsev & Partners, рассказал о возможностях искусственного интеллекта в подборе персонала и поделился списком основных ошибок, которые допускаются в ходе внедрения нейронных сетей и ChatGPT. В их числе нехватка грамотных руководителей проекта и недостаток навыков создавать грамотные промты, а также отсутствие системных бизнес-процессов, реализуемых через ИИ или GPT, и стратегии внедрения ИИ на ближайшие годы.

Продолжила тему реализации проектов Екатерина Балыкина, заместитель директора по персоналу «ТрансКонтейнер». Она рекомендовала фокусироваться на цели, заручиться поддержкой руководства и объяснить сотрудникам, какие преимущества им даст реализация проекта. «Изучайте целевую аудиторию и выстраивайте проект в соответствии с ее предпочтениями», — говорит она.

В качестве примера Екатерина Балыкина привела цифровизацию обучения сотрудников. Для того, чтобы оно было востребовано, надо обязательно внедрять инструменты геймификации и коммуникации, реализовать удобные форматы и оценки, выбрать для обучения правильное время и место. Она поделилась примерами внедрения цифрового обучения сотрудников.

Максим Сорокин, функциональный архитектор HR-решений VK, напомнил, что сегодня сотрудники в массе своей хотят работать или удаленно, или в гибридном формате. А значит перед компаниями стоит задача организации для них единого рабочего пространства и поддержки мотивации.

Максим Сорокин поделился опытом, какие инструменты необходимы для эффективного взаимодействия и повышения продуктивности людей и компаний. Среди них средства организации индивидуальной работы (Задачи, Заметки, Ежедневник), пространство для творчества (Доски), КЭДО, средства коммуникаций, круглосуточная поддержка сотрудников. Он предложил чек-лист, который позволяет понять, готова ли команда к удаленной работе.

Чек-лист «удаленщика»

Цифровые сервисы для сотрудников

Николай Лазарев, директор по развитию и поддержке информационных систем, ГК «Росводоканал», рассказал, как в его компании внедрялся КЭДО. «Росводоканал» работает в сфере ЖКХ, и это определяет кадровый состав работников. Более половины из них — люди без высшего образования, а средний возраст сотрудника — 47 лет. После внедрения КЭДО были разработаны сервисы для персонала — они доступны на сайте компании.

Также в офисе компании установлены информационные киоски. В них можно получить справочную информацию, заказать справку, распечатать расчётный листок или бланк заявления, направить вопрос по оплате труда, ознакомиться с документами и многое другое. Мобильная версия оказалась не востребована.

Личный кабинет сотрудника «PRO’водник» создавали по образцу привычных всем соцсетей. На сегодняшний день цифровые сервисы используют 97% сотрудников. 75% от общего кадрового документооборота ведется в электронном виде. Трудозатраты при переходе на КЭДО сокращаются на 68-89%.

Роман Горин, бизнес-партнер по автоматизации HR ОЦО «АгроПромКомплектация», рассказал, что сотрудникам его компании уже доступно множество HR-сервисов, например, чат-бот, КЭДО, распознавание документов, электронное оформление командировок, автоматизированный подбор, адаптация, обучение персонала, управление целеполаганием и мотивацией, планирование карьеры, роботизированное exit-интервью.

Единой точкой входа в КЭДО для линейного персонала является чат-бот. Решение было внедрено за 4 мес., еще 2 мес. Потребовалось для его тиражирования на регионы. На сегодняшний день к HR-сервисам подключены 87% сотрудников, заказано более 6 тыс. справок. Опрос показал, что 82% сотрудников ждут появления новых цифровых возможностей.

«Яндекс» растет очень быстро, а цифровые инструменты в последний раз обновлялись 10 лет назад», — рассказал Алексей Сидорин, руководитель экосистемы интранета «Яндекс». Компания решила обновить имеющиеся HR-системы, составила список того, что нужно для работы сотрудникам и руководителям, а потом наложила не него бизнес-процессы и занялась их автоматизацией.

В результате теперь у каждого сотрудника «Яндекс» есть личный кабинет. В нем собрано 127 сервисов. Доступ к ним можно получить простым нажатием кнопки. Главная страница ЛК состоит из модулей, на нее можно добавлять выбранные виджеты. Основой мессенджера TG Tool является Telegram, однако команда «Яндекс» сделала его более безопасным при помощи специальных ботов.

Анна Свергуненко, руководитель отдела подбора и адаптации персонала Ancor, поделилась опытом создания чат-бота для адаптации. Он должен был отвечать на часто задаваемые вопросы, структурировать и подавать информацию в более легкой форме, помогать быстро находить ответы на вопросы, расшифровывать терминологию. Анна Свергуненко рассказала, как был организован процесс создания чат-бота в Ancor, а также дала участникам конференции несколько советов, как лучше организовать этот процесс.

Екатерина Кобзарь, HR-директор агентства интернет-маркетинга «Media 108», тоже поделилась опытом использования чат-ботов в процессе адаптации и мотивации сотрудников. В первый рабочий день нового сотрудника HR-менеджер помогает ему зарегистрироваться в чат-боте и ознакомиться со всеми инструкциями. После этого заботу о коллеге берет на себя бот. На 7-21-45-90 день работы он спрашивает у него, как дела, и, если есть проблемы, подключает к проблеме HR-менеджера.

На 14 день бот назначает non-Random Coffee с руководителем. Также через бот сотруднику сообщают о прохождении испытательного срока. По словам Екатерины Кобзарь, такой подход уже привел к тому, что текучка на испытательном сроке сократилась на 18%.