Для многих профессий традиционная схема выполнения своих обязанностей больше не актуальна. Хорошая связь дала нам возможность передавать в любую точку планеты не только голос, но и большие документы, и видео. Современное программное обеспечение не требует от всех причастных собираться в одном помещении для взаимодействия с коллегами и даже клиентами. У офиса больше нет четких границ, он не самоцель, а всего лишь одно из средств для решения бизнес-задач. Об этом говорили участники организованной CNews Conferences конференции «Современный цифровой офис: трансформация привычных моделей работы».

Полезные инструменты

Александр Мельников, ведущий специалист по внедрению продукции Intel, рассказал про платформу VPRO. Продукт с 2006 года на рынке, регулярно обновляется, чтобы соответствовать новым запросам и требованиям. Это решение адресовано в первую очередь корпоративным ИТ-службам крупных организаций с распределенными офисами и автономными сотрудниками. Оно помогает удовлетворять запросы бизнеса, соблюдая при этом требования безопасности, и одновременно оптимизировать парк техники и расходы на обслуживание.

Проблемы с конечными точками, в том числе мобильными, могут быть решены удаленно. VPRO сама определяет, работает она на физическом устройстве или в виртуальной среде, и способна обеспечить безопасность данных даже в скомпрометированной системе при атаках любого уровня. В крупных компаниях больше половины инцидентов до сих пор требует физического присутствия инженера на рабочем месте пользователя. VPRO эффективно и выгодно внедрять предприятию, которое уже умеет решать более 80% инцидентов удаленно.

Директор по продажам и развитию бизнеса «КриптоПро» Павел Луцик рассказал о таких аспектах безопасности современного офиса как организация удаленного доступа и цифровая подпись. «КриптоПро» – разработчик облачного решения, которое после 1000 пользователей начинает экономить средства компании на локальных подписях для каждого сотрудника. Все ключи хранятся в зашифрованном виде в едином хранилище, не нужны аппаратные токены, аутентификация происходит через мобильное приложение.

Количество удаленных и мобильных работников растет, в их распоряжении широкий спектр гаджетов и программного обеспечения, управлять безопасностью в таких условиях становится проблематично. Требования государства тоже усложняются. Платформа «КриптоПро NGate» – это универсальный высокопроизводительный VPN-шлюз, который безопасно и быстро организует защищенный доступ удаленных пользователей к корпоративным ресурсам через незащищенные сети. В том числе решение помогает с соблюдением всех нюансов при подключении сотрудников, находящихся за границей. Есть клиенты под все популярные платформы, можно работать через браузер.

От клиентов обратно к сотрудникам

По словам Сергея Македонского, регионального партнера Forrester Research CIS&Baltics, цифровизация поворачивается от обслуживания клиентов к обслуживанию сотрудников. Их удовлетворенность условиями работы играет ключевую роль в успехе предприятия. Речь идет не только об удобстве инструментов, но и о возможности работать по удобному графику из любого места.

В результате такой политики сокращаются затраты на рекрутинг, в два раза снижается текучка кадров. А самое главное — именно от счастливых и довольных сотрудников зависит удовлетворенность клиентов. Согласно данным Forrester Research, она может повыситься больше чем на 80%.

Банковский сектор

В банковском секторе описанный выше подход к сотрудникам как к внутренним клиентам реализовал Райффайзенбанк. Вице-президент банка Ян Кутмириди привел данные о поколении Z, которое приходит на рынок труда. Для 40% из них работающий Wi-Fi важнее исправного крана в ванной. 64% согласились бы на меньший оклад ради возможности работать вне офиса.

Райффайзенбанк практикует регулярные исследования мнения сотрудников о том, как и на чем им удобнее работать, какой опыт взаимодействия с рабочей средой они получают на разных этапах и как его оценивают. Эти исследования становятся основой для развития внутреннего сервиса, который банк предоставляет своим сотрудникам. Ян Кутмириди считает, что организация должна давать возможность сотрудникам работать на удобном и привычном оборудовании и программном обеспечении. Но нужно научиться соблюдать баланс между эффективностью сотрудников и эффективностью обслуживания широкого спектра решений.

