Коммуникации в современном офисе

Одна из важнейших составляющих современного цифрового офиса — современная коммуникационная инфраструктура. Как отметил модератор конференции Юрий Хомутский, директор ИТ-маркетплейса Market.CNews, компании стремятся создавать единые сети коммуникации, включающие в себя корпоративные мессенджеры и почтовые решения, IP-телефонию и ВАТС, ВКС. Относительно новый тренд — объединение нескольких серверов в Федерацию, что позволяет подключить больше пользователей и повысить безопасность. Широкое распространение получают чат-боты, роботы и другие цифровые помощники, внедряются GPT-модели. Юрий Хомутский поделился в участниками конференции продуктовыми рейтингами «ВАТС и IP-телефония 2023», ВКС 2023, «Корпоративные почтовые решения 2023», которые могут помочь сориентироваться в широком спектре предлагаемых российскими разработчиками продуктов.

В центре внимания сотрудники

Данные Росстата говорят о том, что численность населения России сокращается. На рынке труда острая нехватка молодых сотрудников, говорит Алла Великанова, независимый эксперт по обучению и развитию персонала. Сейчас на рынок труда выходит поколение Z — так называемые «Домоседы» или Поколение национальной безопасности. Главные способы их мотивации — перспектива повышения, рост заработной платы, свободный график работы, публичная благодарность.

Сокращение численности рабочей силы

При этом, как отмечает Алла Великанова, это поколение может менять работу просто потому, что им не интересно, не взирая на зарплату. Представители поколения Z больше других заинтересовано в соблюдении баланса рабочей и личной жизни, им должно быть комфортно и хорошо на работе. Именно исходя из этих предпосылок необходимо выстраивать корпоративную культуру и взаимодействие с сотрудниками в организациях.

Путь сотрудника в компании начинается со знакомства с ее сайтом и заканчивается сотрудничеством с ним после увольнения, уверен Алексей Пантелеев, коммерческий директор Profsoft. Компания должна знать путь сотрудника для реализации HR-стратегии, понимания процесса найма, построения системы адаптации и развития и защиты идей перед руководством.

Путь сотрудника

Prosoft решил оцифровать этот путь и разработал собственное решение, в котором в цифровой вид переведены все этапы: заявки на поиск, размещение вакансий и рекрутинг, формирование предложения, выход на работу, адаптация сотрудника, предоставление оборудования и доступа к корпоративным ресурсам, оценка результатов и обратная связь от сотрудника, обучение, мотивация и увольнение.

Развитие сотрудников — одна из актуальных задач сегодняшнего дня. У людей могут быть личные мотивы для прохождения обучения, такие как понимание, как оно поможет в работе, скажется на карьерных перспективах, да и просто личные качества — целеустремленность, самодисциплина. Повлиять на личные мотивы очень сложно. Однако может создать качественный контент и корпоративную культуру, в которой сотрудники будут стремиться повышать свою квалификацию, уверен Александр Григорян, соучредитель и директор по развитию digital-интегратора «Улей». «Надо создавать цифровую среду развития. Важно, чтобы сотрудник видел перспективу — кем он может стать в будущем. Нужны наставники, которым интересно помогать другим», — говорит он.

Развитие в теории и на практике

Опытом создания корпоративной системы развития персонала поделился Максим Пижанков, заведующий сектором «Лаборатория образовательных технологий» Центрального банка РФ. В ЦБ РФ работает более 45 тыс. человек. Работу Университета Банка России обеспечивают 126 сотрудников. «Если в организации запускаются длительные программы обучения, нужны специальные технологии, которые помогут провести человека по всему образовательному треку», — говорит Максим Пижанков.

Еще несколько лет назад 60% образовательных программ в ЦБ РФ проходило в очном формате. В пандемию банк вынужден был перейти на онлайн-формат. Опыт оказался удачным, и сейчас половина учебных курсов проходит дистанционно. Эксперт подробно рассказал, как происходило формирование экосистемы обучения в ЦБ РФ и продемонстрировал функционал портала обучения банка. Портал реализован на базе продукта Enterprize HRM компании «Улей».

