Практически все крупные компании давно используют электронный документооборот. Для среднего бизнеса такая возможность существует в том числе и в облаке. Актуальной задачей сегодняшнего дня является придание юридической значимости электронным документам и организация обмена ими с контрагентами. А для этого нужны отраслевые стандарты и регламенты. Участники организованной CNews Conferences конференции «Эволюция СЭД: насколько эффективны современные отечественные решения» поделились опытом перехода на ЮЗЭДО.
Госсектор переходит на ЭДО
В 2022 г. появился ГосЭДО, который направлен на создание юридически значимых документов в сфере государственного управления, рассказал Артур Саяпов, начальник научно-исследовательского отдела проектирования и документирования информационных систем НИИ «Восход». Эти документы структурированы, т.е. могут обрабатываться автоматически и использоваться для поддержки принятия решений.
Межведомственное взаимодействие проходит те же стадии автоматизации, что и взаимодействие внутри ведомств: от бумажных документов к автоматизации документооборота, а затем и автоматизации делопроизводства. На очереди – автоматизация предметной области государственного управления, создание цифровых двойников.
Унификация и поддержка на всех стадиях жизненного цикла электронного документа
Артур Саяпов рассказал, как разрабатываются стандарты цифровых документов, цифровые форматы и регламенты. Также в ГосЭДО предусмотрены мониторинг состояния информационного взаимодействия и аналитическая отчетность, а также архивное хранилище.
Росморпорт является оператором отраслевого электронного документооборота. В качестве СЭД используется отечественное решение, но оно работает на базе MS Windows и SQL. Перед организацией стоит задача импортозамещения. «Импортозамещение — это перевнедрение, и нельзя сказать, что проще: перевнедрять систему целиком или переносить существующий функционал на отечественные Линуксы и Постгресы», — говорит Павел Босенко, начальник управления ИТ Росморпорта.
По его словам, главное требование заказчиков — это невысокая стоимость совокупного владения системой. Основной проблемой при выборе решения является отсутствие у российских вендоров площадки, где можно полноценно его протестировать. Павел Босенко также считает, что компании должны создавать собственные корпоративные центры регистрации электронной подписи — это позволяет более эффективно организовать работу с ними, а также сэкономить значительные денежные средства.
Стандарты и регламенты
Организация электронного взаимодействия между организациями должна происходить по единым правилам. Однако они еще не сформировались. Например, в авиаотрасли нет отраслевого стандарта счета за услуги и единого справочника услуг, рассказал Гагик Григорян, руководитель проектов управления стратегического развития авиакомпании «Ютэйр».
В российской ассоциации эксплуатантов воздушного транспорта создана рабочая группа для разработки такого стандарта. В качестве образца был выбран проект IATA SIS «Управление счетами», описывающий стандарт IATA IS-XML, отраслевой классификатор услуг, структуру записей в реестре услуг. Рабочая группа предложила адаптировать этот стандарт для России, однако пока этого сделать не удалось.
Артур Саяпов, начальник научно-исследовательского отдела проектирования и документирования информационных систем НИИ «Восход»: На очереди – автоматизация предметной области государственного управления, создание цифровых двойников
Павел Босенко, начальник управления ИТ Росморпорта: Импортозамещение — это перевнедрение, и нельзя сказать, что проще: перевнедрять систему целиком или переносить существующий функционал на отечественные Линуксы и Постгресы
Гагик Григорян, руководитель проектов управления стратегического развития авиакомпании «Ютэйр»: В авиаотрасли нет отраслевого стандарта счета за услуги и единого справочника услуг
Денис Разумов, руководитель проектов блока экономики и финансов «Первой грузовой компании»: На сегодняшний день некоторые форматы документов утверждены ФНС, однако мы до сих пор не получили ни одного документа по этим форматам
Дмитрий Чернов, менеджер по продукту компании «Наука»: Малый бизнес пока не испытывает потребности в использовании СЭД, но для тех, у кого такая потребность возникает, облако — это фактически безальтернативный вариант
Тогда в инициативном порядке было запущено формирование реестров по стандарту IS-XML в аэропортах «Внуково» (Москва) и «Рощино» (Тюмень). Однако параллельно в других аэропортах был разработан свой стандарт, так что теперь их как минимум два. Задача сегодняшнего дня — разработать конвертер, который сможет преобразовывать разные файлы в XML-стандарт.