ИТ-директор UBS Moscow Олег Нагаев рассказал про самые актуальные технологии, которые уже внедряются или даже работают в банковском секторе. Первое и самое очевидное классическое решение – это создание единой среды, в которой можно работать из любого места, продолжая начатое с любого устройства. Для своих клиентов UBS сделал цифровые паспорта, которые упрощают идентификацию человека при повторном запросе к связанным системам. Компания также создала маркетплейс, доступ к которому получили как заемщики, так и инвесторы.

Блокчейн является платежным средством и активом, а также используется как технология для заключения смарт-контрактов. Сделки, на которые раньше требовалась неделя, закрываются за час.

Искусственный интеллект стимулирует развитие облачных технологий, так как требует вычислений и мощностей, которые нецелесообразно размещать локально. Один из самых эффективных проектов – это виртуальный советник по инвестициям на базе IBM Watson. Также компания тестирует чат-бота, обучает алгоритм для рекомендаций трейдерам и для проверки документов на наличие подозрительных сценариев.

Опыт небанковского бизнеса

Евгений Михалев, корпоративный ИКТ-директор компании «Май», рассказал об управлении работой выездных сотрудников. Компания производит и продает чай, существенная часть штата – это торговые представители, которые объезжают магазины клиентов. Они пользуются мобильным приложением для аудита торговых точек, маршрутного контроля, отчетности и обучения.

Современный мобильный офис

Источник: «Май», 2019

Евгений Михалев считает, что эффективно работают вне офиса разработчики, у которых есть четкое техническое задание, и специалисты поддержки по типовым сценариям. В офисе должна работать креативная команда, которая развивает бизнес. Для них важно вариться в общем информационном поле, генерировать и обсуждать идеи. А полевым сотрудникам необходимо обеспечить эффективность и возможность не тратить время и силы на лишние перемещения и процедуры. В результате внедрения мобильного офиса компании удалось также наладить сбор оперативной информации о наличии товара в торговых точках. Работникам теперь доступно обучение с помощью наглядных материалов, которые всегда под рукой, а также совещания и консультации по видеосвязи.

Офис как пространство

О смарт-офисе как организации пространства рассказал Алексей Анисимов, руководитель направления технологий в фармацевтической компании GSK. В московском офисе «Аркус» работает 330 сотрудников. При этом рабочих мест порядка 260. Согласно приведенному исследованию, больше 20% рабочих столов в офисе не используются в связи с отпусками, командировками, больничными сотрудников. Своего рабочего места нет даже у директора.

Живой интерес аудитории вызвал порядок использования мебели и оборудования. Поскольку рабочее место не закреплено за сотрудником, они действуют по принципу «кто первый встал, того и тапки». Такой подход понимания в зале не нашел, несмотря на заверения Алексея Анисимова в том, что конфликтов не возникает. В помещении организовано некоторое количество переговорных комнат под разные задачи, оборудованных видеосвязью. Их вполне хватает для командной работы и конфиденциальных совещаний. Для хранения документов у HR и бухгалтерии есть архивные комнаты. Единственное, что не удалось реализовать – это BYOD: сотрудники работают строго с корпоративных устройств, которые бесшовно и самостоятельно подключаются к служебным сервисам.

Завершил конференцию интересный доклад директора по ИТ юридической компании A.T.Legal Ольги Кучеровой, которая поставила перед собой задачу автоматизировать работу небольшого ИТ-предприятия на высоком уровне с применением современных инструментов.

Старая иерархическая система в компании начала конфликтовать с потребностями бизнеса. Распределенная структура, разные часовые пояса, огромное количество дел, которые требуют быстрой реакции и внимания, – все это не позволяет принимать значимые решения только ограниченному кругу лиц. Культура компании и все бизнес-процессы требовали реорганизации. В распоряжении ИТ-директора были необходимые технические средства, и компания приступила к реализации проекта.

По пути вскрылись любопытные факты. Бизнес в области юриспруденции держится на репутации, а для ее поддержания очень важны внешние статусные атрибуты из «прошлой» неоптимизированной жизни – свое рабочее место, его размер, удобство, оснащение лучшими образцами техники. Даже офис компании находится в старинном особняке, который отнюдь не способствует модернизации, зато вызывает доверие клиентов.

Сейчас проект находится в процессе реализации, возникло много вопросов, связанных не только со стоимостью инструментов автоматизации, но и с целесообразностью их применения, и Ольга Кучерова попросила «помощь зала». В конце презентации A.T.Legal вы можете отсканировать QR-код и помочь коллеге принять решение.