В условиях кадрового голода большое значение имеет повышение лояльности сотрудников. Один из способов — предложить им ДМС. Однако, люди уже привыкли к высокому качеству сервиса и очень недовольны, если не получают его в поликлинике. Кроме того, некоторые поликлиники назначают ненужные исследования, чтобы получить за них оплату от страховой компании, рассказал Егор Проскуряков, заместитель директора по цифровой трансформации СОГАЗ.

Онлайн-прием: в два раза быстрее и дешевле

СОГАЗ решил цифровизировать процесс оказания медицинской помощи в рамках ДМС: закрепили за каждым подразделением ИТ-специалиста, создали продуктовые команды, описали цифровой ландшафт организации, начали запускать медицинские сервисы. Сегодня «Умный помощник» помогает проанализировать жалобы и записать пациента к нужному специалисту или организовать телемедицинскую консультацию. В планах внедрить мониторинг здоровья на основании данных нескольких устройств, однако пока те из них, которые имеют необходимые сертификаты, слишком большого размера. Также для контроля за расходами в рамках ДМС в компании вскоре будет использоваться искусственный интеллект.

Компания arcsinus практически отказалась от офиса — в нем остались только склад, бухгалтерия, серверная. Большинство сотрудников работает удаленно. Во многих компаниях есть сотрудники, чья работа имеет преимущественно разъездной характер. «Если сотруднику удобно работать, то его производительность труда повышается», — говорит Павел Голуб, директор по развитию arcsinus. А для этого нужно организовать полноценные мобильные рабочие места.

Результаты использования мобильных рабочих мест

Он привел несколько примеров внедрения мобильных рабочих мест. Это мобильное рабочее место (МРМ) комплектовщика интернет-заказов и корпоративное приложение для учета рабочих часов, планирования встреч, обмена документами, общения и других повседневных задач в «Спортмастер», цифровое рабочее место в «Делимобиль», платформа для клиентов и консультантов в Herbalife. Павел Голуб призвал относиться к сотрудникам так, как хотелось бы, чтобы они относились к клиентам.

Александр Заржецкий, руководитель дирекции реализации интеграционных проектов «1С-Рарус», рассказал, как компании удалось создать понятную цифровую систему повышения лояльности сотрудников. Сейчас на рынке наблюдается острый дефицит кадров — не хватает не только ИТ-специалистов, но и сотрудников любых других специальностей. У «1С-Рарус» есть решение для управления лояльностью покупателей в рознице. Компания адаптировала его для управления лояльностью сотрудников.

Бонусная система мотивации

«Все хотят получать не просто оклад, но и премии, и материальную помощь», — поясняет Александр Заржецкий. В тоже время, руководитель хочет понимать, за что и сколько он платит. В «1С-Рарус» придумали бонусную систему мотивации на основе начисления баллов. Александр Заржецкий рассказал, как она работает. Теперь каждый сотрудник может в мобильном приложении увидеть, сколько баллов и за что ему начислено. Выплаты по бонусным баллам могут составлять до 50% оклада к плановому отпуску, до 100% оклада по окончании года, полностью в сложной ситуации. Их также можно использовать для оплаты профилактики и лечения, на приобретение полезных товаров. Для работодателя бонусная система — это дополнительный канал коммуникаций с сотрудниками через мобильное приложение, почту или WEB-портал, а также полная прозрачность премирования.

Практический опыт

До пандемии все сотрудники Дом.РФ работали в офисе. Когда компания вынуждена была перевести их на удаленку, было разработано около 350 цифровых сервисов, 40 из которых стали доступны в мобильном приложении. В компании отказались от части офисных помещений. После снятия ковидных ограничений сотрудники начали возвращаться в офис, что вызвало массу проблем: нехватку помещений, необходимость срочного импортозамещения и пр.