В «Первой грузовой компании» переход на ЭДО стартовал в 2017 г. В 2021 г. было принято решение перевести в электронный вид все документы, в том числе неформализованные. Выяснилось, что на их долю приходится около 20% всех документов в формате Word, Excel и даже фото.
Для их распознавания существует три пути: всегда в пакете с УПД, дополнительный документ в пакете или оптическое распознавание, говорит Денис Разумов, руководитель проектов блока экономики и финансов «Первой грузовой компании». Было принято решение обрабатывать имя файла — оно доступно после роуминга. Сейчас система распознает по этому имени подразделение, которому предназначен документ, и автоматически отправляет его по нужному адресу.
По исходящим документам необходимо реализовать возможность оперативного добавления дополнительных атрибутов по запросу партнеров. «На сегодняшний день некоторые форматы документов утверждены ФНС, однако мы до сих пор не получили ни одного документа по этим форматам», — говорит Денис Разумов.
Облачные СЭД
Существует множество мифов об облаках. Некоторые считают, что облака обходятся дороже собственных ресурсов, что собственные сервера защищены сильнее, чем облако, что облако менее надежно, чем свой сервер, что облаками пользуются только большие компании или что облака решают все проблемы заказчика. Однако все это — заблуждение, говорит Дмитрий Чернов, менеджер по продукту компании «Наука».
Аналитики говорят о том, что облачный рынок в России растет примерно на 30% в год. Компания решила перенести свою СЭД Riverdoc в облако Yandex.Cloud. После этого «Наука» получила множество заявок на тестирование решения. Теперь продукт размещен на маркетплейсе Yandex.
Плюсы использования облачной СЭД
Дмитрий Чернов поделился опытом общения с клиентами. По его словам, малый бизнес пока не испытывает потребности в использовании СЭД, но для тех, у кого такая потребность возникает, облако — это фактически безальтернативный вариант. Среднему бизнесу электронный документооборот необходим, особенно когда речь идет о распределенных компаниях. Но он не готов содержать ИТ-департамент, а приобрести локальную версию часто не позволяет бюджет. Облачная СЭД позволяет организовать доступ к ней из любой точки. Крупный бизнес предпочитает локальные версии, а облако — хорошая возможность для запуска пилотных решений.
Практический опыт
Участники конференции поделились практическим опытом внедрения и модернизации систем электронного документооборота.
«Кортрос» — федеральный девелопер, работающий в восьми регионах России. В 2017 г. компания решила модернизировать платформу обработки документов. На момент старта проекта в ней уже была внедрена платформа на базе Lotus Notes, однако функциональность и потенциал развития используемой системы оказались недостаточны для решения задач динамично развивающейся компании, рассказала Светлана Сафонова, руководитель отдела внедрения СЭД TESSA группы компаний «Кортрос». Главным требованием к новому решению было быстродействие. Выбор пал на СЭД TESSA.
Архитектура решения
На сегодняшний день все пользователи получают доступ к СЭД через легкий клиент. СУБД и сервера расположены в облаке. TESSA интегрирована с внутренними и внешними системами через API. Внедрены модули юридические документы, делопроизводство, финансовый документооборот, HR-процессы, закупки, а также процессы риск-менеджмент, обращения в ServiceDesk, подготовка оперативного плана продаж. Также TESSA используется как архивное хранилище. «Фактически, TESSA — это единая платформа для множества бизнес-процессов», — говорит Светлана Сафонова.
В СЭД реализован гибкий механизм настройки правил согласования. Внедрена роботизация управления процессами. Например, после выхода на работу нового сотрудника система формирует план его адаптации, подбирает необходимые документы и отправляет их новичку. За счет роботизации рутинных процессов, возможности работы в едином информационном пространстве с текущими задачами, заявками, новыми и архивными документами, отчетами, а также внедрению юридически значимого ЭДО ЮЗЭДО удалось добиться существенного снижения затрат.