Сейчас компания работает в гибридном режиме. В Дом.РФ начали выстраивать цифровой путь сотрудника, рассказал Даниэль Саттаров, руководитель подразделения «Пользовательские сервисы» Дом.РФ. В цифровой вид перееден процесс поиска и найма персонала, оформления трудового договора. Создана экосистема пользовательских сервисов — внедрен кадровый электронный документооборот, цифровизирован процесс целеполагания и выплаты квартальных премий. Руководитель может в личном кабинете посмотреть штатное расписание, квартальные цели, планируемые отсутствия и прочую информацию. Она обновляется в режиме online. Из каждого блока есть возможность «провалиться» в дашборд или сервис с подробной информацией. «Цифровой комфорт — это не только про технологичные инструменты, сервисы и экосистемы, но и про мышление людей относительно решения своих ежедневных задач», — говорит Даниэль Саттаров.

«Перевести документы в электронный формат несложно. Но каждый документ — это множество процессов, и главная задача — автоматизировать их», — отметил Виталий Слободин, руководитель проекта, Росводоканал. На изучение процессов, которые надо перевести на ЭДО, компании потребовался целый год. Было выпущено три релиза, а между ними компания брала паузу для оценки результатов.

Сводные данные о переведенных в ЭДО процессах

На сегодняшний день в электронный вид переведен внутренний документооборот. В электронном формате оформляется 95% авансовых отчетов в части командировочных расходов, служебные записки и протоколы. На ЭДО переведено 42% исходящей корреспонденции и 45% договоров, подписываемых вне ЭТП ГПБ, около 21% первичных учетных документов с контрагентами. «ЭДО – это не об экономии бумаги и не о спасенных деревьях. Это изменение отношения к работе с документами, увеличение скорости бизнес-процессов, быстрое взаимодействие с контрагентами, снижения временных потерь при работе с документами, изменение подходов к работе», — говорит Виталий Слободин.

«Все хотят контролировать удаленных сотрудников, но не все понимают, зачем», — начал свое выступление Александр Луганцев, начальник отдела «ВТБ Специализированный депозитарий». Для контроля сотрудников существуют технические средства и организационные меры. Очень важно юридически правильно оформить использование средств технического контроля, чтобы не получить от сотрудника иск о вторжении в частную жизнь и иметь возможность принимать меры по результатам. Александр Луганцев рассказал, как организовать такой контроль.

Трендом последних лет стало создание супераппов. Они дают возможность предоставлять несколько сервисов в один клик. Такой суперапп под названием «Суперника» создан в «Норникеле». «80% сотрудников не имею персональных компьютеров, и «Суперника» — единственное средство общения компании с ними», — говорит Василий Корнейчук, ИТ бизнес-партнер блока кадровой, социальной политики и связей с общественностью «Норникель».

«Суперника» объединяет цифровые сервисы для менеджмента, медиасервисы и сервисы для взаимодействия. Суперапп был запущен летом 2023 г., и сегодня им пользуется уже 40 тыс. человек. Ядро аудитории — ключевой персонал производственных предприятий.

Владимир Наумов, руководитель проектного офиса Zenden, затронул актуальную тему, что выгоднее: использовать аутсорсинг или развивать собственную разработку ИТ-решений. Он подробно разобрал параметры, которые необходимо учитывать при выборе модели реализации конкретного проекта.

Никита Токарев, руководитель ЦК Мобильных решений, НЛМК, поделился опытом создания мобильных приложений для сотрудников. Приложения для рядовых сотрудников, топ-менеджеров, клиентов существенно отличаются. Для первых реализованы HR-сервисы, сервисы коммуникации, регистрации опасностей, выдачи СИЗ, бронирования мест, а также банк идей и справочник. Руководителям предлагаются удобный календарь, сервисы обратной связи, оценки и формирования корпоративной культуры. Клиентам доступны каталог продукции, информация о ее наличии на складах, возможность заказа продукции. В НЛМК сделали приложение для студентов, проходящих стажировку в компании. С его помощью можно определиться с профессией, пройти практику, оценить карьерные пути развития, познакомиться с историями успеха, принять участие в корпоративных программах, оформить стипендию.

Никита Токарев подробно рассказал о сервисах, реализованных в приложениях. Например, сотрудники могут заказать автотранспорт из автопарка компании, а также доставку еды из столовой компании в комнату для обедов.