Светлана Сафонова, руководитель отдела внедрения СЭД TESSA группы компаний «Кортрос»: Фактически, TESSA — это единая платформа для множества бизнес-процессов
Евгения Материкина, руководитель направления по автоматизации «Финансовый и бухгалтерский учет» Segezha Group: Создание Объединенного центра обслуживания в крупной компании требует внедрения ЮЗЭДО
Ольга Олейник, начальник управления по учету торговых операций «Гринатом»: Переход к уницифированным документам снижает количество ошибок и повышает качество работы ОЦО
Ольга Ростунова, директор департамента автоматизации процессов управления персоналом «Мечел»: Правила согласования кадровых документов в компании вырабатывались годами
Илья Шатунов, ведущий менеджер развития ЭДО и SAP группы компаний «Мегаполис»: На настоящий момент из более чем 35 тыс. активных поставщиков на электронные акты сверки перешли 1325
Создание Объединенного центра обслуживания (ОЦО) в крупной компании требует внедрения ЮЗЭДО. Изучив рынок, компания выбрала в качестве оператора ЮЗЭДО «СКБ Контур», рассказала Евгения Материкина, руководитель направления по автоматизации «Финансовый и бухгалтерский учет» Segezha Group.
Проект стартовал в 2018 г. На первом этапе использовались «Диадок Pro» и «1С». Затем после перехода на SAP компании пришлось заменить модуль на «Контур ERP» и создать корпоративный центр регистрации ключей. Сейчас настало время развития и оптимизации решения. Segezha Group рассматривает два варианта изменения архитектуры: использовать все настройки от оператора ЮЗЭДО или только каналы связи. В планах на ближайшие годы перевод еще большего количества контрагентов на ЭДО, полный отказ от офисной бумаги, внедрение технологии OCR, RPA в процесс ЭДО, автоматизация поставок в учетной системе SAP, внедрение международного ЭДО.
ОЦО «Гринатома» в прошлом году начал оказывать услуги внешним клиентам, в том числе и в области бухгалтерского и налогового обслуживания. Внедрение ЭДО в Росатоме началось в 2017 г. Затем к нему стали подключаться внешние контрагенты, рассказала Ольга Олейник, начальник управления по учету торговых операций «Гринатом».
Развитие ЮЗЭДО
В 2021-2022 гг. в электронный вид было переведено множество документов, этот процесс завершится к 2025 г. «Переход к унифицированным документам снижает количество ошибок и повышает качество работы ОЦО», — уверена Ольга Олейник. Значительное число документов формируется автоматически благодаря интеграции СЭД с внутренними системами. Также автоматизация позволяет роботизировать рутинные операции — на сегодняшний день в ОЦО 37% процессов роботизированы, например, выгрузка документов и подготовка реестров по запросам контролирующих органов.
Ольга Ростунова, директор департамента автоматизации процессов управления персоналом «Мечел», рассказала, что первая СЭД на базе Lotus Notes была внедрена в компании еще в 2009 г. В 2017 г. вместе с созданием ОЦО в «Мечел» решили перейти на новое решение.
Компания участвует в эксперименте Минтруда России по внедрению кадрового электронного документооборота (КЭДО). В 2022 г. без дублирования на бумажном носителе было подписано 945 документов: о расторжении трудового договора, оформлении отпуска, дисциплинарных взысканиях. Работниками используется 238 УНЭП и 3 УКЭП. Ольга Ростунова отметила, что правила согласования кадровых документов в компании вырабатывались годами. Также в компании внедряется формирование сводной аналитики в области управления персоналом — уже создано около 50 форм.
«Мегаполис» — один из крупнейших дистрибуторов в России. У компании много филиалов, для обслуживания которых заключаются контракты с поставщиками некоммерческой продукции и услуг. Илья Шатунов, ведущий менеджер развития ЭДО и SAP группы компаний «Мегаполис», поделился опытом перехода на ЭДО с такими контрагентами.
На настоящий момент из более чем 35 тыс. активных поставщиков на электронные акты сверки перешли 1325, на ЮЗЭДО — 412. Очень важно было обучить сотрудников компаний-подрядчиков. Для этого были подготовлены памятки, инструкции, а также презентация с полезными советами. Кроме того, в подготовительный период на еженедельной основе проводились обучающие скайпы с сотрудниками филиалов.